Особенности экспертизы ценности документов

Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями  ЦЭК (ЭК) являются²¹:

 - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

 - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости.

Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем  и секретарем комиссии.

Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения²². В структурных подразделениях центрального аппарата министерства, ведомства могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руководством ЦЭК. Далее вместо "подведомственные государственные учреждения, организации и предприятия употребляется "подведомственные государственные организации". Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве федерального министерства, ведомства. Решения Комиссии вступают в силу после их утверждения руководством министерства, ведомства. В необходимых случаях (см. п. 2.8. и 2.9. положения) решения ЦЭК вступают в  силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России (Росархив). Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, ведомства из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя. В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом (ответственный за архив) - секретарь комиссии, представитель делопроизводственной службы министерства, ведомства, представитель соответствующего архивного учреждения.

В качестве экспертов  и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты  научных общественных и других сторонних  организаций.

В своей работе ЦЭК  руководствуется законодательством России, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами федерального министерства, ведомства, нормативно-методическими документами Росархива, положением о ЦЭК министерства, ведомства. В соответствии с Положением федеральное министерство, ведомство разрабатывают конкретное положение о своей ЦЭК, которое после согласования с Росархивом утверждается приказом руководителя министерства, ведомства, одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК.

ЦЭК осуществляет следующие  функции²³:

Разрабатывает предложения, и рекомендации по оптимизации состава  документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им организаций.

- Рассматривает предложения  и в установленном порядке  представляет свои решения об  изменении или уточнении сроков  хранения документов, предусмотренных  действующими нормативно-методическими  пособиями, а также решений  об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных  подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного  фонда Российской Федерации (в том  числе НТД и спецдокументации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.

Оказывает содействие и  методическую помощь работе специалистов  отрасли: по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях отрасли, по возможной передаче ими  дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации; по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России; по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей  отрасли.

Рассматривает и выносит  решение об одобрении: сводных описей дел постоянного срока хранения, в том числе спецдокументации; перечней проектов, проблем (тем) научно-технической  документации постоянного срока хранения; актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного  и долговременного сроков хранения, документов по личному составу; описей на документы по личному составу; графиков подготовки и передачи документов на госхранение; нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторов, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами); отраслевых списков видов учреждений и организаций, являющихся и не  являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Представляются на рассмотрение в Росархив²⁴:

- предложения ЦЭК  об установлении, уточнении или изменении сроков  хранения отдельных категорий документов;

- перечни документов  со сроками хранения;

- отраслевые списки  видов подведомственных учреждений  и организаций, являющихся и  не являющихся источниками комплектования  Архивного  фонда Российской Федерации;

- акты на уничтожение  документов, созданных до 1945 года  включительно;

- положения о ЦЭК  и центральном архиве;

- примерные и типовые  номенклатуры дел;

- инструкции по делопроизводству.

Представляются в соответствующие  архивные учреждения на утверждение:

- описи дел постоянного  срока хранения (управленческая  и специальная  документации);

- перечни проблем (тем)  научно-технической документации  постоянного  срока хранения;

- перечни документов, подлежащих передаче в госархивы,  на согласование;

- номенклатуры дел министерства (ведомства);

- описи дел по личному  составу.

Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для  сотрудников  центрального аппарата и подведомственных учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую  помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их  деловой квалификации.

При выполнении возложенных  на нее задач ЦЭК имеет право²⁵:

В пределах своей компетенции  давать рекомендации структурным  подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел  постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и  оформления документов и др.

Запрашивать от руководителей  структурных подразделений министерства, ведомства, подведомственных организаций: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения  документов постоянного и долговременного  хранения, в том числе документов по личному составу; документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

Заслушивать на своих  заседаниях руководителей структурных  подразделений министерства, ведомства, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению,  об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

Приглашать на заседания  комиссии в качестве консультантов  и экспертов специалистов структурных  подразделений, подведомственных организаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.

Информировать руководство  министерства, ведомства и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции. Представлять в установленном порядке  министерство, ведомство в учреждениях Федеральной архивной службы России.

ЦЭК федерального министерства, ведомства работает в контакте с  Центральной экспортно-проверочной  комиссией при Росархиве. ЦЭК  работает по плану, утвержденному руководством министерства, ведомства. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК.

Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым  большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство федерального министерства, ведомства (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива). ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии  имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы²⁶.

Выводы по главе

 - Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

 - Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

 - Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; подготовка комплекта сопроводительной документации.

 - Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

 - По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

- Экспертиза ценности  документов в учреждениях проводится  под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.  В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в "Основных правилах работы ведомственных архивов". 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации".

- ЦЭК осуществляет  следующие функции. Разрабатывает  предложения, и рекомендации по  оптимизации состава документов  Архивного фонда Российской Федерации,  образующихся в процессе деятельности  министерства, ведомства и подведомственных им организаций.

- Рассматривает предложения  и в установленном порядке  представляет свои решения об  изменении или уточнении сроков  хранения документов, предусмотренных  действующими нормативно-методическими  пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

- Осуществляет методическое  руководство работой ЭК структурных  подразделений и ЭК подведомственных  организаций своей отраслевой  системы. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

- Организует и координирует  работу по подготовке нормативно-методических  пособий по экспертизе ценности  документов и отбору их в  состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.

-  Оказывает содействие  и методическую помощь работе  специалистов  отрасли: по выявлению  владельцев личных архивов в  учреждениях и организациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации; по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России; по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей  отрасли.