Особенности экспертизы ценности документов

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………………….3

Глава 1. Теоретический аспект изучения экспертизы ценности документов

1.1. Экспертиза ценности документов: сущность, этапы проведения, функции  экспертной комиссии……………………………………………………………………4  

1.2.  Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов……….10

Выводы по главе……………………………………………………………………  ….12

Глава 2. Особенности  экспертизы ценности документов

2.1. Организация и порядок  проведения экспертизы ценности  документов….........14

2.2. Сущность  и  функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов…………………………………………………………………………. ….17

Выводы по главе………………………………………………………………………..24

Заключение……………………………………………………………………………...27

Список литературы……………………………………………………………… …….30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев"¹. В рамках изучения данной темы,  существует необходимость анализ организации, проведения и особенностей экспертизы ценности документов.  Этим обоснован выбор темы нашего исследования: «Экспертиза ценности документов». 

Цель исследования – изучить особенности проведения экспертизы ценности документов.

Задачи исследования:

1. Изучить сущность, этапы  проведения и функции экспертной комиссии. 

2. Определить нормативно-методические  основы экспертизы ценности документов.

3. Охарактеризовать организация  и порядок проведения экспертизы  ценности документов.

4. Определить сущность  и  функции экспертной комиссии  в экспертизе ценности документов.

 

 

Глава 1. Теоретический  аспект изучения экспертизы ценности документов

1.1. Экспертиза  ценности документов: сущность, этапы  проведения, функции экспертной  комиссии

 

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения  ценности документов можно считать  составление номенклатуры дел, когда  как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов².

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова  уточняется ценность документов при  передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный  архив.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы³:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению.

- оперативная документация содержит  сведения, необходимые для текущей  практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.).

Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения⁴.

- документация по личному составу  (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно.

Проведение экспертизы следует  начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

Например, к бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся⁵:

- сводные годовые и годовые  бухгалтерские отчеты и балансы  с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);

- годовой (сводный) отчёт о  финансовых результатах и их  использованию;

- сводные годовые и годовые  отчеты по финансированию;

- протоколы заседаний комиссий  по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

- аудиторские заключения;

- аналитические таблицы по разработке  и анализу годовых отчетов  и балансов;

- налоговые декларации;

- передаточные, разделительные, ликвидационные  балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;

- документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчёты) по оценке  и переоценке основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.;

- паспорта зданий и  сооружений - памятников архитектуры,  находящихся под охраной государства;

- акты, ведомости переоценки  и определения износа основных  средств;

- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

- лицевые счета  по учету основного фонда

Если по какой-либо причине  подлинники документов постоянного  срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов⁶.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах  и направленная для сведения в  различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы  хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в  сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью  специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они  устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.)⁷.

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, коммерческие организации могут воспользоваться  вышедшим в 1996 г. справочным пособием "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)"⁸.

Конечно, типовые перечни  не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В последние годы вышло  два новых перечня: "Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения" (1994 г.) и "Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы" (1995 г.).

Кроме того, надо знать, что  по инициативе Государственной налоговой службы Российской Федерации Росархив в 1996 г. увеличил сроки хранения бухгалтерских документов с 3 до 5 лет. Сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в Перечне типовых документов..., по мнению налоговой службы, не обеспечивали применение экономических санкций при наличии нарушений, связанных с исчислением и перечислением платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Новые сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе О бухгалтерском учёте в ст. 17. В ней сказано: "Организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет"⁹.

Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.

Срок хранения исчисляется  с 1 января года, следующего за годом  окончания дела.

Например, исчисление срока  хранения дела, законченного делопроизводством в 1993 г. исчисляется с 1 января 1994 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 1993 г., имеющие срок хранения 3 г., могут быть отобраны к уничтожению в 1997 г.

Наряду с перечнями  при проведении экспертизы можно  использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней¹⁰.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре  дела обнаружено, что вместе с документами  постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения  в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению  в связи с истечением сроков  хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими  сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении  к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается  и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и  утверждение актов о выделении  документов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам  дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. "Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет..."¹¹