Основы документационного обеспечения управления

При формировании дела  в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

1. документы постоянного и временного хранения необходимо формировать в отдельные дела
2. включать в дело по одному экземпляру каждого документа
3. группировать в дело документы одного календарного года
4. дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением надписи Т.1, Т.2 и т.д. внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этому документы располагаются в хроническом порядке входящие по дате поступления, исходящие по датам отправления или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела с учетом следующих правил:

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами являются приложениями  к данным документам и группируются  вместе с ними

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу

- утвержденные планы, отчеты, сметы группируются отдельно  от их проектов

- документы в личных  делах располагаются в хронологическом  порядке по мере их поступления

 

Плановая и отчетная  документация помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию

На обложку заведенного дела выносятся след сведения: название организации, название структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела или надпись (хранить постоянно)

После завершения дела на его обложке указываются след данные:

1. количество листов в деле
2. дата или крайние даты первого и последнего по датам документа
3. архивный шифр дела сначала карандашом, а после утверждения чернилами

требования к обложкам дел длительных сроков хранения утверждает ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования »

 

оформление дела – это подготовка дела к хранения в соответствии с установленными правилами.

Полному оформлению дел подлежат дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Оно предусматривает:

- подшивку или переплет  дела

- нумерацию листов дела

- составление листа-заверителя

- составление внутренней  описи документов

 

Дела временного хранения до 10 лет подлежат частичному оформлению, при этом допускается не проводить систематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи

При оформлении дела документы подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются. Дела постоянного хранения хранятся в закрытых твердых папках или в коробках. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа заверителя, а в начале дела бланк внутренней описи документа. При нумерации листов дела необходимо соблюдать след требования.

Требования:

- листы дел, состоящих  из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому отдельно.

- фотографии, чертежи и  др иллюстрации нумеруются на  оборотной стороне на верхнем  поле листа

- сложенный лист разворачивается  и нумеруется в правой части  верхнего поля листа

- в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов проводится их перенумерация.

- для учета количества  листов в конце дела на отдельном  листе составляется лист-заверитель

- в конце дела  составляется  внутренняя опись дела

 

 

 

Подготовка дел к сдаче в архив

 

Основная цель хранения документов – это создание условий для их использования справочной работе учреждений и пополнений гос архивного фонда РФ

Этапы подготовки исполненных документов к хранению:

1. экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании критериев их ценностей в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива сводные описи дел постоянного, временного хранения. Дела по личному составу, а также акты о выделении по уничтожению дел.
2. Оформление документов сдаваемых в архив - 
3. составление описи документов постоянного и долговременного хранения
4. передача дел в архив. Дела постоянного и долговременного хранения передается в архив организации не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. Прием каждого дела производится  производится лицом ответственным за архив организации в присутствии работника структурного подразделения.

 

 

Делопроизводство по личному составу

 

Заявление – это документ, адресованный организацией или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнение, переводе и т.д.

Трудовой договор – (ст 56 труд)

Трудовая книжка – документ в установленной форме, отражающий сведения о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже. (ФИО, год рождения)

Личная карточка  унифицированная форма Т-2:

1. общие сведения
2. сведения о воинском учете
3. прием на работу или перевод на другую работу
4. аттестация
5. повышение квалификации
6. профессиональная переподготовка
7. дополнительные сведения

личная карточка заводится на работника в одном экземпляре.

Личное дело, в него входит внутренняя опись документа, анкета или личный листок по учету кадров, автобиография или резюме., копии документов об образовании, об утверждении должности, характеристик; трудовой договор, справки и др документы относящиеся к данному работнику.