Основы документационного обеспечения управления

 

2. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на собраниях, заседаниях, совещаниях. Текст протокола состоит из 2х частей:

* вводная часть –  делится на 2 части:

- постоянная – слова: председатель, секретарь, присутствовали

- переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих

* основная часть -  строится  по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Перед словом СЛУШАЛИ ставится  цифра вопроса повестки дня. Основные  реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22

 

3. Докладная записка – документ, адресованный руководителю и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. Обязательные реквизиты докладной записки: 10, 11, 12, 15, 18, 20, 21, 22

 

4. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины. Реквизиты такие же как у докладной записки.

 

5. Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. В справке не даются какие-либо выводы и предложения, в ней фиксируются сведения определенного периода времени. Справки бывают:

            - справки служебного характера  – представляются по запросу  вышестоящих организаций, а также  сторонних учреждений и организаций

            -  справки личного характера  – выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зп, трудового стажа

 

6. Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно телекоммуникационной сети.

 

 Организация документооборота

1.понятие и принципы документооборота

Докуменооборот-это движение дркументов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отпрвления

Основные принципы документооборота

1) прохождение документов должно  быть оперативным, чтобы сократить  время и пребывание в сфере  делопроизводства следуют различные операции по обработке документов выполнять параллельно

2) каждое перемещение документов  должно быть оправданным. Необходимо  исключить или ограничить возвратное  перемещение документа

3) порядок прохождения и процессы  обработки основных видов документа должно быть единообразным

 

Основные характеристики документопотока:

- объем потока, который определяется  количеством документов, проходящих  через секретаря за год, полугодие, месяц

- структура потока – определяется  разновидностью документа, авторством и другими признаками

- режим потока, который определяется  периодичностью движения документов  через секретаря

 

Формы организации делопроизводства:

1. централизованная форма, т.е. все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всего учреждения центре
2. децентрализованная  форма – предполагает распределение делопроизводственных операций между структурными подразделениями
3. смешанная – операции выполняют централизованную (прием, регистрация, контроль) и децентрализованную (справочно-информационное обслуживание, хранение, формирование дел)

 

 

Этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами

 

1. Документопоток входящих документов:

- документы вышестоящих  организаций

- документы подведомственных  организаций

- жалобы и заявления  граждан

 

Этапы работы с входящими документами:

1. прием входящей корреспонденции
2. первоначальная обработка входящей документации
3. предварительное рассмотрение поступивших документов
4. рассмотрение документов руководством организации структурных подразделений
5. исполнение резолюции
6. контроль

 

2. прохождение исходящих документов

к числу исходящих документов относится:

- ответные письма

- инициативные письма

 

Прохождение исходящих документов включает несколько этапов

1. составление проекта документа, его распечатка
2. согласование проекта, его визирование в необходимых случаях
3. подписание документа
4. регистрация и отправка документа

 

3. прохождение внутренних документов

Включает следующие стадии:

1. подготовка проекта документа
2. его распечатка
3. согласование и визирование в необходимых случаях
4. подписание документа
5. исполнение

однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты, так распорядительные документы в обязательном порядке проходят через юридический отдел. Протоколы не требуют составления проектов. Докладные записки и справки поступают руководителю

 

 

 

Электронный документооборот

 

Это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий, объединенных в сетевую структуру, которая предусматривает возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

Основные результаты внедрения системы электронного документооборота:

- повышение управляемости организации  за счет прозрачности документопотоков

- сокращение затрат времени  руководителей и сотрудников

- повышение скорости и качества  принятия решения

- повышение уровня исполнительской  дисциплины и эффективности работы  сотрудников

- формирование единого управленческого  пространства

- исключение несанкционированного  доступа

 

Работа с обращениями граждан  в органах

В соответствии с ФЗ №59 «О порядке рассмотрения граждан РФ»

Понятие обращение граждан включает в себя

ОГ

- предложение

-заявление

- жалоба

Предложение – рекомендация гражданине по совершенствования законов и иных НПА, деятельности гос органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению соц-экономич  и иных сфер деятельности гос-ва и общества

Заявление – просьба гражданина  содействии в реализации его прав и свобод или прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных НПА недостатках в работе гос органов, органов мсу и дл

Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его прав, свобод и законных интересов, либо прав, свобод и законных интересов других лиц. Граждане имеют право обращаться в данные инстанции как письменно, так и устно.

 

Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти или ДЛ, ФИО обращающихся, их адреса, номера телефонов и личную подпись. Обращение, поступившее в гос орган, орган мсу или ДЛ в форме электронного документа подлежит рассмотрению. Указывается: ФИО, адрес эл почты. Устные обращения граждан излагаются устно во время личного приема. Гражданин обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема

 

Делопроизводство по обращениям граждан

Правила ведения делопроизводства по обращениям граждан установлены типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в гос органах, на пп и в учреждениях. Данное положение действует аж с 80х гг. технология работы с обращениями граждан включает:

1. прием и первичную обработку письменных обращений граждан
2. регистрацию обращений

особенности:

- регистрируются все  без исключения обращения граждан

- регистрационный индекс  включает начальную букву фамилии  автора и порядковый номер  поступившего обращения

3) рассмотрение обращений  руководства

4) подготовка проекта  ответа на обращение

5) контроль за исполнением  обращений и выполнением принятым по ним решений

Сроки исполнения полученных обращений: если ответ гражданину может быть дан без дополнительной проверки максимальный срок подготовки ответа составляет 15 дней.

Если ответ требует специальных проверок, срок подготовки ответа 30 дней

Если подготовка ответа затягивается, то закон разрешает в исключительных случаях продлить срок еще на 30 дней

6. информационно-справочная работа – ведется систематизация справочной картотеки
7. текущее хранение обращений. Каждое обращение составляет отдельную группу документов. Внутри дела их располагают по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.
8. Анализ обращений граждан – необходимо вести систематический виде обзоров, справок, сводок
9. Подготовка и передача обращений в архив. Устанавливаются следующие сроки: предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях – хранятся постоянно. Предложения, заявления и жалобы личного характера – 5 лет.

 

Информационно-поисковая система:

1. регистрация документов
2. индексирование документа

 

Оперативное хранение документов

 

1.Номенклатура дел

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела в соответствии с ГОСТом Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Дело – совокупность документов или дел относящихся к одному вопросу или участку деятельности помещенных в одну обложку.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и оформленных в установленном порядке. Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

1. предназначено для систематизации документов
2. содержит информации о сроках хранения документов
3. закрепляет индексацию дел
4. имеет справочное значение при изучении структуры организации
5. является основой для составления описи дел постоянного и временного хранения
6. может быть использовано как схема построения справочной картотеки на исполненные документы

 

общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в след документах:

• основные правила работы архивов организации, одобренные решением коллегии рос архива 06.02.2002.
• методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству фед органов исполнит власти,утвержденных приказом рос архива от 29.02.2009

 

виды номенклатуры дел:

1. типовая – устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документов
2. примерная устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации, на которые она распространяется с указанием их индексов и носит рекомендательный характер
3. индивидуальная . в индивидуальной номенклатуре дел из типовой или примерной номенклатуры дел переносится предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Кроме того переносятся без изменений сроки хранения дел

 

номенклатура дел организации оформляется на общем бланке

номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января след календарного года. Она должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.

 

Структура номенклатуры дел:

1 графа индекс дела – состоит  из цифрового обозначения структурного  подразделения и порядкового  номера заголовка дела

2 графа заголовок дела – порядок  расположения заголовков дел  определяется степенью важности  документов, составляющих дела и  их взаимосвязью

3 графа кол ед. хранения –  заполняется по окончании календарного  года 

4 срок хранения и № статей по перечню – указывается срок хранения дел по перечню, а при его отсутствии по типовой или примерной номенклатуре

5 графа примечание – проставляются  отметки о заведении дел о  переходящих делах, о выделении  дел к уничтожению, о передачи  дел  в другую организацию и др

 

В конце номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (рис. 2)

 

 

2.Формирование дел –  это группировка исполненных  документов в дело в соответствии  с номенклатурой дели и систематизация  документа внутри дела

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело.