Основные термины и определения: документ, документирование, делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ)

ханты – мансийский филиал

НОУ ВПО «ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ»

 

Кафедра общих гуманитарных, социальных,

математических и естественнонаучных дисциплин

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

Дисциплина

 

 «Делопроизводство»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                г. Ханты-Мансийск 

2010

СОДЕРЖАНИЕ

 

     Введение

1. Основные термины и определения: документ, документирование, делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ). Функции документа. Роль ДОУ в деятельности организации………………..…3
2. Понятие и базовая структура договора. Виды договоров. Особенности и содержание договора поставки, Протокол разногласий к договору поставки....9

Заключение ………………………………………………………………………….  13

Приложение

Ситуация 34 …………………………………………………………………………. 14

Протокол ……………………………………………………………………………...15

Ситуация 51……………………………………………………………………….…..16

Приказ ………………………………………………………………………………...17

Список литературы …………………………………………………………………..18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

Введение

            Человека окружают многочисленные документы, которые служат для фиксации социального опыта в последствии используются в многообразных сферах деятельности.  Мир документов бесконечно разнообразен. Папирусный свиток, берестяная грамота, глиняная табличка, рукопись и газета, технический чертеж, фотография, паспорт- всё это суть документы. Их объединяет цель- сохранить информацию  разной формы, содержания и предназначения в структуре материального носителя и представить людям возможность ее использования по мере необходимости для решения научных, производственных экономико-финансовых, учетно-регистрационных и идентификационных задач.

Делопроизводство

            Термин «делопроизводство» появился на территории Беларуси в конце 18 - начале 19веков  одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрение российских принципов работы  с документами в них. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.

            Современное делопроизводство представляет собой систему информационного обеспечения аппарата управления организации и включает:

-своевременное и правильное  создание документов(документирование)

-организацию работы  с документами( создание системы  норм, обеспечивающих движение документов  в аппарате управления и их использование в справочных целях)

- выполнение определенного  цикла операций с документами  (получение, передача, обработка,  учет, регистрация, контроль)

- хранение, систематизацию  документов (в том числе подготовку  для сдачи в архив или к  уничтожению).

            Перед делопроизводством стоят следующие цели:

4

- фиксирование информации(создание  текстовых документов в сфере  управления)

- организация работы  с документами (создание условий  , обеспечивающих движение, поиск  и хранение документов в процессе делопроизводства).

            Цели делопроизводства определяют его основные задачи: создание документов, т.е. фиксация их на каком либо носителе (бумажном, электронном и др); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия  по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.

Документирование

            Составной частью делопроизводства является документирование- процесс составления и оформления документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота. Исторически документирование развивается по двум направлениям :

-документирование по общим вопросам управления

-документирование специальных сторон управленческой деятельности.

            Документирование по общим вопросам управления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные специальные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации( бухгалтерской, статистической,

военной, технической, дипломатической  и другой). Выделение систем специальной  документации было вызвано особенностями  содержания документов, входивших в эти системы, и отличными от других правилами их составления и работы с ними.

            Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним.

Документ

            Выделить понятие «документ» можно только на основе общетеоретических положений,  разработанных в философии, информатике, документалистике.  

 

5

            Документ (от лат.documentum –поучительный пример, свидетельство) – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу. Поскольку документ используется во многих сферах жизнедеятельности человека, то каждая из них предъявляет к нему свои требования, а  так же рассматривает его исходя из своей спецификации. С развитием научно-технической информации, вычислительной техники, когда появились новые формы документов, стали создаваться архивы перфокарт, перфолент и магнитных лент, понятие «документ» наполнилось новым смыслом.

            С развитием государства и его аппарата управления создаются системы документации, характерные для специфики их деятельности. Вместе с тем появляются и системы документирования деятельности  учреждений и организаций, определяющие методы и способы фиксации в документах управленческой деятельности.

            Таким образом, содержание понятия «документ» постепенно включил в себя и узкое, и широкое юридическое толкование, а также историческое значение.

Всякий документ может  рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций.

Документационное  обеспечение управления (ДОУ).

            Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой , действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

            Под ДОУ учреждения следует понимать фиксацию, запись и соответствующее оформление необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными в учреждении порядком и правилами. Зафиксированная надлежащим образом информация, как правило, представляется в форме того или

 

6

 иного документа. Совокупность управленческих документов образует документацию учреждения. Состав документации учреждения определяет:

- пределами ответственности  данного учреждения

- задачами и функциями,  обусловленными спецификой содержания деятельности учреждения

- установленными в  учреждении порядком и правилами  решения управленческих проблем,  связанных с осуществлением предприятием  своей деятельности и созданием  для этого необходимых условий

- объемом и характером  взаимосвязей данного учреждения с другими учреждениями, а также с вышестоящими органами управления.

Функции документов

            Значение функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

            К общим функциям следует отнести:

- социальную – документ  является социально значимым  объектом, так как порожден  социальной  потребностью и реализует себя  в социальной системе;

- информационную- документ  выступает  как средство запечатления, сохранения и передачи информации;

- коммуникативную- документ  выступает в качестве средства  связи между общественными структурами  и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;

-культурную- документ  служит средством закрепления  и передачи социального опыта  и культурных традиций.

 

7

            К специальным функциям относятся:

- правовая- документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того , давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм;

- обучающая- фиксируя  накопленный социальный опыт, документ  способствует передаче знаний  от поколения к поколению и  участвует в процессе формирования личности;

-познавательная- документ  на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные , абстрактные , теоретические модели реальности;

-управленческая- документ  является инструментом управления, способствует планированию, координации  и регулированию коллективной  деятельности членов общества  с целью ее оптимальной организации;

-мемориальная- документ выступает  в качестве источника исторических  сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей.  Документы являются наиболее  простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей;

-учетная- сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех этапах, документ способствует  осуществлению учета ее результатов;

-эстетическая- фиксируя  в структуре материальных носителей  результаты образно-художественного  освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт;

-релаксационная- использование некоторых  разновидностей документов позволяет  достичь проективной разнарядки, снимающей эмоциональное напряжение  путем перенесения его на другой  объект.

            Функции документов, их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

            Любой документ обладает множеством свойств, присущих его форме и содержанию.

8

Роль ДОУ в деятельности организации.

           Документирование управленческой деятельности необходимо также рассматривать в качестве важной составляющей ДОУ предприятием. В соответствии с определением ГОСТ 6.30-2003 ДОУ это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

            Общее руководство вопросами документационного обеспечения, как правило, возлагается на заместителя учреждения по вопросам управления. Непосредственная организация этой работы обычно возлагается на руководителя специализированного структурного подразделения- службу(отдел, отделение, группу)ДОУ.

            Работа ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ- должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере необходимости должностные инструкции могут пересматриваться.