Основные понятия электронного документооборота

Электронный документооборот может  включать следующие стадии:

• формирование пакета документов;

• отправка пакета электронных документов;

• доставка пакета электронных документов;

• проверка целостности, подлинности  и формата электронного документа;

• подтверждение получения пакета электронных документов;

• ведение архива электронных документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Понятия электронного документооборота, его преимущества перед традиционным.

Следует разделять два  понятия, которые часто путают, –  делопроизводство и документооборот. Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и организации  работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск  и хранение документов. Документооборот  – это движение документов между  пунктами их обработки с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки. На основе этого разделения существует классификация  электронных систем. Это системы  автоматизации делопроизводства – САД, и системы электронного документооборота – СЭД.

      САД прежде всего обеспечивают учет электронных документов. В их функции входят регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении. В базах данных хранятся не только реквизиты документов, но и их текстовый образ. САД позволяют вести контроль исполнения, хранить данные о делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или их набору. СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами – таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.

Многие до сих пор считают, что юридически значимый документ - это бумага, оформленная по определенным правилам, подписанная собственноручной подписью и заверенная печатью организации, которая этот документ (удостоверение, справку, выписку и т.д.) выдала. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы  также могут быть юридически значимыми, поскольку в них используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая является электронным аналогом собственноручной подписи. ЭЦП –  это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного  электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной  цифровой подписи и позволяющий  идентифицировать владельца сертификата  ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в  электронном документе. Согласно российскому  законодательству ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи. В соответствии с нормой, зафиксированной в Федеральном  законе от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи», «электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при  осуществлении отношений, указанных  в сертификате ключа подписи».

Технология ЭЦП создавалась  как надежный способ защиты пересылаемого  документа (файла). Для этого, в первую очередь, на каждый компьютер и отправителя, и получателя устанавливается специальная  криптографическая программа. Для  каждого пользователя она генерирует индивидуальный ключ ЭЦП, представляющий собой сложный пользовательский пароль для доступа к зашифровке и расшифровке документов – - уникальный ряд символов длиной до 1000 знаков, точнее два ряда, связанных между собой, т.к. каждый индивидуальный ключ ЭЦП является двойным: состоит из открытого ключа, который нужно сообщить своим партнерам по переписке, и закрытого (тайного) ключа, который держится в секрете. Шифруется документ при помощи открытого ключа получателя. Если документ предназначен для отправки нескольким адресатам, то при шифровании одновременно используются открытые ключи каждого из получателей. Каждый получатель расшифровывает документ при помощи собственного закрытого ключа. Таким образом, зашифровать и отправить документ может любой человек, знающий открытый ключ адресата, а вот расшифровать – только сам адресат. При подписании документа все происходит наоборот – отправитель подписывает документ при помощи собственного закрытого ключа ЭЦП, который является тайным, поэтому подделать подпись отправителя невозможно. Чтобы проверить, действительно ли зашифрованное письмо отправлено от того лица, которым подписано, нужно знать его открытый ключ. Программа «проверит», соответствует ли открытый ключ закрытому ключу, использованному при шифровании. Такая система шифрования с помощью пар закрытых и открытых ключей ЭЦП называется ассиметричной криптографией.

Лица, установившие криптографическую  программу, объединяются в единую систему. Они обмениваются между собой  открытыми ключами, а закрытый ключ каждый из них держит в тайне. Такая  система криптографического шифрования обеспечивает решение проблем защиты пересылаемых файлов, но не позволяет  решать задачи придания юридической  значимости документам. Поэтому и  были созданы удостоверяющие центры – организации, которые имеют  полномочия выдавать и учитывать  сертификаты, подтверждающие, что владельцем данного ключа ЭЦП является определенное физическое лицо, представляющее юридическое  лицо.

Преимущество СЭД №1: повышение  производительности компании

На поиск нужных документов и информации при наличии системы  электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению  с традиционным бумажным делопроизводством  Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК организации.

Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации

К основному преимуществу электронного документооборота можно  отнести способность быстро и  легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю  версию файла и работать уже с  ним.

Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"

Правильная организация  электронного документооборота позволяет  исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При  бумажном документообороте на поиск  пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется  с подобной задачей всего за несколько  секунд.

Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек

Электронные системы управления документооборотом значительно  сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации  работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые  используются при бумажном документообороте.

Преимущество СЭД №5: улучшение  взаимодействия

Одним из ключевых преимуществ  электронного документооборота является улучшение взаимодействия между  департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами 

Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним  и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

 Преимущество СЭД №7: сокращение потребности в дополнительном  персонале

Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью  системы эффективного управления автоматизировать работу уже существующего коллектива.

Преимущество СЭД №8: снижение расходов на хранение документов

Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.

Преимущество СЭД №10: защита документов от повреждений

Использование СЭД снижает  риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.

К сожалению, полностью перейти  на электронный документооборот  и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент  таких документов в общем объеме относительно невелик.

Преимущество СЭД №12: повышение корпоративного сознания

Одним из неожиданных результатов  от внедрения системы электронного документооборота можно назвать  повышение корпоративного сознания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В последнее время электронные  документы получают всё большее  распространение. С электронными документами  намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск  документов благодаря использованию  электронной базы данных. И всё  чаще современное общество задумывается о переходе от традиционного бумажного  документооборота к электронному.

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается  в следующем: сложившиеся формы  и методы работы с документацией  в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к новому способу работы с документами в организациях — управлению документацией на основе систем электронного документооборота.

Главным преимуществом СЭД, благодаря которому организации  стремятся к переходу на автоматизированный документооборот, является повышение  эффективности работы организации  в целом.

Системы, которые облегчают  работу только с бумажными документами-подлинниками (путём создания электронных регистрационных  карточек и/или электронных копий  этих документов), на мой взгляд, обречены на вымирание. Но пока трудно представить  себе организацию, в которой циркулируют  и хранятся лишь электронные документы. Поэтому будущее принадлежит  комплексным системам, работающим с  любыми первичными документами –  как бумажными, так и электронными. Интерес к СЭД, поддерживающим юридически значимый электронный документооборот  и функции работы с ЭЦП, неуклонно  растёт. В то же время электронные  оригиналы, находящиеся в реальном делопроизводстве или хранящиеся в  архивах, пока исключение, чем правило. Но так будет не всегда и совсем скоро ситуация может измениться на прямо противоположную.

 

 

Список литературы

Преимущества системы  электронного документооборота [Электронный  ресурс] bb workspace. Система эффективного управления: http://www.bbsoftware.ru/articles.php?id=2&idCat=4.

 

http://inftis.narod.ru/pis/pis-p1-2.htm

http://www.cs-consult.ru/articles/tehnologii-documentooborota/109-ponyatiya-documentooborot.html

http://dvfu.ru/meteo/Intra/ElectronDocument.htm

Проект Федерального закона РФ «Об электронном документе». [Электронный  ресурс]

http://www.akdi.ru/gd/proekt/096779GD.SHTM.