Основные понятия электронного документооборота

Балтийский Федеральный  Университет Им.Канта

Факультет «Документоведение  и архивоведение»

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

Семестр 1

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО 

ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

 

 

 

Выполнила

Студентка 2 курса

Конюхова Дарья Александровна

 

 

 

 

 

 

 

 

Калининград 2012

Содержание

Введение              3

1. Документооборот          4-5

2. Понятие электронного документа, его особенности     6-7

3. Основные задачи          8-9

4. Понятие электронного документооборота, его преимущества

перед традиционным          10-12

Заключение           13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       Введение

 

Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как  о "светлом будущем". Но жизнь  оказалась стремительнее наших  представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются  на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к  ним непрерывно растет. 

  С каждым днем электронный документооборот нарастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли на фондовом рынке. Ежедневно в масштабах организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. Не меньшее число документов рождается в процессе проектирования программного обеспечения, в том числе проектирования информационных систем. В результате появляются потоки документов, которые приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями.

    Существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному. Актуальность темы объясняется тем, что в настоящее время вопросы использования электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень большое значение. Вокруг них ведутся многочисленные споры.

Вопрос о необходимости  автоматизации управления документооборотом  давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы  электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном  опыте оценить преимущества новой  технологии работы с документами. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

 

 

 

 

 

 

1. Документооборот

Документооборот – совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки и передачи в архив.

Документооборот может быть двух типов:

• универсальный – автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Его порой называют аморфным или беспорядочным документооборотом;
• операционный – ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведётся слабоструктурированная информация.

Форма документа тесно  связана с характером дальнейшей деятельности и процессом прохождения  его по организации.

Для решения задач управления деловыми процессами в организациях используют автоматизированные системы. С их помощью организуют системы  электронного документооборота и контроля выполнения заданий, загрузки сотрудников. Цель их использования заключается  в сведении к минимуму процессов  создания и перемещения бумаг  внутри организации. Пока ещё не предполагается полностью отказаться от бумажных документов и главным образом по причинам юридического характера.

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации  процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного  хранения документов организации.

Потребности сокращения количества обрабатываемых и хранимых документов, времени их обработки и т.д. породили электронные тексты, электронные  документы и электронный документооборот.

Электронные тексты – электронные (машиночитаемые) данные, хранящиеся на любых электронных носителях, доступные для использования в компьютерных программно-технических устройствах и системах. Электронные тексты входят в состав электронных документов (ЭД).

Электронный документ – документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.

Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях.

Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.

Можно выделить ещё одно оптимальное определение  электронного документооборота: «электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документооборот  может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику  на информационный обмен. Внутренний электронный  документооборот характеризуется  обменом информацией или движением  электронный документов в рамках организации. Внешний электронный  документооборот характеризуется  обменом корреспонденции между  организациями.

Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в  узком смысле понимается программное  обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между  сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и  контроль за ними, отправку уведомлений  и т. п. В более широком смысле под СЭД понимается современная  организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные  и нормативно-правовые аспекты. Эту  систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

В настоящее время электронный  документооборот между организациями  способен в значительной мере заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами – не дань моде, а веление стремительного времени, поскольку на доставку бумажного  документа почтой или курьером может  уходить несколько дней, а электронный  документ доставляется в течение  нескольких секунд независимо от местонахождения  адресата. Перевод документооборота в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и пространство. В некоторых компаниях бумажные архивы за многие годы занимают площади, сопоставимые с площадями торговых залов. Однако может ли электронный  документооборот заменить бумажный полностью, или юридически значимые документы обязательно должны храниться  в бумажном варианте, заверенные собственноручной подписью и печатью?

В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.

Кроме собственно документов важен и регламент работы с  ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно  усложнить работу, повышают вероятность  допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Электронный документооборот  способствует документационному обеспечению  управлением производства, организаций, а также процессов проектирования ИС. Однако плохо продуманная система  автоматизации документооборота может  нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые  бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания  системы автоматизации документооборота и др.

 

 

2. Понятие электронного документа, его особенности

В современном обществе, где преобладают компьютерная техника  и информационные технологии, большое  значение имеют электронные документы.

С электронными документами  намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск  документов благодаря использованию  электронной базы данных.

Кроме того, как мне кажется, электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным – возможность вносить изменения  в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени  и больших трудозатрат в связи  с необходимостью перепечатывать вручную  весь документ даже при внесении самых  незначительных изменений.

Но для того чтобы понять, что представляет из себя электронный  документ, нужно, в первую очередь, определиться с самим понятием «документ».

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в  области документоведения, архивоведения  и библиотековедения нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда определений, закреплённых в законодательных  актах и ГОСТах.

Документоведение рассматривает  документ как инструмент управления или архивного хранения; архивоведение  и источниковедение рассматривают  документ как носитель информации о  прошлом или современности.

Процесс выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных Государственных стандартах терминов и определений.

В первом Государственном  стандарте такого рода документ определялся  как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт, в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве».

Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с  реквизитами, позволяющими её идентифицировать»

Существует также широкая  трактовка понятия «документ»: объект взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального  выражения социальных отношений  между другими объектами этой среды.

Сопоставив и осмыслив различные понятия, содержащиеся в  научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем  определении понятия документа, которое в наибольшей степени  отвечает целям и задачам документоведческой науки: документ — это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ – это и информация, и материальный носитель. Причём эти две составляющие являются неотъемлемой частью документа.

Но в отличие от бумажного  документа для электронного документа  материальный носитель не играет определяющую роль. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ может  переносится с одного носителя на другой, а может вообще храниться  в памяти компьютера.

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня  сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная  почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых  происходит обмен данными в электронном  виде. 
В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются  следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
• - поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их создания и редактирования, сканирования и печати, приема и отправки, хранения и поиска;
• - распространение технологий документооборота, отработанных для проходящих через канцелярию или секретариат организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и т. п.), на более широкий круг документов (в идеале – на все документы организации). Для этого система должна обладать возможностью создания специфического набора реквизитов для документов каждого вида (например, договоры должны содержать информацию о контрагентах, этапах и т. д.);
• - разработка и реализация технологий в масштабе организации, связанных с коллективной работой по созданию и реализации документов в рамках компьютерных сетей. Традиционно регламентированные технологии делопроизводства, как правило, не распространялись на процесс подготовки документа и работу с его проектами;
• - создание «единого офиса». Традиционный документооборот локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. В результате практически исключается возможность создания единого документального пространства и сквозного контроля за прохождением и исполнением документов как внутри одной распределенной организации, так и между различными организациями. Огромный управленческий эффект – в самой ближайшей перспективе – сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую с точки зрения документооборота можно рассматривать как один единый офис;
• - взаимодействие персонала и внешних пользователей с системой документооборота предприятия или организации, основанное на веб-технологиях. Речь идет о важном интерфейсном компоненте современной системы электронного документооборота – так называемом документальном портале;
• - обеспечение безопасности, гарантирующей подлинность электронного документа и его защиту от несанкционированного доступа.