Основные формы и направления использования архивных документов

     В деятельности государственных архивов  сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях.

     Тематика  встреч архивистов с широкой аудиторией должна быть рассчитана на общий интерес: актуальные проблемы современности, знаменательные и юбилейные даты. 

     3.4.3. «Дни открытых дверей»

     Они служат популяризации состава и  содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив. Для рекламы «Дня открытых дверей» составляются афиши, пригласительные билеты, даются объявления по радио, телевидению и пр. 

     3.4.4. Экскурсии в архивы

     Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Реклама экскурсии аналогична рекламе «Дня открытых дверей».

     Экскурсии в архивы, предпринимающиеся с  целью ознакомления с составом фондов архива, работой архивохранилищ, отделов  архива, читального зала, методического  кабинета, называются обзорными экскурсиями.

     Тематические  экскурсии сопровождаются информацией  о функциях архива, его истории, составе документов. 

     3.4.5. Устные журналы

     Устные  журналы, как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При  их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.²² 

     3.4.6. Лекции, доклады

     Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а  также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.

     Одновременно  с чтением лекции используются различные  средства: иллюстративные схемы, кинофотодокументы, видеофонограммы и пр.²³ 

     3.5. Предоставление документов пользователям в читальный зал 

     В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно  в архиве создается читальный  зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания  фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

     Распорядок  работы читального зала устанавливает  руководитель архива.

     При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место.²⁴

     В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так  и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.

     Пользователи  допускаются в читальный зал  на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных  учреждений или выполняющие служебные  задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

     В личном заявлении или письме указываются  фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

     Разрешение  на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый  пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При  необходимости продления срок согласовывается  с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

     К работе в читальном зале допускаются  граждане РФ и иностранные пользователи.

     Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются  поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания  из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов.

     После ознакомления с печатными изданиями  исследователям предоставляется научно-справочный аппарат  архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут  входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое.

     Архивы  могут при наличии множительной техники оформлять заказы исследователей на копирование документов.²⁵

     При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

     все письма-направления и заявления  пользователя;

     анкета  исследователя с подпиской о  знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

     заказы на выдачу описей и дел;

     заказы  на копирование документов.

     В ведомственном архиве на каждого  пользователя заводится карточка с  указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

     Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

     их  плохого физического состояния;

     ограничений на использование, установленных законодательством  Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;

     пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

     выдачи  документов во временное пользование  или другому пользователю в читальном  зале.

     Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме  и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.²⁶

     Стоит отметить, что «Правила работы пользователей  в читальных залах…не содержит важных для пользователей процедур доступа  к различным категориям документов, прежде всего, содержащих информацию конфиденциального характера. В то же время принятие ФЗ «Об архивном деле в РФ» позволило в значительной степени по сравнению с «Основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах» расширить и дополнить положения в части обеспечения доступа пользователей к архивным документам».²⁷ 

6. Выдача  подлинных документов и дел во временное 

пользование 

     Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам  суда, прокуратуры, ФСБ или МВД  в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

     Дела  выдаются во временное пользование  на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или  правопреемников, в котором указывается  для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

     Выдача  дел во временное пользование  другим организациям по их письменному  запросу оформляется актом. Акт  составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций.

     Дела  выдаются на срок не более трех месяцев.

       При выдаче дел во временное  пользование каждое дело заносится  в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

     Каждое  выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь  лист использования дела .²⁸ 

     3.7. Публикация документов 

     Публикация  архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к  изданию.

     Существуют  различные типы, виды и формы публикаций документов.

     Типы  публикаций:

      - научный (предназначен для научного  исследования и заменяющие непосредственное  обращение к источнику. В них  приводится история текста, его  внешние особенности);

      - научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);

      - учебный (предназначен для освоения  учебных программ).

     Виды  публикаций:

      - пофондовые: публикуются из документов  одного архивного фонда;

      - тематические: публикуются из документов  различных фондов, но по одной теме;

      - публикации документов одного  вида;

      - публикации документов одного  лица.

     Формы публикации:

      - корпус – свод источников  по определенной теме;

      - том – часть продолжающегося  или многотомного издания;

      - серия – часть периодического издания;

      - часть, раздел – часть одной  книги.

     Публикация  готовится в несколько этапов:

1. Предварительный отбор.

     На  этом этапе определяется тип, вид  и форма публикации. Проводится расследование  на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

2. Выявление и отбор документов.

     Выявление проводится во всех хранилищах, где  могут храниться документы. На этапе  отбора предпочтение отдается подлинникам  документов и обобщающим материалам.

3. Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации.

     На  этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок  и принципы отбора документов.

     Составляется  заголовок публикации и для каждого  документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные.

     В примечаниях содержится критика  текста (текстуальные примечания) и  дается биографическая справка (по необходимости).

     Могут добавляться указатель, приложения.

4. Способ передачи текста

     Существуют  следующие способы:

      - факсимильный (дословное воспроизведение документа);

      - дипломатический (передача части  особенностей документа);

      - критический (определенная обработка  текста, сам текст не редактируется,  устраняются очевидные ошибки).

     5) Формирование макета публикации.

     После создания макета публикация передается в издательство.²⁹

     В качестве примера данной формы использования  можно рассмотреть опыт РЦХИДНИ. С 1992 года сотрудниками архива и при  их участии было подготовлено около 100 статей, сообщений и публикаций документов, а также около 20 документальных сборников и монографий. Документы центра активно экспонируются на разнообразных выставках. РЦХИДНИ принял участие и в нетрадиционном для российских архивов виде использования документов – коммерческом распространении микрофильмов документов: по соглашению Росархива с британской фирмой «Чедвик-Хили» были изготовлены микрокопии документов 9 различных фондов, которые тиражированы и поступили в продажу под названием «Лидеры русской революции».³⁰