Организация труда работников службы ДОУ

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют

личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия – в специальных шкафах.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается (приложение №6).

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации службы ДОУ и применении организационной и вычислительной техники.

В настоящее время для многих государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

Что касается должностного состава службы ДОУ, то он должен включать руководителей, специалистов и технических исполнителей, каждый из которых будет выполнять свои профессиональные задачи в соответствии с должностными инструкциями. По моему мнению, было бы эффективным распространение требований по знанию правил и порядка оформления и работы с документами к работникам организации, не относящимся к службе ДОУ.

При организации службы ДОУ необходимо использовать новейшие тенденции в документационном обеспечении управления и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ.

Основными задачами службы ДОУ должны быть:

• сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
• обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
•       Если говорить об условиях труда и организации рабочего места работников службы ДОУ, то не должны иметь место многочисленные нарушения правил устройства и содержания помещений, должны соблюдаться требования по устройству рабочих мест, поддержанию температурно-влажного режима и аэроионного состава воздуха рабочей зоны; выполнятся требования относительно режима труда и отдыха работающих, их инструктирования по безопасности и гигиене труда; вестись соответствующая документация и т.д. (приложение №8).

Таким образом, от правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1.Басаков М.Н. Кадровое делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. – 352с.

2.Вересов Н.Н. Психология управления. – М.: МПСИ, Воронеж: НПО МОДЭК, 2010. – 224с.

3.Меркулова О.С. Психология труда. – М.: Приор, 2011. – 80с.

Основы управления персоналом. / Под ред. Б.М. Генкина. – М.: СПб.:Питер, 2011. - 396с.

4.Современный менеджмент. / Под ред. Комарова А.Г., Муфтиева       Г.Г. - СПб.: Питер, 2012. - 432с.

5.Черняк Т.В. Проектирование рабочих мест служащих. –    Новосибирск: СибАГС, 2009. – 108с.

6.Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: «Управление персоналом»: 2010 – 200 с.

7.Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. – Ростов н/Д: Феникс 2011 – 256 с.

8.Организация работы с документами./ Под ред. Кудрявцева В.А. – М.: ИНФА-М, 2010.

9.Современное делопроизводство. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. – СПб.: Питер: 2012-272 с

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

Объем документооборота, тыс. документов в год	Организационные формы службы ДОУ
менее 10	Обычно один-два секретаря руководителя организации
от 10 до 25	Служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
от 25 до50	Создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)
от 50 до 100	Более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации
свыше 100	Сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

1	Обьем документооборота состовляет свыше 100тыс. документов в год;
2	От 25 до 100 тыс. документов;
3	От 10 до 25 тыс. документов;
4	До 10 тыс. документов в год. В зависимости от категории, к которой относится учреждение, производится формирование структуры службы ДОУ, ее оснащение техническими средствами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

Средства малой оргтехники	(письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);
Средства составления и изготовления текстовых документов	(компьютер , диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);
Средства обработки бумажных документов	(склеивающие и скрепляющие машины, конвертоскрывающее и резательное  оборудование, адресовальное и штемпелевальное  оборудование, машина для уничтожения документов);
Средства хранения и поиска документов	(картотеки различного типа, шкафы  и полки, сейфы);
Средства связи	(телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс,сетевая плата для локальной  сети, средства оперативной дисперческой  связи, электронная почта, модем);
Копировальные средства и аппараты	(ксерокс);
шредер	для оперативного уничтожения конфидециальной информации;
Офисная мебель и оборудование