Организация труда работников службы ДОУ

В связи с этим организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам, но с учетом следующих факторов:

- характер деятельности организации, ее структура (количество подразделений, численность аппарата управления и общая численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Их структурные подразделения - отдел, сектор, группа (по приему и обработке входящих и исходящих документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр с корректорской группой), копировально-множительное бюро, архив, по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, секретари).

В Инструкции по делопроизводству сказано, что при небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименования.

Однако на практике во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Но организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, необходимо чтобы она была самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 человека), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. На мой взгляд, это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Таким образом, в учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

 

 

 

 

 

 

4.Структура и функции  службы ДОУ

 

Традиционно делопроизводством принято считать сферу деятельности, связанную с обработкой документов. Слово «дело» первоначально означало не папку с делом (как это соответствует современному пониманию), а вопрос, который необходимо было решать органу управления. Позднее «делопроизводство» стало означать, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений, – производство дел.

В настоящее время термин «делопроизводство» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Его возникновение связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства, ставшим возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

ДОУ – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

На практике используются различные названия подразделения по ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, служба делопроизводства, отдел корреспонденции, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации.

ГСДОУ в зависимости от категории учреждения предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб:

- управление делами;

- канцелярию;

- общий отдел;

- секретаря руководителя.

Управление делами создается в министерствах как структура по работе с документами и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. В состав управления делами, как правило, включаются:

- секретариат: приемная-секретариат  министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро;

- инспекция при министре, канцелярия: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное  бюро, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Канцелярия, или отдел документационного обеспечения управления, создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, в учебных заведениях высшего профессионального образования. Канцелярия состоит, как правило, из подразделений: по учету и регистрации документов, контролю исполнения; по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; по рассмотрению обращений граждан; секретариата, экспедиции, машинописного бюро, копировально-множительного бюро, архива.

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти – в мэрии, префектуре, муниципалитете. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное и копировально-множительное бюро, архив.

В организациях, не имеющих в структуре службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях – секретарь подразделения или другое специально назначенное лицо (приложение №4).

Организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, так как служба ДОУ управляет документацией и документационными потоками всей организации. Она должна быть самостоятельным структурным подразделением, даже с небольшой штатной численностью, с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Права и ответственность  службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие  меры.

2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контрролировать выполнение этих правил.

3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

7. Совместно с вычислительным центром определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

 

Служба ДОУ несет ответственность за:

1.Обеспечение установленного порядка  работы с документами в организации.

2.Выполнение указаний и поручений  руководства и соблюдение необходимых  условий труда работников.

Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями:

1.Со структурными подразделениями – по вопросам документационного обеспечения.

2.С юридической службой –  по правовым вопросам, связанным  с подготовкой документов.

3.Со службами кадров, труда и  заработной платы и с соответствующими  научно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.

4.Со службами хозяйственногообслуживания  – по вопросам обеспечения  средствами организационной и  вычислительной техники, бланками  документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.С вычислительным центром –  по вопросам разработки и внедрения  новых информационных технологий  и применения средств вычислительной  техники, оперативной обработки  информации и соблюдения требований  нормативно-методических документов.

 

 

 

 

 

 

6.Организация и оборудование  рабочего места секретаря

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места. Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

3) в отдельных случаях потребность  в особых условиях;

4) возможность установки дополнительного  оборудования.

В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:

1) стол однотумбовый;

2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

3) стул подъемно-поворотный;

4) вспомогательный стол.

СОВЕТ. Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.

Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря: (приложение № 3)

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.