Организация текущего хранения дел. Номенклатура дел

Толщина каждого дела не должна превышать 30–40 мм – около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует  соблюдать ряд требований. Важнейшим  из них является группировка в  отдельные дела документов постоянного  и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением  одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания  дела документы переформируются.

Документы формируются только за один календарный год. Плановая и  отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию независимо от времени ее составления  или да поступления.

Внутри дела документы  систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном или^: нумерационном порядке. При этом возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений корреспондентов, наименования административно-территориальных  единиц, объектов, предметов. В нумерационном  порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).

Систематизация отдельных  категорий документов имеет свою специфику. Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления  и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы  по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы коллегий группируются в  два дела: протоколы и решения  коллегии; документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключении, проекты решений и  т.д.).

Личные дела рекомендуется  формировать в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании (копии); контракт, выписка из приказа о назначении. Далее документы в личных делах  располагаются в хронологическом  порядке по мере их поступления: приказ о перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету  поощрений; справки и др. документы, относящиеся к данному лицу.

Лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий. Переписку систематизируют в  хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются  в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация.

Отдельно от общей переписки  формируются дела по обращениям населения.

Хранение дел

Дела считаются заведенными  с момента включения в них  исполненного документа. Они формируются  в структурных подразделениях и  хранятся в них до передачи в архив  учреждения. Дела должны размещаться  в запирающихся шкафах, сейфах или  элеваторных картотеках, что обеспечивает сохранность и защиту от пыли и  света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются  на полках вертикально. На корешке каждого  дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать  последовательности расположения дел  в номенклатуре. При поиске документа  сначала находят нужный номер  дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Для дел, содержащих особо ценные документы  или сформированных по видам и  сложных по содержанию, а также  для личных дел может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается  каждый подшиваемый документ. Она  помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его  даты, содержания и номера листа. Формы  внутренней описи приведены в  «Основных правилах работы ведомственных  архивов».(Приложение В)

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться  работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Карта-заместитель помещается на месте  выданного дела. При такой системе  сразу видно, какие дела выданы у  кого они находятся.

После завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных  документов из дела не допускается. При  необходимости во временное пользование  может быть выдано дело целиком.

Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации  разрешается лишь руководителем  организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться  только на основании письменного  распоряжения этих органов и с  разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место  заверенной копии.

Завершающий этап работы с документами  в текущем делопроизводстве –  обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы  должны хранится еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и  практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с  постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Картон для обложек дел постоянного  хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

Наиболее ценные в историческом и художественном, отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя  клапанами и завязками или  специальные коробки. Если таких  документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в  конверты, которые затем подшиваются  в дело.

К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно  содержит особо ценные документы), проставляется  также: дата дела; количество листов в  деле; архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного  хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Следует помнить, что заголовок  должен точно, кратко в обобщенной форме  отразить основное содержание документов. При этом факты и события отраженные в документах, должны быть раскрыты. Если в деле имеются особо ценные документы, документы – приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.

Количество листов в деле выносится  на обложку в соответствии с данным заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу производственного года, в соответствии с номенклатурой может быть уточнен по решению экспертной комиссии учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда описи и номер дела.