Организация текущего хранения дел. Номенклатура дел

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в  противном случае слово «подлинник»  пришлось бы включать в подавляющее  число заголовков дел.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются  в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

• вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);
• хронологический (документы располагаются по хронологии событий);
• алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);
• нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

• распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
• протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;
• приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные – в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;
• планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
• предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;
• в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;
• лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;
• документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

Дело – это основная учетная единица, используемая в  делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести  количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать  не более 250 листов, что соответствует  толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные  дела (тома). Запись проставляется следующим  образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит  из нескольких томов).

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

Данная графа является одной из наиболее важных, так как  на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

• временного хранения (до 10 лет включительно);
• долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
• постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании  Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют³ :

• «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»;
• «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007);
• «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) – для отбора документов, образовавшихся в 80-х – первую половину 90-х гг.;
• «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973);
• существуют также ведомственные и типовые перечни по определению сроков хранения документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо:

• найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;
• перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;
• проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

Образец заполнения четвертой  графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»⁴ , распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных  архивов, данный Перечень предусматривает послабления. Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

1. Временные сроки должны применяться всеми организациями.
2. А постоянный срок хранения должен применяться только источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (это касается тех государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают к ним на хранение в установленном порядке, а также тех негосударственных организаций, с которыми у архивов заключены соответствующие соглашения (договоры)).  
   Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения следующим образом. Государственные и муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется организацией в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.  
   Однако это приятное послабление имеет свои пределы. Существуют документы постоянного срока хранения, которые необходимо хранить постоянно в любой организации. Статьи Перечня, в которых указаны такие «вечные» документы, представлены в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня: это ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».

Отметка «до минования  надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может  быть менее 1 года.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам  документов, означает, что часть  таких документов может иметь  научно-историческое значение и в  установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

Графа 5. Примечания

В графе «Примечания» проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

• о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),
• о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),
• о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий  год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания», комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). (Приложение В)

Формирование  дел

Исполненных документов в  учреждении, фирме накапливается  много. Чтобы в них легко можно  было разобраться и быстро найти  нужную информацию, документы после  их исполнения группируют в дела и  раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как «отнесение документов к определенному  делу и систематизация документов внутри дела». Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. А правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня  при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются «Основные правила работы ведомственных  архивов» и «Государственная система  документационного обеспечения  управления».

Порядок формирования, хранения и оформления должен быть, на основании  указанных нормативных актов, изложен  в инструкции по делопроизводству конкретного  учреждения, фирмы с указанием  специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией  должны руководствоваться работники  учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие  внутренние документы формируют  и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого  заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет  официально признанное сокращенное  наименование, то лучше употребить его.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных  подразделениях систематически, ежедневно  в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и  помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит сохранность.

В дело могут быть подшиты  только те документы, которые предусмотрены  в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных  номенклатурой, заводится самостоятельное  дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным  номером.

Прежде чем подшить  документ в дело, следует проверить  документ. Неисполненные, а также  подлежащие возврату документы подшивать  в дело запрещается. Далее проверяется  правильность оформления документа.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики  и дубленные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.