Организация службы документационного обеспечения

В эти помещения допускается строго ограниченный круг сотрудников предприятия, имеющих прямое отношение к ведущимся в них работам. Кроме того, в них допускаются руководитель предприятия, его заместитель, руководитель службы безопасности, руководитель режимно-секретного подразделения и их заместители. Доступ других сотрудников предприятия в эти помещения в случае крайней служебной необходимости может быть разрешен заместителем руководителя предприятия, руководителем режимно-секретного подразделения или его заместителем.

Для осуществления приема и выдачи носителей конфиденциальной информации режимные помещения соответствующих структурных подразделений (режимно-секретного подразделения или службы безопасности) оборудуются специальными окнами, не выходящими в общий коридор, или выделяется часть рабочей комнаты, изолированная барьером.

Размер режимных помещений определяется исходя из функций этих помещений. Для ознакомления и работы с носителями конфиденциальной информации в помещениях службы безопасности (режимно-секретного подразделения) выделяются специальные комнаты (кабины).

В режимных помещениях службы безопасности (режимно-секретного подразделения) запрещается работать с документами, не имеющими непосредственного отношения к основной деятельности данной службы (подразделения), а также хранить посторонние предметы.

Для хранения носителей конфиденциальной информации помещения обеспечиваются необходимым количеством хранилищ, замки которых оборудуются приспособлениями для опечатывания. Хранилища и ключи от хранилищ учитываются в службе безопасности (режимно-секретном подразделении). Хранилища, а также входные двери помещений, в которых они находятся, оборудуются надежными замками с двумя экземплярами ключей от них, один из которых в опечатанном пенале (пакете) хранится у руководителя службы безопасности (режимно-секретного подразделения). Второй экземпляр ключей в опечатанном виде хранится у руководителя предприятия или у его заместителя.

В нерабочее время ключи от хранилищ и от входных дверей режимных помещений, в отдельных пеналах, опечатанных дежурным по службе безопасности (режимно-секретному подразделению), передаются на хранение службе охраны или дежурному по предприятию.

По окончании рабочего дня все хранилища и режимные помещения закрываются и опечатываются. Хранилища и входные двери помещений, в которых они находятся, опечатываются разными печатями. При опечатывании мастика (пластилин) или сургуч накладываются таким образом, чтобы исключить их снятие без повреждения оттиска печати.

Режимные помещения, в которых хранятся носители конфиденциальной информации, с опечатанными входными дверями и пеналы с ключами от них сдаются под охрану службе охраны или дежурному по предприятию с указанием времени приема-сдачи и проставлением соответствующих отметок о включении и выключении охранной сигнализации. Порядок приема-сдачи под охрану режимных помещений определяется инструкцией, специально разрабатываемой службой безопасности (режимно-секретным подразделением) и утверждаемой руководителем предприятия. Сдачу под охрану и вскрытие помещений производят ответственные за эти помещения сотрудники предприятия на основании утвержденных руководителем предприятия списков этих сотрудников с образцами их подписей. Списки находятся в службе охраны или у дежурного по предприятию. Сотрудники предприятия, которым предоставлено право вскрытия, сдачи под охрану и опечатывания помещений, отвечают за соблюдение в этих помещениях установленных требований режима секретности. При отсутствии сотрудников предприятия, ответственных за помещения, в которых хранятся носители конфиденциальной информации, данные помещения могут быть вскрыты комиссией, создаваемой по указанию руководителя предприятия (его заместителя) с составлением акта. Перед вскрытием помещений сотрудники, ответственные за них, проверяют целостность печатей и исправность замков. При обнаружении нарушения целостности оттисков печатей, повреждения замков, а также других признаков, указывающих на возможное проникновение в эти помещения или хранилища посторонних лиц, вскрытие не производят, о случившемся составляют акт и немедленно ставят в известность руководителя предприятия, руководителя службы безопасности (режимно-секретного подразделения) и орган безопасности. Одновременно принимаются меры по охране места происшествия, до прибытия сотрудников органа безопасности в эти режимные помещения никто не допускается.

В случае утраты ключа от хранилища или от входной двери помещения режимно-секретного подразделения (службы безопасности) немедленно ставят в известность руководителя этого подразделения. В установленном порядке осуществляют замену замка или его секрета. Хранение носителей конфиденциальной информации в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или изменения его секрета запрещается. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в помещениях проводятся в присутствии сотрудников, отвечающих за находящиеся в этих помещениях носители конфиденциальной информации. Во время уборки и хозяйственных работ все носители информации должны быть убраны в соответствующие сейфы (хранилища) и опечатаны11. Порядок вскрытия режимных помещений, эвакуации и дальнейшего хранения носителей конфиденциальной информации в случае пожара, аварии, стихийного бедствия и при возникновении других чрезвычайных ситуаций определяется инструкцией, утверждаемой руководителем предприятия. Инструкция хранится у дежурного по предприятию и в службе охраны. Для обеспечения эвакуации носителей конфиденциальной информации, каждое режимное помещение или хранилище, где они постоянно хранятся, обеспечивается необходимым оборудованием или специальной тарой (упаковкой) в количестве, необходимом для эвакуации всех находящихся в помещении носителей конфиденциальной информации. Места нахождения оборудования и специальной тары (упаковки) должны быть известны и доступны лицам, осуществляющим эвакуацию носителей конфиденциальной информации. При возникновении чрезвычайной ситуации дежурный по предприятию и сотрудники службы охраны немедленно вызывают пожарную охрану или иную аварийную службу, сообщают о происшедшем руководителю предприятия, руководителю службы безопасности (режимно-секретного подразделения), в орган безопасности и принимают меры по ликвидации последствий чрезвычайного происшествия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРА СЛУЖБЫ ДОУ

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

инспектора службы документационного обеспечения

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная  инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность инспектора службы документационного обеспечения _____________ (далее - Организация).

1.2. Инспектор службы документационного обеспечения назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Инспектор службы документационного обеспечения подчиняется непосредственно _______________________ Организации.

1.4. На должность инспектора службы документационного обеспечения назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 2 лет.

1.5. Инспектор службы документационного обеспечения должен знать:

- законы и иные нормативные  правовые акты Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения;

- принципы работы, технические  характеристики, конструктивные особенности специальных технических средств, необходимых для обеспечения деятельности службы документационного обеспечения, правила и условия их эксплуатации;

- структуру системы службы документационного обеспечения от актов незаконного вмешательства;

- принципы и методы  сбора, обработки и анализа информационного  материала;

- методы компьютерной  обработки всех видов информации;

- основы трудового законодательства;

1.6. В своей деятельности  инспектор службы документационного обеспечения руководствуется:

- правилами внутреннего  трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями  руководителя Организации и непосредственного  руководителя;

- настоящей должностной  инструкцией.

1.7. В период временного  отсутствия инспектора службы документационного обеспечения его обязанности возлагаются на ____________________.

II. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

 

Инспектор по службы документационного обеспечения осуществляет следующие обязанности:

2.1. Осуществляет контроль  полноты и качества информационного  обеспечения службы  документационного обеспечения предприятия и справочно-информационного банка данных; готовит материалы для совещаний по документационному обеспечению.

2.2. Контролирует содержание  макетов плакатов, стендов и текстов  специальной информации для работников.

2.3. Готовит отчеты о  состоянии информационного обеспечения  предприятия по вопросам обеспечения безопасности конфиденциальной информации.

2.4. Анализирует информацию  о достижениях науки в области  развития технических средств, организует  обновление наглядной информации  в службе документационного обеспечения.

2.5. Проводит занятия с  работниками службы документационного обеспечения по вопросам обеспечения защиты информации предприятия.

2.6. Прием, регистрация входящих  и отправка исходящих документов.

 

III. ПРАВА

 

Инспектор по информационному обеспечению службы документационного обеспечения имеет право:

3.1. Требовать от руководства  Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Знакомиться с проектами  решений руководства Организации, касающимися его деятельности.

3.3. Представлять на рассмотрение  своего непосредственного руководителя  предложения по вопросам своей деятельности.

3.4. Получать служебную  информацию, необходимую для осуществления  своих обязанностей.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 

Инспектор по службы документационного обеспечения несет ответственность:

4.1. За неисполнение или  ненадлежащее исполнение своих  обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные  в период осуществления своей  деятельности, - в соответствии с  действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального  ущерба - в соответствии с действующим  законодательством.

 

V. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

 

5.1. Режим работы инспектора службы документационного обеспечения определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

 

5.2. Оценка работы:

- регулярная - осуществляется  непосредственным руководителем  в процессе исполнения Работником  трудовых функций;

    - ____________________________________________________________________.

                (указать порядок и основания  для иных видов работы)

 

    ________________________________________  _________   _________________

    (Наименование  должности                   (подпись)        (Ф.И.О.)

    руководителя  структурного подразделения)

 

    "___"________ ___ г.

 

    СОГЛАСОВАНО:

 

    Юрисконсульт                              _________   _________________

                                              (подпись)        (Ф.И.О.)

 

    "___"________ ___ г.

 

    С инструкцией  ознакомлен:                 _________   _________________

                                              (подпись)        (Ф.И.О.)

 

    "___"________ ___ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

- существует явное отставание  темпов научно-технического прогресса  от темпов нарастания потоков  информации вообще и информации  управленческой в частности.

- способы и методы обработки  документов, имеющиеся ныне в  распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

Нормативно-правовые акты:

 

1. Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993 // РГ. 1993. № 237 25 дек. (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ).

2. Федеральный закон «Об  информации, информационных технологиях  и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 02.07.2013).

3. Приказ Минкультуры РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18.01.2007 N 19 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 N 9059).