Организация службы документационного обеспечения

8. Осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.

9. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.

10. Изучает отечественный  и зарубежный опыт работы с  документами4.

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка Устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим некоторые основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная(созданная  по единым правилам) система ОРД  Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

3. Типовые должностные  инструкции. Они разработаны для  отдельных категорий служащих  однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение и должностные  инструкции о структурном подразделении  организации. Это взаимосвязанные  и взаимозаменяемые документы, так  как обязанности каждого работника  устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку5.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации являются:

1. Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

2. ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

3. Основные правила работы  архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения. В целом, она должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе6.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем.

После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

 

ВОПРОС 3. ДОЛЖНОСТНОЙ И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ

 

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

- руководители;

- специалисты;

- технические исполнители.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих». Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:

- управляющий делами;

- заведующий канцелярией;

- заведующий общим отделом;

- заведующий протокольным отделом;

- начальник секретариата;

- заведующий экспедицией;

- заведующий центром подготовки  документов;

- заведующий копировально-множительным  бюро;

- заведующий машинописным бюро.

В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и его структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала7.

В категорию специалистов вошли:

- документовед;

- помощник руководителя;

- инспектор по контролю за  исполнением поручений;

- редактор;

- археограф; 

- инспектор;

- секретарь коллегии;

- корректор.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др.

К категории технических исполнителей отнесены:

- экспедитор;

- делопроизводитель;

- стенографистка;

- технический секретарь;

- курьер;

- оператор организационной техники;

- архивариус;

- секретарь-машинистка;

- секретарь-стенографистка;

- секретарь руководителя.

Задача технических исполнителей — передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов.

Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором,  доставкой, хранением документной информации, оформлением и  размножением документов и др. К техническим исполнителям в  службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПЭВМ, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих8.

 

 

ВОПРОС 4. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПОМЕЩЕНИЯМ, В КОТОРЫХ ХРАНЯТСЯ СЕКРЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ВЕДУТСЯ СЕКРЕТНЫЕ РАБОТЫ

 

Требования к помещениям, в которых проводятся работы с конфиденциальной информацией или хранятся носители информации

Организация внутриобъектового и пропускного режимов имеет целью исключение проникновения посторонних лиц в режимные помещения предприятия, а также несанкционированного посещения таких помещений сотрудниками предприятия и командированными лицами, не имеющими прямого отношения к проводимым в них работам.

К помещениям, предназначенным для ведения работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну, или для хранения их носителей, предъявляется ряд требований. На практике данные требования, как правило, распространяются на служебные помещения и хранилища предприятия, в которых используются в работе или хранятся не только названные сведения, но и другие виды конфиденциальной информации (или ее носители). Это позволяет обеспечить сохранение конфиденциальности проводимых в указанных помещениях работ, а также надежную сохранность носителей конфиденциальной информации9.

Размещение и оборудование указанных режимных помещений должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей конфиденциальной информации. Поэтому к данным помещениям предъявляются особые требования режима секретности.

Входные двери этих помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное закрытие помещений в нерабочее время, в них также могут устанавливаться кодовые и электронные замки и автоматические турникеты.

Режимные помещения, в которых в нерабочее время хранятся носители конфиденциальной информации, оснащаются охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией службы охраны или с дежурным по предприятию.

Режимные помещения, в которых имеются технические средства, разрабатываются, испытываются или эксплуатируются специальные изделия, имеющие охраняемые характеристики, оборудуются в соответствии с требованиями по противодействию иностранным техническим разведкам и технической защите информации.

Перед началом эксплуатации режимные помещения обследуются комиссией, назначаемой руководителем предприятия, и аттестуются на соответствие требованиям, предъявляемым к помещениям для проведения работ с конкретным видом конфиденциальной информации. Результаты работы комиссии оформляются актом пригодности помещения для проведения конкретных видов работ, утверждаемым руководителем предприятия. Обследование и аттестация режимных помещений проводится не реже одного раза в 5 лет, а также после их ремонта или реконструкции10.