Организация работы с входящими документами

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько  последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• снятие документов с контроля;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации  поступивших или созданных в  организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа  должно контролироваться с момента  постановки на контроль, после осуществления  которой документ должен быть передан  исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели  проверку своевременности доведения  документа до конкретного исполнителя. В течение срока исполнения документа  должны осуществляется предварительные  проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также  фиксируются в регистрационно-контрольной  карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в  устной или письменной форме. В последнем  случае службой контроля готовятся  письменные напоминания.

Они могут быть посвящены  как конкретному заданию, так  и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о  документах, находящихся в одном  или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных  проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с  контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его  поручению служба ДОУ, снятие документа  с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении  его в дело.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  фактического выполнения поручений  по существу, документированного подтверждения  исполнения и сообщения результатов  заинтересованным организациям и лицам  или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма  и процедура исполнения не соответствует  заданию, она должна быть вправе вернуть  документ на доработку без продления  сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах  контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии  исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в  организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом

 

 

Заключение

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда, мы понимаем, - всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. И если с организацией проблем не так уж и много, то вот с техническим её обеспечением всё обстоит гораздо сложнее. Я имею в виду, что далеко не во всех организациях процессы обработки документопотоков автоматизированы. Хорошо, если там присутствуют некоторые средства механизации, однако по-прежнему в нашей стране существуют такие предприятия, в которых вся обработка документов проводится вручную.

Автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Другой проблемой документооборота является то, что, к сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение  управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем  более - с тонкостями ведения документации. В этом аспекте улавливается связь  с современным обучением молодых  специалистов, которое говорит о  своей не качественности. А вместе с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

Российской системы документооборота. Ведь даже если применять самые современные  технологии, но они не будут обладать свойством применимости - результат  получится отрицательный.

В целом изучение документооборота входящих документов позволило мне  овладеть знанием материала не только в этой области, но и задеть также  некоторые другие стороны рассматриваемого объекта. Такие как изучение документооборота, в общем, его структуру и функционирование, приобрести знания по поводу истории возникновения, эволюции и развития делопроизводства в России и др. 

Библиографический список

1. Приказ Министерства  культуры и массовых коммуникаций  РФ от 8 ноября 2005 г. №536 «Об утверждении  типовой инструкции по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти» // Бюллетень нормативных  актов федеральных органов исполнительной  власти - 2006 - №10

2. Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения/ Главархив СССР, ВНИИ  документоведения и архивного  дела - М., 1991.

3. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство  и архивное дело. Терпмины и  определения».

4. Организация работы  с документами: Учебник/ Под  ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е  изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.

6. Делопроизводство: Учебник  для вузов / Т.А. Быкова, Л.М.  Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина;  Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004.

7. Делопроизводство: Образцы,  документы. Организация и технология  работы. Более 120 документов. – 2-е  изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов,  И.К. Корнеев и др.; Под ред.  И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. –  М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. –

8. Кирсанова М.В., Аксенов  Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное  обеспечение управления: Учебное  пособие 2 изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск:  НГАЭиУ, 1999.

9. С. Коротков "Современные  технологии корпоративного документооборота"

10. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев  М.Т.-М.: «Экономика», 1991

11. Журнал "Делопроизводство" N 1, январь-март, 1998 (А. Казуто - "Шесть  вопросов на тему автоматизации  делопроизводства")

12. Статьи А.Н. Соковой  - “Электронное делопроизводство (Практический  взгляд на проблему в реальных  условиях)”