Организация работы с входящими документами

• реальная срочность исполнения документа;

• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.  К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.

Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения  или непосредственно исполнителям-специалистам. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться  в день их поступления или в  первый рабочий день при поступлении  документов в нерабочее время.

Сейчас, после детального рассмотрения процесса приёма документов, считаю вполне возможным перейти  к изучению всех правил регистрации  входящих документов. Итак, прежде всего  понятие непосредственно самого термина.

Регистрация документа –  это запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или  получения.  Можно дать и более  развернутое определение, - регистрации  как подтверждения факта создания или получения документа путем  внесения его в регистрационную  форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью  в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет  создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и  справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его  создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, не имеет никакой  юридической силы, он будто бы еще  не существует. Например, приказ, постановление  и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так  как факт получения не подтвержден.

Так же из определения видно, что регистрация преследует три  цели:

учет документов,

контроль за их исполнением;

справочную работу по документам.

 

 

Учет должен производиться  в комплексе с другими мероприятиями  по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления  и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается  каждый экземпляр, в том числе  размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения  и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов (копий) осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения  и представляются руководству организации  для выборки мер по совершенствованию  работы с документами.

Контроль за исполнением  и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью  которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической  информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.1 Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших  из других организаций с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства  РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем  комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается  в тексте документа или в резолюции  руководителя.

Более подробно о контроле документов будет рассмотрено далее.

Справочная работа по документам. Одна из главных целей регистрации  – создание банка данных о документах организации. Служба документационного  обеспечения управления (или секретарь  в маленькой фирме) на основе этого  бака данных обязана за несколько  минут ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью  информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные  формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как  и сама система регистрации может  вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного  обеспечения управления (АСДОУ).

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с традиционными  технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности  поиска и качества сводок и отчетов.

Например, используя систему  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящую в семейство программных  продуктов "ДЕЛО", можно быстро производить поиск документа  или документов как по значению и  сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной  карточки (включая резолюции), так  и по текстам самих документов (файлов). Кроме этого при необходимости  сложный поисковый запрос может  быть сохранен и использован неоднократно, а отобранные в результате поиска документы можно хранить в  персональных папках пользователей  или распечатать в виде перечня.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести: печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные  письма и телеграммы;

прейскуранты; пригласительные  билеты; программы конференций, совещаний;

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в  организации один раз: создаваемые  – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих  документов проставляется дата и  индекс поступления в регистрационном  штампе.  При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно  дополнять индексами по номенклатуре дел (см Приложение3), классификаторам  корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация поступающих  и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в  местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация –  в плановом отделе, снабженческая  – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации.

Существует три формы  регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

• Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер документа;

• дата и индекс поступления

заголовок к тексту (краткое  содержание документа);

• срок исполнения документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач  использования информации может  дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя переадресация документов по исполнителям;

• код по тематическому классификатору;

• ключевые слова;

• количество листов документа;

• наличие приложений;

• должностное лицо, поставившее документ на контроль;

• промежуточные сроки исполнения;

• перенос сроков исполнения;

• срок хранения документа;

• статус документа (проект, версия);

• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных  реквизитов в случае необходимости  может быть дополнен. При этом порядок  расположения реквизитов на регистрационных  формах определяется самой организацией.

 

Глава 3. Исполнение и контроль за исполнения входящих документов

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение  получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса  решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно  решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной  организации подразделением или  группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения  управления (ДОУ), в небольшой организации  – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов –  это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства  организации контроль за исполнением  документов может быть возложен и  на сотрудника, не состоящего в штате  службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников  или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением  документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.