Одними прописными буквами
пишутся все аббревиатуры, читаемые no названиям
букв, например: СССР (Союз Советских Социалистических
Республик), МВД (Министерство внутренних
дел), ЦК (Центральный Комитет),
МТС (машинно-тракторная станция),
все читаемые по звукам аббревиатуры,
обозначающие такие названия учреждений
или организаций, в которых хотя бы
первое слово пишется с прописной
буквы, например: МИД(Министерство иностранных
дел), ТАСС (Телеграфное агентство Советского
Союза), ООН (Организация Объединенных Наций),
а также аббревиатуры, читаемые в одной
своей части по названиям букв, а в другой
по звукам, например: ЦДСА (читается "цэдэса").
Если аббревиатуры этого типа склоняются,
то окончания их пишутся строчными буквами
вплотную, например: ТАССа, МИДом. От буквенных
аббревиатур следует отличать условные
графические сокращения, которые всегда
читаются полностью и сокращаются только
на письме. Графические сокращения (кроме
стандартных сокращенных обозначений
метрических мер) пишутся с точками на
месте сокращения и в отношении прописных
и строчных букв и дефисов следуют полному
наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К.
ж. д.(Московско-Курская железная дорога).
При сокращении слов нельзя сокращать
на гласную, если она не начальная в слове,
и на ь; так, слово карельский может быть
сокращено: к., кар., карельск., а не в виде
"ка.", "каре.", "карель.",
но: о. Сахалин.
При стечении двух одинаковых
согласных сокращение следует делать
после первой согласной, например: стен.
календарь, грам. ошибка (а не "стенн.",
"грамм."). При стечении двух различных
или нескольких согласных сокращение
следует делать после последней согласной,
например: народн. творчество (а не "народ."),русск.
язык (а не "рус."), искусств. шелк (а
не "искус.", или "искусс.", или
"искусст."). Сокращенное слово должно
иметь запас прочности, чтобы при расшифровке
оно понималось однозначно. Например, вместо
слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о,
так как это может быть понято по-разному
(обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное
сокращение этого слова: обяз-во Сокращение
должно быть понятно всем, читающим документ.
Поэтому при первом употреблении сокращения
в тексте оно должно быть расшифровано
в скобках, а затем быть представлено в
сокращенном виде. Например: Российская
академия государственной службы (РАГС),
затем только РАГС.
Нельзя сокращать ключевые
слова. Например, если в документе идет
речь о командировке — это слово не сокращается.
- Оформление
числовых величин, таблиц, формул
Текстовые документы подразделяют
на документы, содержащие, в основном,
сплошной текст (технические условия,
паспорта, расчеты, пояснительные записки,
инструкции и т.п.), и документы, содержащие
текст, разбитый на графы (спецификации,
ведомости, таблицы и т.п.).
Текстовые документы выполняют
на формах, установленных соответствующими
стандартами Единой системы конструкторской
документации (ЕСКД) и Системы проектной
документации для строительства (СПДС).
Требования, специфические
для некоторых видов текстовых документов
(например эксплуатационных документов),
приведены в соответствующих стандартах.
Текст документа при необходимости
разделяют на разделы и подразделы.
При большом объеме документа
допускается разделять его на части, а
части, в случае необходимости, на книги.
Каждую часть и книгу комплектуют отдельно.
Всем частям дают наименования и присваивают
обозначение документа. Начиная со второй
части, к этому обозначению добавляют
порядковый номер, например: Разделы Должны
иметь порядковые номера в пределах всего
документа (часть, книги), обозначенные
арабскими цифрами без точки и записанные
с абзацевого отступа. Подразделы должны
иметь нумерацию в пределах каждого раздела.
Номер подраздела состоит из номеров раздела
и подраздела, разделенных точкой. В конце
номера подраздела точки не ставится.
Разделы, как и подразделы, могут состоять
из одного или нескольких пунктов. Если
документ не имеет подразделов, то нумерация
пунктов в нем должна быть в пределах каждого
раздела, и номер пункта должен состоять
из номеров раздела и пункта, разделенных
точкой. В конце номера пункта точка не
ставится, например: Если документ имеет
подразделы, то нумерация пунктов должна
быть в пределах подраздела и номер пункта
доЕсли раздел или подраздел состоит из
одного пункта, он также нумеруется. Если
текст документа подразделяется только
на пункты, они нумеруются порядковыми
номерами в пределах документа. Заголовки
должны четко и кратко отражать содержание
разделов, подразделов. Заголовки следует
печатать с прописной буквы без точки
в конце, не подчеркивая. Переносы слов
в заголовках не допускаются. Если заголовок
состоит из двух предложений, их разделяют
точкой.
Построение таблиц Таблицы
применяют для лучшей наглядности и удобства
сравнения показателей. Название таблицы,
при его наличии, должно отражать ее содержание,
быть точным, кратким. Название следует
помещать над таблицей.
При переносе части таблицы
на ту же или другие страницы название
помещают только над первой частью таблицы.
Цифровой материал, как правило, оформляют
в виде таблиц в соответствии (смотрим
приложение). Таблицы, за исключением таблиц
приложений, следует нумеровать арабскими
цифрами сквозной нумерацией.
Таблицы каждого приложения
обозначают отдельной нумерацией арабскими
цифрами с добавлением перед цифрой обозначения
приложения. Если в документе одна таблица,
она должна быть обозначена "Таблица
1" или "Таблица В.1", если она приведена
в приложении В.
Допускается нумеровать таблицы
в пределах раздела. В этом случае номер
таблицы состоит из номера раздела и порядкового
номера таблицы, разделенных точкой.
На все таблицы документа должны
быть приведены ссылки в тексте документа,
при ссылке следует писать слово "таблица"
с указанием ее номера.
Заголовки граф и строк таблицы
следует писать с прописной буквы, а подзаголовки
граф — со строчной буквы, если они составляют
одно предложение с заголовком, или с прописной
буквы, если они имеют самостоятельное
значение. В конце заголовков и подзаголовков
таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки
граф указывают в единственном числе.
Таблицы слева, справа и снизу, как правило,
ограничивают линиями. Разделять заголовки
и подзаголовки боковика и граф диагональными
линиями не допускается. Горизонтальные
-и вертикальные линии, разграничивающие
строки таблицы, допускается не проводить,
если их отсутствие не затрудняет пользование
таблицей. Заголовки граф, как правило,
записывают параллельно строкам таблицы.
При необходимости допускается перпендикулярное
расположение заголовков граф. Головка
таблицы должна быть отделена линией от
остальной части таблицы. Высота строк
таблицы должна быть не менее 8 мм.
Таблицу, в зависимости от ее
размера, помещают под текстом, в котором
впервые дана ссылка на нее, или на следующей
странице, а, при необходимости, в приложении
к документу.
Допускается помещать таблицу
вдоль длинной стороны листа документа.
Слово "Таблица" указывают
один раз слева над первой частью таблицы,
над другими частями пишут слова "Продолжение
таблицы" с указанием номера (обозначения)
таблицы в соответствии .
Если в конце страницы таблица
прерывается и ее продолжение будет на
следующей странице, в первой части таблицы
нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую
таблицу, не проводят.
Таблицы с небольшим количеством
граф допускается делить на части и помещать
одну часть рядом с другой на одной странице,
при этом повторяют головку таблицы в
соответствии (смотрим приложение). Рекомендуется
разделять части таблицы двойной линией
или линией толщиной.
- Оформление
расчета рассылки деловых документов
Деловой документ является
разновидностью непубликуемого, т. е. предназначенного
для однократного использования. Его цель
-- принятие или исполнение непосредственных
управленческих решений. Он содержит первоначальные
исходные фактические сведения, показатели,
параметры и т. п. и является средством
и результатом управленческой деятельности,
поскольку управление обществом, отраслью
народного хозяйства или предприятием
(организацией, учреждением) представляет
собой с точки зрения технологии процесс
получения, обработки и передачи информации
Текст -- главный элемент документа.
В любом деловом документе он состоит
из логически выстроенных частей: вступления,
доказательства, заключения. Во вступлении
адресат готовится к восприятию темы (указывается
повод, приведший к составлению документа,
излагается история вопроса и т. п.). В доказательстве
освещается суть проблемы (доказательства,
пояснения, размышления, сопровождающиеся
цифровыми расчетами, ссылками на законодательные
акты и другие материалы). В заключении,
которое может быть активным или пассивным,
формулируется цель составления документа:
активное заключение точно определяет
действие адресата, цель пассивного --
проинформировать о каком-либо факте,
обстоятельстве и т. п.
Оформление документа -- это
проставление необходимых реквизитов,
их написание и расположение на бланке.
Автор делового документа --
это юридическое лицо: учреждение, предприятие,
организация (например, Харьковский государственный
институт культуры, Ассоциация современных
информационно-библиотечных технологий
и т. п.).примером делового документа (смотрим
приложение)
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документ, как носитель информации, выступает
в качестве непременного элемента внутренней
организации любого учреждения, предприятия,
фирмы, обеспечивая взаимодействие их
частей. Информация является основанием
для принятия управленческих решений,
служит доказательством их исполнения
и источником для обобщений, а также материалом
для справочно-поисковой работы. Кроме
того, документирование во многих случаях
является обязательным, предписывается
законом и актами государственного управления,
поэтому оно является одним из средств
укрепления законности и контроля. В рациональной
организации документообороту всегда
уделяется большое внимание, где несвоевременная
обработка финансовых документов может
привести к отрицательным экономическим
последствиям.
Установление того или иного порядка
документооборота зависит от характера
и особенностей хозяйственных операций
и их учетного оформления, а также от структуры
предприятия и его учетного аппарата.
Для каждого вида или рода документов
(требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается
особая схема документооборота в форме
графика движения документов. В этом графике
указываются, через какие инстанции
(рабочие места) и в какой последовательности
проходит документ, и какие при этом совершаются
в каждой инстанции процессы по обработке
документа и записям на его основе.
Список
используемой лутературы
- ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – М.: изд-во стандартов, 2003.
- Стенюков М.В, Справочник по
делопроизводству. – М.: ПРИОР. 2008-246
Андреева, В.И. Работа с документами
в делопроизводстве. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,
2002-146с.
- Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М,
«Курс делопроизводства», Москва-Новосибирск,
2009г
Приложение 1
Таблица (1)
Номинальный диаметр резьбы
болта, винта,
шпильки |
Внутренний диаметр шайбы |
Толщина шайбы |
легкой |
нормальной |
тяжелой |
а |
b |
а |
b |
а |
b |
4,0 |
4,1 |
1,0 |
1,2 |
1,0 |
1,2 |
1.2 |
1.6 |
… |
… |
…. |
…. |
…. |
…. |
…. |
…. |
42,0 |
42.5 |
--- |
--- |
9.0 |
9,0 |
--- |
--- |
Приложение 2
Таблица(2)
Диаметр стержня крепежной детали,
мм |
Масса 1000 шт стальных шайб, кг |
Диаметр стержня крепежной детали,
мм |
Масса 1000 шт стальных шайб, кг |
1.1
1.2
1.4 |
0,045
0,043
0,111 |
2,0
2,5
3,0 |
0,192
0,350
0,553 |