Организация работы с документами

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части: заголовочную (реквизиты 1–16), содержательную (реквизиты 17–20) и оформляющую (21–29).

Реквизиты 1–12 заголовочной части используются при разработке бланков организационно-распорядительных документов (ОРД) и могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение).

Способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей в соответствии с ГОСТ 6.30-97. По назначению реквизиты принято делить на две группы. К первой группе относятся реквизиты, несущие сведения только о самом документе: автор, дата, регистрационный номер, подпись, наличие приложения и др. Эта группа реквизитов обязательна для придания документу юридической силы.

Ко второй группе относится наиболее важный реквизит - текст документа, отражающий различные вопросы управления, объективной и мыслительной деятельности человека. Документ является как таковым только при правильном оформлении первой и второй группы реквизитов.

3. Составление текстов деловых документов

 

Документ - это система взглядов, идей, принципов, лежащих в основе политической деятельности отдельного лица или политической организации

Деловая документация отражает характер общественных отношений, в ней сосредотачивается информация о событиях, явлениях, частные отношения между людьми Документы должны иметь хозяйственное значение По поход Дженни выделяют служебные и частные документы; служебные функционируют в учреждениях и организациях, частные касающиеся частных особ.

По назначению документы делятся на: распорядительные, где подается информация об организации работы учреждения, предприятия; уставные - с кратким изложением содержания устава организации или учреждения вы; исполнительные, в которых указывается план или направление выполнения определенного объема работы, информационные, содержащие конкретную информацию, необходимую для деятельности данной организации или предприятий.

Документы различают еще и по структурным признакам, они могут быть стандартными и нестандартными, зависит от многих объективных и субъективных факторов. Типовые и фирменные документы оформляются на бланках или стандартных листах. Следует заметить, что в работе инженеров, конструкторов, руководителей производства много времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации это-конструкторская, технологическая, эксплуатации организационно-распорядительные, информационные, рекламные и другие документы.

Часто бывает, что работа с подобными документами осложняется только потому, что в построении их нет необходимой последовательности или документы перегружены несущественной для пользования информацией вопросами составления текстовых документов ведают современные научные дисциплины: прикладная лингвистика и теория стандартизации, инженерная психология и психолингвистика, теория и практика редактирования и то теория управление производство. Чтобы не терять время в процессе составления и использования документов, следует разумно сочетать формальный подход и творчество. Предлагаемый раздел представляет некоторые рекомендации, общие правила и нормы в текстовом изложении деловых бумаг и иллюстрирует их конкретными образцами. Текст - главный элемент документа кроме пунктов, в тексте выделяются абзацы здесь надо следить, чтобы каждый абзац начинал новую мысль или микро тему.

Разделение текста на абзацы имеет большое практическое значение это помогает осмыслить прочитанное и подготовиться к восприятию иной под темы.

Абзацы не должны быть большими. Нормативным можно считать абзац из трех или пяти предложений. Для восприятия лучше, если эти предложения будут разные: короткие - в начале и конце. Абзацы тоже требуют че ергування зависимости от размеров Например, в производственных документах, где обращается внимание на каждую операцию или деталь, абзацы используются для выделения однородных членов или сочинительных предложений в отдельные микротексты. Здесь уместны абзацы одного-двух предложений очень. удобные для восприятия предложения из трех, пяти, семи и больше слов о словосочетаний, то следует помнить, что в любом деловом тексте следует использовать привычные стандартизированные формы это ускоряет сборку и восприятие документа

Текст документа должен быть четким, кратким и не допускать различных толкований.

Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема — их взаимосвязь, последовательность и расположение.

Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация → жанр документа → форма документа → языковое наполнение документа.

Можно отметить по меньшей мере три степени жесткости текстовых норм:

1.Образец-матрица (доверенность). Данный тип текста характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их пространственного расположения. Здесь имеет место быть наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка или доверенность.

2.Образец-модель (заявление). Данный тип текста демонстрирует больший (по сравнению с образцом-матрицей) уровень гибкости нормы, большую свободу — при фиксированности двух основных параметров текста: (а) набора основных содержательных элементов (реквизитов) и (б) их последовательности. Но и здесь форма документа достаточно жестка, так как в данном случает только указывает дату начала долгосрочного отпуска.

3.Образец-схема (объяснительная). Это наименее жесткий тип организации  документа, характеризуемого только  одним параметром (а) фиксированности  набора основных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего  имеет место употребление реквизита  в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста.

Языковые нормы: составление текста документа. Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа — его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименование организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную — конкретную — информацию, содержащую изложение сути дела, а иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности — точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления — точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.

Существует специальная лексика, для которой характерно функционирование именно в деловой сфере и в специфических значениях, приближающих ее к терминологии (истец, ответчик и т.д.) Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер.

Первая - орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Ваш в качестве вежливого обращения к одному лицу.

Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе — от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица — безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа «Министерство считает возможным...»); в приказах («Приказываю:») или заявлениях («Прошу...») употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа («Напоминаем, что...») — тем самым он выступает как представитель организации, ее части.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Использование сокращений, официальных наименований  и перечислений

 

К стандартным аспектам языка делового письма относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться словарем сокращений.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения.

В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:

• почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.);
• наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.);
• названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.);
• слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);
• денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.);
• текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.).

Примеры стандартизированных сокращений:

т. е. — то есть (после перечисления)  
и т. д. — и так далее (после перечисления)  
и т. п. — и тому подобное (после перечисления)  
и др. — и другие (после перечисления)  
и пр. — и прочие (после перечисления)  
см. — смотри (при ссылке, например, на другую часть сочинения)  
Ф. И. О. и ф. и. о. — фамилия, имя, отчество 

Точку после сокращенного представления слова обычно ставят, если слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не сокращенной форме, например: г.— год, но КПД.

Точка не ставится при обозначении стандартных физических величин: м, мм, кг и т. п. Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий

АООТ — акционерное общество открытого типа

АОЗТ — акционерное общество закрытого типа

ОАО — открытое акционерное общество

ЗАО — закрытое акционерное общество

ООО — общество с ограниченной ответственностью

ТОО — товарищество с ограниченной ответственностью

ГП — государственное предприятие

МП — муниципальное предприятие

ЧП — частное предприятие

ИЧП — индивидуальное частное предприятие

СП — совместное предприятие

НПО — научно-производственное объединение

ОО — общественное объединение

Некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают: а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро)Глубокое, г. (город) Орел; б) после числительных, например, 8

тыс. (тысяч) станков, 10 млн.(миллионов) рублей.

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте

непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов,

инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения строчными (НИИСтройдормаш — Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).  С прописной буквы пишутся сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет.