Организация работы с документами

2.3 Документопоток документов    ОАО «ЮТК»

Документооборот ОАО «ЮТК» характеризуется следующими документопотоками:

Входящих документов составляют: документы вышестоящих организаций (постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения); документы подведомственных организации, присылающих первичную отчетно- учетную документацию; документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий.

Исходящих (отправляемых) документов относятся ответные письма, излагающие согласие, отказ, подтверждение на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

  Внутренние  документам относятся распорядительные документы, служебные записки, акты, справки, планы, отчеты, положения, инструкции и др.

Внутренние  и исходящие документы подразделяются на подготовленные во исполнение поручений (промежуточные и итоговые документы) и созданные в инициативном порядке (инициативные документы).

Первичная обработка  и регистрация входящей и отправка исходящей корреспонденции ОАО  «ЮТК», осуществляются централизованно  Администрации хозяйственного отдела  (АХО).

Исходящую корреспонденцию  руководителей отделов и служб  Администрации отправляет АХО, а  регистрация производится в отделах (службах).

Документы, поступившие  в Администрацию ОАО «ЮТК»и его структурные подразделения, принадлежат ОАО «ЮТК»и хранятся в делах .

Подлинники  таких документов не подлежат передаче в системные и сторонние организации, физическим лицам, за исключением подлинников документов, поступивших не по принадлежности.

Входящие, исходящие  и внутренние документы, а также резолюции  регистрируются в корпоративной автоматизированной системе управления документами ( КАСУД) путем внесения регистрационных данных в электронную регистрационную карточку .При этом входящие, исходящие и внутренние документы сканируются, и их электронные образы присоединяются к регистрационной карточке.

Информация  о зарегистрированных документах и  резолюциях, исполнении документов и  поручений хранится в базе данных автоматизированной системы не менее пяти лет.

Порядок автоматизированной регистрации и сканирования устанавливается Регламентом работы КАСУД.

Для оперативного поиска и удобства идентификации  документа регистрация документа  производится с соблюдением принципа однократности, то есть документ регистрируется один раз, независимо от прохождения документом в ходе исполнения нескольких подразделений.

Поступающие документы, как правило, регистрируются в день поступления или не позднее следующего рабочего дня, отправляемые – в день передачи на отправку или не позднее  следующего рабочего дня.

Регистрация внутренних и исходящих документов производится после их подписания или утверждения (в день подписания или утверждения). Регистрационный номер протокола, акта печатается при подготовке проекта документа.

КАСУД построена  на корпоративной вычислительной сети, объединяющей компьютеры работников Администрации и структурных подразделений ОАО «ЮТК», и корпоративной электронной почте. Она включает в себя единую базу данных всех документов, поступивших в Администрацию и структурные подразделения от внешних корреспондентов, внутренних, с историей их движения и результатами исполнения, и исходящих документов.

Регистрация и  ввод в КАСУД электронных образов, поступивших и созданных документов, осуществляется работниками служб  ДОУ Администрации и подразделений и авторами проектов документов, включенными в сеть КАСУД.

Передача электронных  документов между отделами, службами администрации и  структурными подразделениями осуществляется, как правило, по каналам КАСУД путем отправки сообщений (уведомления или поручения) руководителями, делопроизводителями, или исполнителями. Факт передачи документов автоматически фиксируется в регистрационно-учетных формах  (электронных регистрационных карточках, журналах).

 Все действия  пользователей КАСУД протоколируются и подтверждаются электронно-цифровой подписью пользователя. Документы, подписанные электронно-цифровой подписью, в ОАО «ЮТК» имеют статус равный документам, подписанным автором собственноручно. Получатель сообщения обязан проверить наличие электронно-цифровой подписью его автора.

Передача  бумажных экземпляров документов производится под роспись в реестрах, журналах.

2.4 Контроль исполнения документов и поручений ОАО «ЮТК».

Контролю  подлежат все зарегистрированные и  требующие исполнения документы  и поручения.

Контроль по исполнения осуществляется непосредственно  руководителем, давшим поручение или подписавшим документ, содержащий поручение.

Контроль за сроками исполнения осуществляется: АХО – поручений генерального директора; секретари - поручений заместителя генерального директора;  делопроизводители подразделений - поручений руководителей подразделений.

Контроль исполнения документов и поручений осуществляется с помощью регистрационных данных КАСУД.

Пользователи  системы, осуществляющие контроль исполнения, ежедневно ведут работу по документам и поручениям, находящимся на контроле: обеспечивают ввод в систему необходимых данных о документах и поручениях; создают отчеты о состоянии исполнения документов.

Документы ставятся на контроль с особой отметкой. При этом на документе делаются следующие отметки о контроле: в АХО Администрации – оттиски штампов «Контроль АХО» (на корреспонденции генерального директора); секретарями заместителей генерального директора – пометка «Контроль»; в подразделениях – оттиск штампа «Контроль» или проставляемая руководителем рукописным способом буква «К» (слово «Контроль»).

Срок исполнения поручения (плановая конечная дата) проставляется  в соответствии с резолюцией непосредственного руководителя.

Предварительная проверка исполнения поручений осуществляется до истечения сроков исполнения в следующем порядке: поручений последующих месяцев года – в течение предыдущего месяца; поручений текущей недели – в начале недели; поручений с отметкой об особой срочности их исполнения («срочно», «весьма срочно», «незамедлительно») – ежедневно.

На этапе  предварительной проверки по документам и поручениям, находящимся на контроле, контроллер направляет исполнителям напоминания о приближении установленного срока исполнения.

В последний  день срока исполнения (в случае если ответственный исполнитель не принял меры по завершению исполнения поручения) контроллер направляет в адрес ответственного исполнителя «Уведомление» об истечении срока.

Порядок направления  и формы «Напоминаний» и «Уведомлений»  определяются АХО.

Решение о снятии поручения или документа с  контроля, а также направлении  документа в дело принимается  контроллером на основании итогового  документа, подготовленного во исполнение поручения.

Решения о продлении  сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях и документах, принимаются руководителем, давшим поручение.

Для снятия с  контроля исполненного документа непосредственные исполнители или делопроизводители в отчете об исполнении поручения в КАСУД указывают номер ответа или другого документа (докладная записка, справка о результатах исполнения и др.), зарегистрированного в одном из журналов КАСУД, свидетельствующего об исполнении поручения. Документы представляются в день их регистрации.

Снятие поручений  и документов с контроля производится также при документированном подтверждении их исполнения и при наличии на итоговом документе ссылки на дату и регистрационный номер поручения (документа), во исполнение которого подготовлен итоговый документ.

Делопроизводители на основании данных, имеющихся в КАСУД, не реже одного раза в неделю представляют непосредственным руководителям информацию о состоянии исполнительской по документам, находящимся на исполнении в структурном подразделении. Информация должна содержать сведения, в частности, о неисполненных, просроченных и исполненных не в установленный срок поручениях и документах.

Делопроизводители еженедельно представляют соответствующим  руководителями сведения об исполнении документов с поручениями генерального директора его заместителей и руководителей подразделений.

АХО еженедельно  готовит информацию о состоянии  исполнительной в ОАО «ЮТК» и представляет ее генеральному директору для  принятия соответствующих мер.

 

 

 

 

3 РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО   СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Создание и  внедрение системы автоматизации  делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей.

В области  обработки документов: обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения; создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

В области контроля за исполнительской дисциплиной: обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

В области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Внедрение программной  системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели: единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; объединение потоков электронных документов между подразделениями организации; использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.; обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Система «ДЕЛО»

Система автоматизации  делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций [10].

Система обеспечивает выполнение следующих операций: отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений; единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан; ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним; направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей; пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций; регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов; осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов; объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам; выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы; ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов; получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству; получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства; хранение электронных образов документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела; протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями. В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.