Организация работы с документами

Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно  экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Документы, предназначенные для  отправки, принимаются экспедицией  полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров  количеству адресатов. Неоформленные  или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник  экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ.

Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в  которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях[6].

С помощью средств электрической  связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств [4].

1.7 Формирование и текущее хранение дел

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие  формирования  дел как группирование  исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела[2].

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов. Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в Инструкции по ДОУ организации.

Согласно положению ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта.

В крупных организациях эту функцию  осуществляет канцелярия. Допускается  децентрализованное формирование дел при территориальной разобщенности структурных подразделений и в особых случаях, связанных со спецификой деятельности организации. В таких подразделениях группировку документов в дела, а также оформление и описание дел перед сдачей в архив должны выполнять секретари подразделений.

Работа по формированию дел состоит  из следующих операций: распределение  и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные  документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные  в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и положению ГСДОУ. В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

В дело должны подшиваться документы  по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного  и временного срока хранения следует  группировать в отдельные дела. В дела группируются документы одного календарного года.

Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома. Небольшие приложения подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся.

Документы внутри дела следует располагать в хронологической  и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения).

Поручения вышестоящих  органов, в частности, группируются в дела по направлениям деятельности организации, а внутри дел документы располагают в хронологическом порядке.

Распорядительные  документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида – в хронологическом порядке.

Приказы по кадрам группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Протоколы располагают в дела в хронологической  последовательности и по номерам. Внутри группы документов, относящихся к одному вопросу (тех же протоколов), производится систематизация в последовательности решения вопросов: сначала подшивается инициативный документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу.

Переписка систематизируется  в хронологической и логической последовательности: документ – ответ помещается за документом-запросом.

Если документ-ответ  будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу  – запросу. Справки и докладные записки на имя руководителей организации помещаются в соответствующие дела канцелярии или секретаря-референта.

Протоколы совещаний  у руководителя структурных подразделений, справки, докладные записки на их имя помещаются в делах структурных  подразделений.

Документы в личных делах сотрудников организации размещают в такой последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу: анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Методическое  руководство и контроль за правильностью  формирования  дел в структурных  подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря-референта.

2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ОАО«ЮТК»

2.1 История создания ОАО «ЮТК»

Самые первые факты летописи астраханской связи относятся к 1884 году. Именно тогда была установлена телеграфная связь с Царицыным и зазвонили первые двенадцать астраханских телефонов.

Предшественником ОАО  «Связьинформ» было созданное в 1943 году Астраханское областное управление связи. В 1967 году оно было преобразовано в Астраханское областное производственно-техническое управление связи (ОПТУС), а в 1991 году - в государственное предприятие связи и информатики «Россвязьинформ» Астраханской области (ГПСИ).

В ходе структурной  перестройки из состава ГПСИ вышли  в качестве самостоятельных предприятий  Фельдсвязь, Спецсвязь, Роспечать, Государственная  инспекция электросвязи, областной радиотелевизионный передающий центр и структурные подразделения почтовой связи.

24 ноября 1993 года  в результате приватизации было  создано акционерное общество  открытого типа «Связьинформ» Астраханской области. В течение последующего времени оно существовало как зависимое общество холдинга «Связьинвест». После акционирования производственная база предприятия сделала значительный рывок вперед в качественном отношении. Декадно-шаговые АТС в 1995 году были полностью выведены из эксплуатации, их заменили станции цифрового типа. В настоящее время городские телефонные сети располагают координатными, электронными и квазиэлектронными АТС. До 1999 года на сельских телефонных сетях использовались исключительно координатные станции.

Сегодня же в районах области установлено 10 цифровых АТС.

В 1994 году в Астрахани  начала работать комбинированная АМТС типа EWSD производства немецкой корпорации «Siemens». К настоящему времени станция насчитывает 12 выносных концентраторов. В 1997 году в Астрахани была запущена электронная станция типа SDX-100 корейского производства –«Samsung».

2001 год вошел  в историю предприятия как поворотный к новому пути развития. 5 декабря акционеры компании на своём внеочередном собрании большинством голосов одобрили вхождение ОАО «Связьинформ» Астраханской области в объединенную компанию связи Юга России путём присоединения к ОАО «Южная телекоммуникационная компания».

С 1 ноября 2002 года предприятие стало региональным филиалом ОАО «Южная телекоммуникационная компания».

Открытое акционерное  общество «Южная телекоммуникационная компания», расположенного по адресу: 350000 г. Краснодар, ул. Карасунская, 66, и зарегистрированного в едином государственном реестре юридических лиц № 186 П от 20мая 1994г., создан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными нормативными актами Российской Федерации и Уставом ОАО «ЮТК».

Открытое  акционерное  общество «Южная телекоммуникационная компания», далее именуемый «Филиал», создан на основании решения Совета директоров.

Место нахождения : 414000, Астраханская обл., г. Астрахань, пер. Театральный, 7/8.

Филиал является обособленным подразделением , расположенным вне места нахождения и осуществляющим функции ОАО «ЮТК», в том числе функции представительства, в соответствии с настоящим Положением. Филиал не является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность от имени ОАО «ЮТК», в лице директора Филиала.

Ответственность за деятельность Филиала несет ОАО «ЮТК». На имущество, переданное Филиалу, может обращаться взыскание по долгам ОАО «ЮТК».

Филиал имеет  собственную круглую печать и угловой штамп с наименованиями ОАО «ЮТК» и Филиала, а также фирменные бланки с символикой ОАО «ЮТК».

Филиал  имеет расчетные и иные счета  в банковских учреждениях по месту  нахождения Филиала.

Структурное подразделение  Филиала имеет собственную круглую печать и угловой штамп с наименованиями ОАО «ЮТК», Филиала и структурного подразделения, а также фирменные бланки с символикой ОАО «ЮТК».

Схема расположения организационной структура производства Астраханской области ОАО «ЮТК» приведены в приложении А.

2.2 Функции, цели и виды деятельности ОАО «ЮТК»

Филиал предоставляет  услуги связи и обеспечивает эксплуатацию технических средств связи в соответствии с существующими нормами и правилами, утвержденными в установленном порядке и действующими на единой сети электросвязи Российской Федерации.

В своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Уставом ОАО «ЮТК», настоящим Положением, решениями органов ОАО «ЮТК».

Функции: развитие телекоммуникационной сети для обеспечения передачи информации различного вида (голосовая, данные и другие); внедрение новых технологий связи; организация и ведения расчетов, в т.ч. прием платежей от населения и организаций за услуги связи; рассмотрение предложений, заявлений и жалоб пользователей услуг связи, разработка и проведение мероприятий по устранению причин их возникновения; организация и ведение делопроизводства; ведение бухгалтерского и налогового учета; организация работы по присоединению к сети связи пользования и межсетевому взаимодействию с операторами сетей электросвязи, имеющими лицензию на предоставление услуг связи на территории деятельности филиала, включая подготовку технических условий на присоединение и размещение оборудования, заключение договоров о присоединении и других сопутствующих договоров ведение взаиморасчетов в рамках заключенных договором; обеспечение мероприятий охраны труда, техники безопасности при эксплуатации средств связи, противопожарной безопасности, гражданской защиты, в том числе в условия чрезвычайных ситуаций.

Целью Общества является извлечение прибыли . Основными видами деятельности Общества являются: развитие и эксплуатация средств электросвязи; предоставление услуг местной и внутризоновой телефонной связи; предоставление услуг междугородной и международной телефонной связи; предоставление услуг телеграфной связи, услуг передачи данных (в т.ч. Интернет); предоставление в аренду физических цепей, каналов и трактов связи, включая каналы вещания; трансляция звуковых программ по сети проводного вещания; предоставление услуг персонального радиовызова; предоставление услуг сотовой радиотелефонной связи; предоставление услуг подвижной радиосвязи (типа "Алтай"); предоставление услуг радиально-зоновой сети (транкинг); предоставление услуг интеллектуальной сети связи; предоставление услуг эфирного и кабельного телевидения трансляции визионных, звуковых программ и передача дополнительной информации; осуществление спутниковой связи; выполнение работ по поверке средств измерений; производство телепрограмм; Обладая общей правоспособностью, Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых иных видов деятельности, не запрещенных федеральными законами. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).