Организация работы с документами. Понятие «документооборот», его анализ и основные этапы

                                          А.В. Войтову

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 

10 марта 2011 г.

 

О выдаче спецодежды

 

В связи с производственной необходимостью прошу выдать сотрудникам цеха №2 Петрову Сергею Ильичу и Минаеву Гаврилу Петровичу комплекты спецодежды № 1.

 

 

    Начальник  цеха № 2                                        А.С. Соколов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Основные понятия и определения, используемые в области документирования управленческой деятельности. Приведите 10-15 определений.

 Документированием в стандарте называется запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Правила документирования – это требования и нормы, устанавливающие  порядок документирования. Официальные  документы должны быть оформлены  в соответствии с закрепленными  на государственном уровне требованиями. Документ состоит из реквизитов обязательных элементов оформления официального документа. Требования к составу реквизитов документов и их оформлению установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Новый стандарт не делает исключений для каких-либо структур в зависимости от их организационно-правовой формы и вида деятельности. Положения стандарта распространяются на все без исключения организации.

Документирование это совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Деятельность каждого  учреждения осуществляется в соответствии с задачами, поставленными перед  ним его Положением. В процессе осуществления этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные документы, которые отражают деятельность учреждения.

Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ;

Поступивший документ - документ, поступивший в учреждение.

Делопроизводство; Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ; Документированная  информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Индивидуальный срок исполнения документа -срок исполнения документа, установленный организационно - распорядительным документом организации или резолюцией определения.

Исходящий документ; отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Носитель документированной  информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. 
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Табель унифицированных  форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Унифицированная система  документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, организации, фирмы как носители информации, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных  сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается и закрепляется в нем.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством документов:

- планирование - посредством подготовки различных планов;

- учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и    оперативно-технической документации;

- руководство - изданием распорядительных документов;

- инструктирование - в виде инструкций, методических указаний;

- контроль - путем сбора сведений в письменном виде.

Таким образом, документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

 

5. Составьте и оформите распоряжение, необходимое в данной управленческой ситуации:

В Целях повышения  профессиональных знаний рабочих Открытого  акционерного общества «РОСТСЕЛЬМАШ»  директор по персоналу Д.В. Жуков  подписал распоряжение о премировании рабочих ОАО «РОСТСЕЛЬМАШ»,  прошедших  обучение в постоянно действующей  школе рабочих профессий (ШРП). Предложил выплатить премию рабочим Общества, прошедшим обучение в ШРП и успешно сдавшим квалификационный экзамен; главному бухгалтеру Н.В. Кнотько выплату премии в сумме 7500 рублей произвести из бюджета Учебного центра на подготовку персонала, согласно протоколу заседания тарифно-квалификационной комиссии Общества.

Контроль за исполнением  распоряжения возложить на заместителя  директора по персоналу Е.Д.Чувакину.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ  ОБЩЕСТВО

«РОСТСЕЛЬМАШ»

(ОАО «РОСТСЕЛЬМАШ»)

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«12» октября 2012 г.           №70/Д-р                

г. Ростов-на-Дону

 

О премировании рабочих Общества

 

В целях повышения  профессиональных знаний рабочих Общества и по результатам обучения в постоянно действующей школе рабочих профессии (ШРП):

1.Выплатить премию рабочим Общества прошедшим обучение в постоянно действующей школе рабочих профессий (ШРП) и успешно сдавшим квалификационный экзамен.

2.Главному бухгалтеру Н.В. Кнотько произвести выплату премии работникам в сумме 7500 рублей из бюджета Учебного центра на подготовку персонала, согласно протоколу заседания тарифно-квалификационной комиссии Общества.

3.Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по персоналу Е.Д. Чувакину.

4.Ознакомить с настоящим распоряжением всех причастных.

 

 

 

Директор по персоналу                     Д.В. Жуков

 

 

Разослать: рабочим Общества прошедшим обучение в ШРП, главному бухгалтеру Н.В. Кнотько, зам.директора по персоналу Е.Д. Чувакину

 

Жиркова Ольга Юрьевна 259 45 20

Литература:

1. "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом)

2. "Справочник по делопроизводству" (Межуева Т.Н.) ("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2011)

3. "Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ" (Захаркина О.И.) ("Омега-Л", 2007)

4. Статья: Особенности оформления отдельных кадровых документов ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2007, № 1)

5. Делопроизводство в вопросах и ответах М.В. Ватолина Ростов-на-Дону «Феникс» 2010г.

6. Делопроизводство образцы документов  с комментариями 2-е издание  Издательство ОМЕГА-Л Москва, 2006

7. ГОСТ Р 6.30-2003