Организация работы с документами. Понятие «документооборот», его анализ и основные этапы

Содержание:

1. Организация работы с документами. Понятие «документооборот», его анализ и основные этапы………………………………………………………....3

2.  Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрацинный номер и дату документа»…………......................................................................................6

3.    Информационно-справочные документы – служебная записка. Составьте конкретный пример……………………………………………………………...10

4. Основные понятия и определения, используемые в области документирования управленческой деятельности. Приведите 10-15 определений…………………………………………………………………….. 13

5. Составьте и оформите распоряжение, необходимое в данной управленческой ситуации:

Литература……………………………………………………………………….19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация работы с документами. Понятие «документооборот», его анализ и основные этапы Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот - неотъемлемая часть  документационного обеспечения  любой системы управления от отрасли  до отдельного учреждения, организации  или предприятия.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения, так как движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).

Специальный раздел ГСДОУ «Организация работы с документами» устанавливает  принципы и порядок организации  документооборота учреждения, построение информационно - поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче на хранение.

В документационном обеспечении  учреждения (предприятия) можно выделить три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. В этой технологической цепочке  выделяют следующие основные этапы:

- прием  и первичная обработка  документов;

- предварительное рассмотрение  и распределение документов;

- регистрация;

- рациональное движение документов  внутри организации;

- исполнение документов (составление);

- контроль за исполнением;

- обработка исполненных  и отправляемых документов.

Основу правильной организации  работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками  предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого  работника, в то же время исключает  дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.

Одной из функций управления является создание документов и их использование в производстве. Обработкой, хранением, организацией и использованием документной информации в системе управления занимаются профессионалы, специалисты служб документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольших организациях и фирмах - секретари.

Для установления единого  порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30-2003) и правила работы с ними.

Кроме того, ГСДОУ рекомендует  закреплять порядок прохождения  документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Основные цели исследования документопотоков организации:

- повышение эффективности управленческой деятельности;

- ускорение движения документов в организации;

- уменьшение трудоемкости обработки документов.

Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются: создание унифицированных систем документов; унификация текстов документов; построение информационно - поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрацинный номер и дату документа».

Реквизит – «Дата документа».

Датой документа является:

- дата его подписания (распорядительные документы, письма, заявления, докладные, оббъяснительные записки);

- дата события, зафиксированного  в документе (протокол, акт);

- дата утверждения  (положение,инструкция,план,отчет).

Документы, изданные совместно  с другими организациями, должны иметь соответствующие номера и  единую дату.

Стандартом допускается три способа проставления даты (таблица 1).

Таблица 1

Способы оформления даты в документах

№ п/п	Название способа проставления даты	Пример проставления	Виды документов, в  которых используется способ проставления даты
1.	Цифровой	17.09.2012	Распорядительные документы, информационно-справочные документы
2.	Словесно-цифровой	07 августа 2012 г.	Уставы, положения, инструкции, постановления, приказы, распоряжения вышестоящих организаций
3.	Европейский	2012.09.20	По усмотрению организаций

 

Цифровой способ оформления даты предполагает оформление даты арабскими  цифрами в последовательности: день месяца (от 01 до 31), месяца (от 01 до 12), год четырьмя цифрами.

Словесно-цифровой способ – это дата, состоящая из дня  месяца, оформленного арабскими цифрами (от 01 до 31); месяца, оформленного словом; года, оформленного четырьмя арабскими цифрами и буквой «г» с точкой.

Европейский способ оформления даты – это цифровой способ «наоборот», начинающийся с оформления года, состоящего из четырех цифр, затем – месяца и дня месяца, состоящих из двузначного числа.

Дата документа проставляется  должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ. Поэтому при подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется от руки лицом, подписывающим документ. Допускается проставлять дату подписания или утверждения документа работником службы документационного обеспечения управления, регистрирующего документ, при условии, что регистрация и датирование документв осуществляется в день его подписания или утверждения.

Место проставления даты – под наименованием вида документа  от границы левого поля.

Реквизит «Регистрационный номер документа».

Регистрационный номер  документа состоит из различных  элементов в зависимости от вида документа.

Место проставления номера в документе:

- под наименованием вида документа  справа при продольном расположении  реквизитов;

- рядом с датой – при угловом расположении реквизитов.

В ГОСТ Р 6.30-2003 закреплено несколько  вариантов оформления номера документов, что отражено в таблице 1.2.

 

 

 

 

Таблица 1.2

Варианты оформления регистрационного номера в документах

№ п/п	Наименование вида документа	Пример оформления регистрационного номера	Расшифровка элементов  регистрационного номера
1.	Распорядительные документы, акты, протоколы	№3	Порядковый номер в  течение календарного (учебного) года
2.	Некоторые группы распорядительных документов	№2516-л/с №245-а	Порядковый номер приказа  по личному составу. Порядковый номер административного приказа
3.	Исходящие письма	2456/05-12	2456 – порядковый номер  письма; 05 – индекс структурного  подразделения; 12 – порядковый номер  дела по номенклатуре дел структурного подразделения
4.	Документы, составленные совместно двумя организациями	245/54	Регистрационные номера документа каждой из этих организаций, проставленные через косую черту, в порядке указания авторов в  документе

 

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа имеет  место в бланках писем и  оформляется только в письмах-ответах. Это реквизит, который появился относительно недавно и связан с необходимостью упрощения текста письма, акцентирования внимания на его содержании. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текста письма выражения типа «На Ваше письмо от..№..сообщаем..» и т.п.

Номер и дата, на которые  ссылаются в отвеном письме, переносятся  с поступившего документа. Этот реквизит имеет место в бланках писем под датой и номером документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Информационно-справочные документы – служебная записка. Составьте конкретный пример.

Документы информационно-справочной системы не содержат поручений, не обязывают  выполнять поручения, а лишь сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.

К информационно-справочным документам относятся:

Докладная, объяснительная и служебная записка, служебное  письмо, справка, акт, заявление, телефонограмма.

Служебная записка.

Служебная записка - форма  внутренней деловой переписки между  подразделениями организации или  должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может  иметь информационный, отчетный или  инициативный характер.

В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица (по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и т.д.). Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю.

Текст служебной записки  обычно оформляется на бумаге формата  А4 и составляется из двух частей: в  первой излагаются факты, послужившие  поводом ее написания; во второй делаются выводы и даются предложения по поставленному  вопросу.

Обязательными реквизитами  служебной записки являются:

- наименование структурного  подразделения;

- наименование вида  документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- заголовок к тексту;

- адресат;

- подпись.

Служебную записку подписывает  руководитель подразделения или должностное лицо. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 Начальнику отдела

материально-технического обеспечения