Организация документов и дел РФ

образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

– архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов,

образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи,

_рода;

– объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи — однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др., а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по  одному или  нескольким

признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому,

хронологическому и другим).

 

Глава 2. Комплектование АФ РФ

2.1. Классификация документов Архивного фонда РФ

 

Под классификацией документов Архивного фонда РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам.

Классификация – это основа организации Архивного фонда  РФ. Классификация документов Архивного  фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учётом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах[6]:

- Архивного фонда в целом;

- государственного архива;

- архивного фонда.

Классификация документов Архивного  фонда РФ строится на основе следующих  признаков:

- по формам собственности;

- историческим периодам;

- видам носителей информации, способам и технике закрепления информации;

- срокам хранения и др.

Классификация документов Архивного  фонда РФ предполагает их научную  группировку с целью правильного  распределения по государственным  архивам.

По формам собственности  документы классифицируются на документы  федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной  собственности.

По историческим эпохам. В современных российских государственных  архивах исторически сложилось  деление всех документов Архивного  фонда РФ на документы периода  до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные  и советские).

Документами советской эпохи  считаются документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду.

При классификации документов учреждений фондообразователей, которые существовали до и после революции (заводы, фабрики, банки, научные и культурные учреждения и др.), разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации, конфискации и реорганизации.

Документы личного происхождения  относятся к той или иной эпохе  в зависимости от их конкретного  содержания и хронологических рамок.

По видам, способам и технике  закрепления информации.

С учётом вида носителей, способов и технике закрепления информации архивные фонды и архивные документы  хранятся в общих и специализированных отделах общих архивов.

Например, специализированными  архивами являются Российский государственный  архив кино-фото документов (РГАКФД), Центральный государственный архив кино-фото документов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД Санкт-Петербурга), Центральный архив аудиовизуальной документации Москвы (ЦААДМ), хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий.

Фотодокументы Архивного  фонда Российской Федерации активно  используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных  и справочных изданий и др.

По срокам хранения.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных  архивах, музеях, библиотеках и  организациях Российской академии  наук;

2) временно - в государственных  органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в  течение установленных сроков, а  также в муниципальных архивах  в случае наделения органа  местного самоуправления муниципального  района или городского округа  отдельными государственными полномочиями  по хранению, комплектованию, учету  и использованию архивных документов, относящихся к государственной  собственности и находящихся  на территории муниципального  образования. 

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе  государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается  Правительством Российской Федерации.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках; 

2) временно - в органах  местного самоуправления, муниципальных  организациях и создаваемых ими  архивах в течение установленных  сроков.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, могут  храниться их собственниками или  владельцами самостоятельно или  могут быть переданы по договору на хранение в государственный или  муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия  хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами  с соблюдением норм Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

Установлены следующие сроки  временного хранения документов Архивного  фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации"):

 1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

 2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному  составу, записей нотариальных действий, по хозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской  документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео - и фотодокументов - 3 года.

Принадлежность документов к определённым отраслям государственной  и общественной деятельности.

Это признак применяется  для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных  архивов.

Пополнение АФ РФ идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения ее отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

Система мероприятий по комплектованию архива включает:

1. Определение источников комплектования

2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив

3. Подготовка документов и передача их на хранение в архив

Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного – 5 лет.

В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков.

Если обратиться к истории, то можно проследить динамику наших представлений об источниках комплектования архивов. Зародившееся в конце 50-х гг. XX в. деление организаций на источники и не источники комплектования архивов уточнялось на протяжении 60-80 гг., достигнув своего апогея в 1987 г., когда вышли в свет "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов" и "Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования архивов". В 90-е гг. прошлого столетия произошел качественный скачок в развитии наших представлений об источниках комплектования архивов. Можно говорить о новом понимании роли и места организаций в обществе (ранее - в системе государственного управления, прежде всего). Широкое понимание отраслей народного хозяйства и культуры, представленных государственными и негосударственными организациями, воплотилось в критерий "функционально-целевое назначение организации". В отличие от критерия "значение организации" он оценивает место, которое организация занимает по своему происхождению (или предназначению), а не значимость, которая изменчива и может быть присуща любой организации с точки зрения определенных параметров. Что это дало нам в отборе? Прием целого ряда документов, которые в прежней ситуации, т.е. по старым критериям, не были бы приняты в состав АФ РФ. По сути дела, теперь все виды организаций с точки зрения их рода деятельности - источники комплектования (но не все организации).

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации.

Определение источников комплектования предполагает:

1. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы
2. Анализ состава организаций и их документации
3. Установление форм приема документов от организаций,
4. отнесенных к числу источников комплектования.

При изучении организационных основ и структуры организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно - распорядительными нормативными и методическими документами. В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы.

В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу Архивного  фонда РФ;

1. соблюдения прав собственности на документы;
2. происхождения и территориальной принадлежности документов;

Государственные и муниципальные  архивы комплектуются документами  Архивного фонда РФ, образующимися  в процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан  и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в государственной или муниципальной  собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных  органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных  организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные  и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, поступают  в государственные и муниципальные  архивы, музеи, библиотеки, организации  Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.