Организация документов и дел РФ

Министерство образования  Сахалинской области 
Государственное бюджетное образовательное учреждение 
среднего профессионального образования 
«Сахалинский промышленно-экономический техникум»

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ АФ РФ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций

 

 

Исполнитель: 

Руководитель: 

Оценка: ___________

Руководитель:___________

Нормоконтроль____________

 

 

Южно-Сахалинск, 2012

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………….………3

 

Глава 1. Архивный фонд РФ……………………………………………..5

1.1. Понятие «архивный документ» и «архив»……………………....5

1.2. Организация документов  в государственных архивах РФ…….8

 

Глава 2. Порядок комплектования и использования документов АФ РФ ….12

2.1. Классификация документов Архивного фонда РФ…………………..12

 

Заключение………………………………………………………………………23

 

Список литературы……………………………………………………………..24

 

Введение

Архивы являются самой  ценной частью социальной памяти, так  как они долговечны, специально создаются  для хранения документов и концентрируют  информацию о наиболее глубинных  сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую  социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Одной из отличительных черт общественного сознания и научной  культуры нашего времени, связанных  с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину  исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и  ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции.

Первая функция - сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память.

Вторая функция - обновлять  эту память, то есть свежие документы  о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Эти три  или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые  происходят в стране, чтобы потом  можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас.

Третья функция - документы  должны быть объединены в справочно-поисковые  системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция, самая близкая всем гражданам  нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Цель курсовой работы является организация документов и дел АФ РФ.

Задачи курсовой работы состоят  в том, чтобы:

1. Ознакомится с комплектованием АФ РФ;
2. Рассмотреть организацию дел;
3. Изучить организацию документов и дел .АФ РФ

Предметом исследования данной работы является организация документов АФ РФ. Объектом исследования – предмет  комплектования.

Курсовая работа состоит  из введения, 2-х глав, заключения, и списка литературы.

В главе 1 даны общие понятия архива, организации документов в государственных АФ РФ. Глава 2 рассматривает классификацию документов, использование документов архива.

 

Глава 1. Архивный фонд РФ

1.1. Понятие «архивный документ» и «архив»

 

Архивный документ.

Вспомним, что подразумевают под  словом документ. Документ - это результат  закрепления информации о предметах  объективной действительности и  о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Есть и другие трактовки понятия  документ, например в ГОСТ 16487 - 83: «Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней  появляется надпись «Здесь был Вася» - это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Историкам  известно немало случаев, когда настенные  или даже наскальные надписи становились  ценным источником по истории культуры народов.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» 

Архивный документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый  или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или  собственника. Весь вопрос в том, для  кого он представляет ценность: если для  общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeioп и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский ЯЗЫК вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIП в., например в Генеральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».

В XVIП в. слово архив (ж. р. - архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVПI в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова» (М., 1870-1895. Т.I-40); «Архив графов Мордвиновых (СПб, 1901-1903. Т. 1-10); «Русский архив». Кроме того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т. е. архивохранилище.

В современной архивной терминологии социалистических стран (М.,: вып. 1-2, 1982, 1988) была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487 - 83 запрещал употреблять термин личный архив. ПОНЯТИЕ архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современной трактовке  архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников  и километрами стеллажей. Архивом  можно назвать скромную пока кучку  конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно  разделить на две группы: государственные  и ведомственные. Государственные  архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию  архивных документов в це-лях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Ведомственные архивы - структурные  подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и  организyющиe их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации

Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы.Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов. В архивоведческой литературе синонимами термина «организацию» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел. Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация - физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в  современном понимании предполагает единство двух процессов - классификации  и систематизации документов. Организация  документов и дел Архивного фонда  страны осуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда. Организация документов и дел  в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень  организации документов).

 

1.2. Организация документов  в государственных архивах РФ.

Государственные архивы России являются основными хранителями  и распорядителями Архивного  фонда Российской Федерации - исторически  сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы - это  специализированные государственные  учреждения, основное звено системы  учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной  части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами  государственных организаций и  передаваемыми им документами негосударственных  организаций и физических лиц; создают  и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и  информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими  лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной  власти и самостоятельное использование  архивных документов в интересах  укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной  информации.

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные архивы тем самым  участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении  архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов  информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов  являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их не фондовая организация .

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд. Признаками фондообразователя являются: его организационная (функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица — наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.

Разновидностями архивного фонда являются:

– архивный фонд организации, состоящий из документов,