Организация документооборота на предприятии

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

Исполнитель знакомится с документами вдень их получения. Для документов с длительными  сроками исполнения (не менее шести  месяцев) исполнитель намечает этапы  исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.

При решении  оперативных вопросов по телефону или  лично на исполненном документе  и в регистрационно-контрольной  форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:

Вопрос решен  по телефону 295 01 02 с нач. отдела № 4 Самойловым Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П. 2000.08.26. Личная подпись.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит  проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в  соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями;

После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию  и отправку.

По номенклатуре дел исполнитель определяет номер  дела, в которое должен быть направлен  документ, и проставляет отметку  о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о  согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и  после регистрации документа  организует его размножение (без  указания «копия»).

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

Все исполнители  в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

В ходе исполнения документа исполнитель имеет  право предлагать изменение срока  исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель должен иметь в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться стандартами на документацию, классификаторами технико-экономической и социальной информации, номенклатурой дел, информационными ресурсами (в рамках его компетенции), инструкцией по делопроизводству, справочниками, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т. д.

Исполнитель заводит  для документов папки с надписями  «Срочно», «На исполнение», «На доклад (подпись)», «На отправку» с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке «На исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов

При использовании  видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и вносит в базу данных необходимые сведения. Исполнитель несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.

 

2 Характеристика  структуры документопотока

 

Основополагающим  объектом исследования и совершенствования  в процессе управления документацией  является документопоток.

Документооборот как технологический процесс  делится на несколько частей –  потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Под документопотоком (потоком  документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы  движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник.

Документопотоки различают:

1. по направлению

- горизонтальные, связывающие организации  одного уровня управления;

- вертикальные (восходящие  и нисходящие), связывающие организации  различных уровней (центральный  офис фирмы).

Восходящие потоки –  это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций.

Нисходящие потоки –  это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным  организациям.

2. по отношению к управленческому объекту:
• поступающие;
• отправляемые;
• внутренние.

Поступающие в организацию документы образуют поток поступающей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

Поступающий документопоток складывается из: документов вышестоящих организаций (директивные указания, нормативные и методологические акты, они являются основным для руководителей в деятельности организации); документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, отчетные сведения о своей деятельности (финансовые отчеты, письма, акты и тд.); обращений граждан (заявление, предложение, жалобы). Поступающие документы образуют три направления движения: руководству организации; руководству структурных подразделений; специалистам.

Отправляемый документопоток состоит  из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Мотивы создания исходящих  документов диктуются направлениями  деятельности организации и ее информационными  запросами. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания и принятой технологии создания текста, регистрации и отправки документов.

Кроме того, в  организациях, как правило, циркулируют  документы, созданные в ней и  не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации (организационные, распорядительные, информационно-справочные, отчетные, плановые).. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей.

Соотношение потоков неравномерно. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который  зависит от состава и содержания документов, степени регламентации  функций руководителей и структурных  подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Основными управляемыми параметрами документопотока являются:

содержание  или функциональная принадлежность;

структура;

режим документопотока;

направление документопотока  и его объем.

Содержание  документопотока характеризуется  составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока  описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим документопотока  определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока  зависит от содержания конкретного  технологического звена обработки  документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой ДОУ  контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока  измеряется физическим количеством  документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. д.