Организация документооборота на предприятии

Тема  Организация документооборота на предприятии 

 

1 Понятие  документооборота и его основные  этапы 

Установление порядка  движения документов, или управление документацией организации заключается  в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

 Документооборот - это  движение документов с момента  их получения или создания  до завершения исполнения, отправки  адресату или сдачи их на  хранение.

Документооборот  можно  разделить на следующие этапы:

а) экспедиционная обработка  документов, поступающих в организацию;

б) предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

в) организация рационального  движения документов внутри организации;

г) экспедиционная обработка  исполненных и отправляемых документов.

Обработка корреспонденции  достаточно традиционна, как правило  не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Более предпочтительной считается  централизованная экспедиция, в которой  обрабатывается вся корреспонденция, — это позволяет повысить производительность труда, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов.

При такой организации  дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения создания полноценной информационно-поисковой системы и их учета этому же лицу должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях, оказавшимися в конкретном случае в роли курьера), так как цель первого этапа — зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.

Этому сотруднику для обработки должна передаваться вся корреспонденция независимо от адресата. Заказная и конфиденциальная корреспонденция также проходит экспедиционную обработку.

При необходимости  сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается (как и в документах, полученных по проводной связи) точное время их получения.

В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности.

При получении  корреспонденции прежде всего должны быть проверены правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов и наличие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту. Но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.

Не вскрываются  в экспедиции и передаются адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

в документе  не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

получена доплатная  корреспонденция;

полученный  документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) гриф «Лично» отсутствует.

На всех поступающих  документах проставляется регистрационный  штамп, включающий порядковый номер  поступления, дату поступления и  при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются  арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве — в течение месяца.

Если корреспонденция  не вскрывается, то регистрационный  штамп ставится на конвертах и  упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Экспедиционная  обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

б)   предварительное  рассмотрение документов в службе документационного  обеспечения

Основное значение данного  этапа — оперативное получение  документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Поэтому предварительное  рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные  обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

важность его содержания;

сложность и новизна поставленных вопросов;

    авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

реальная срочность  исполнения документа;

вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

При рассмотрении документов руководителю следует соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку документов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевременного и ответственного исполнения:

не задерживать  документы, а тем более не оставлять  их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (как исключение — на следующий день) возвращены. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время;

не принимать  лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций  — документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки  и регистрации;

служба ДОУ  должна быть уведомлена о том, кому документ определен на исполнение и  какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции (в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов);

при необходимости  использования документа в будущем  для руководителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов, однако стремление к созданию «архива» дополнительных копий проходящих через руководителя документов свидетельствует о его сомнении в эффективности работы службы ДОУ.

После введения в информационно-поисковую систему всех необходимых сведений о поступивших документах, т. е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового — первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

Обработка поступающих  документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.

Обработка телеграфных  и телефонных сообщений (телеграмм  и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной  корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

в) организация  рационального движения документов внутри организации

В целях оптимизации документопотоков целесообразно  установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление  ряда должностных лиц с одним  экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не предоставляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой  график может быть разработан для  ознакомления с текущей информацией  вместо подготовки и распространения  в организации различного рода типовых  приглашений на собрания, заседания  и другие мероприятия.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

г) обработка исполненных  и отправляемых документов

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.

Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающем подшивку обязательного  экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.

При сдаче документа  на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещен.

При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа.

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные  документы службой ДОУ должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки.

Экспедиционная  обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления  и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и  бандеролей должна производиться в  упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Исполнение  документов

При налаживании  системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их непосредственных исполнителей.