Организация документационного обеспечения управления предприятия

Структурное подразделение  имеет круглую печать, в праве иметь штампы и бланки со своим наименованием.

Целями деятельности подразделения являются:

- обеспечение сырьем вышестоящую  организацию;

- обеспечение выполнения  прогнозных показателей;

- осуществление расширения  прямых связей и взаимовыгодного  сотрудничества с предприятиями-поставщиками;

- обеспечение политики  в области качества и безопасности;

- организация разработки  и выполнение комплекса мер  по охране труда, техники безопасности, промышленной и пожарной безопасности, контроль и обеспечение выполнения  законодательных актов по этим  вопросам;

- организация сбыта продукции.

Предметом деятельности завода является производство этилового спирта из сброженных материалов, производство тепловой энергии самостоятельными котельными, хранение и складирование, теплосбережение.

Производятся и другие виды работ не противоречащие Уставу. Лицензируемые виды деятельности структурное  подразделение осуществляет только при наличии лицензии, выданной в  соответствии с действующим законодательством.

Трудовые отношения работников структурного подразделения регулируются действующим трудовым  законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными и рабочими инструкциями работников.

На структурном подразделении  «Лынтупский спиртзавод» документационное обеспечение управления осуществляется секретарем, который подчиняется непосредственно директору и выполняет следующие функции (установленные рабочей инструкцией Приложение Г):

- Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства на заводе;

- Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

Основными функциями секретаря являются:

- прием и первичная  обработка документов, поступающих на имя руководства,

- регистрация документов,

- машинописные работы,

- распределение телефонных  звонков,

- отправка документов,

- информационно-справочная  работа с документами;

- снабжение канцелярскими принадлежностями и выполнением многих других хозяйственных функций.

-   Сокращение документооборота, унификация форм документов.

-   Обеспечение единого  порядка документирования, организации  работы с документами,  создание  удобных поисковых систем, контроль за исполнением документов и подготовка дел к передаче на архивное хранение.

-   Разработка внутренних  нормативно-методических документов  по вопросам  документационного  обеспечения управления;

-   Осуществление контроля  за организацией документационного  обеспечения и методическое руководство  работой с документами в структурных  подразделениях завода;

-   Осуществление контроля  за  оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

-   Обеспечение экспедиционной  обработки, доставки, регистрации  документов и справочной работы  с ними;

-   Разработка номенклатуры  дел предприятия, обеспечение хранения дел;

- Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Юрисконсульт, входит в состав структуры предприятия, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам предприятия по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

    Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция на СП "Лынутпский спиртзавод" РУП "Витебский ликеро-водочный завод "Придвинье" разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь и утверждена директором.

 В структуру инструкции  по делопроизводству включены  следующие пункты:

1.  Общие положения. 

2.  Правила подготовки  и оформления документов.

3.  Требования к реквизитам  документов.

4.  Организация документооборота.

4.1.  Порядок приема, регистрации,  направления и рассмотрения входящей  корреспонденции.

4.2.  Порядок подготовки  и регистрации исходящих и  внутренних документов.

4.3.  Организация контроля  исполнения документов.

4.4.  Поисковая система  по документам.

4.5.  Составление номенклатуры  дел.

4.6.  Формирование и  оформление дел.

4.7.  Экспертиза ценности  документов.

4.8.  Передача дел в  архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2 Порядок работы  с входящей и исходящей корреспонденцией

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  на структурном подразделении «Лынтупский спиртзавод» осуществляется централизованно секретарем.

При первичной обработке  корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность  конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или  пересылает по назначению.

Конверты от поступающих  документов, в том числе писем  граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения  документа;

- при поступлении личных  или доплатных документов.

На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит  из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату.

Заканчивается первичная  обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь  затрудняется определить к какой категории она относится, для уточнения он обращается к руководителю.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их  содержания, на основании установленного в организации распределения  обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства  передаются документы, полученные от правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие  решения руководства. Остальные  документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

После рассмотрения документов  директор наносит   резолюцию  – распределяет поручения между  исполнителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии адресуются исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит этот документ на контроль и вносит данные в компьютерную базу или помечает в журнале.

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка  исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта  документа исполнителем;

- проверка правильности  оформления проекта документа  секретарем;

- согласование проекта  документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю  для регистрации.

Для регистрации исходящих  документов требуются следующие  данные:

-   порядковый номер  документа, включающий номер дела;

-   адресат (корреспондент);

-   краткое содержание  или заголовок;

-   отметка об исполнении (запись о решении вопроса,  номера документов-ответов);

-   исполнитель;

-   примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируется его номер и дата рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы  в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного  письма и единственный экземпляр  факса подшиваются в дело с  исходящей перепиской.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3 Роль профессионально подготовленных специалистов в службе документационного обеспечения управления

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны  человеческой жизни. Использование  новейших информационных технологий многократно  усиливает это влияние. Чтобы  реализовать свои потенциальные  возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек  должен обладать достаточно высоким  уровнем информационной культуры. Между  тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами  является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Особенно велика роль информации в процессе управления – на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и т.д. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и  времени. Поэтому организация эффективной  работы с документами, совершенствование  всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных  предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для  квалифицированной работы с документированной  информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов.

Специалисты по документоведению и документационному обеспечению  управления востребованы в любых  организациях - от сферы услуг до частных или государственных  производственных предприятий. В настоящее  время специалист в области документоведения - это «правая рука» руководителя на любых уровнях управления. Он играет ведущую роль в разработке и реализации долговременной стратегии  организации, в принятии управленческих решений. От его профессионализма и  компетенции складывается важнейшая  составляющая показателя успеха организации - ее имидж. Его миссия — обеспечить организационную и профессиональную гармоничность составляющих управленческого  процесса.

Специалисты в области  документоведения и документационного  обеспечения управления после получения  дополнительной квалификации по специальности  Управление персоналом нередко становятся руководителями отделов и служб  хозяйствующих субъектов, государственных  и муниципальных органах власти, возглавляют различные предприятия.

Специалист должен знать:

- тенденции развития информационно-документационного  обеспечения с применением новых  технологий;

- закономерности документообразования;

- системы хранения текущей  и ретроспективной документации;

- законодательные и нормативно-методические  материалы по документированию  и организации работы с документами;

- критерии и принципы  оценки ценности документов и  порядок определения сроков их  хранения;

- новейшие информационные  технологии;

- современные технические  средства управления;

- основы развития и  проектирования рациональных систем  документационного обеспечения  управления, методы и оценки эффективности  проектирования документационного  обеспечения управления.

Специалист должен уметь:

- разрабатывать организационные  и нормативно-методические документы  по документационному обеспечению  управления;

- составлять и оформлять  любые виды документов; • проектировать  унифицированные формы документов;

- проектировать унифицированные  системы документации, осуществлять  их внедрение и ведение в  условиях автоматизированных технологий;

- выявлять закономерности  изменения объема документооборота  и проектировать его рациональную  организацию;