Организация документационного обеспечения управления предприятия

Рассмотрим основные нормативные  документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

  Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

  Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

  Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

  Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

  Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

    Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

  Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

 При разработке бланков организационно-распорядительных документов необходимо учитывать требования Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», Закона Республики Беларусь «О государственных символах Республики Беларусь» и Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Систем организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Согласно установленным требованиям государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать на бланки для писем и общие бланки изображения Государственного герба Республики Беларусь; реквизиты бланка при этом должны быть продублированы на двух (белорусском и русском) языках. Бланки для писем негосударственных организаций также должны быть оформлены на двух языках, общие бланки – на одном либо двух языках по выбору организации.

Альбом предназначен для  работников аппарата управления, специалистов службы документационного обеспечения  управления (ДОУ), всех, кто занят  подготовкой и оформление документов в организациях независимо от форм собственности.

Любая организация должна иметь альбом форм организационно-распорядительной документации.

Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы  документации Республики Беларусь. Систем организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» распространяются на организационно-распорядительные документы (далее - документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Настоящий стандарт устанавливает  состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к  бланкам документов. 

 

 

 

   

   .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

3 Организация документооборота

3.1 Понятие документооборота и его характеристики

Документооборот является составной  частью ДОУ, цель которого – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее  созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит  от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели, поиск необходимой информации, выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения.

Документооборот - это движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки  документов.

Документы, поступающие в  организацию, в том числе созданные  с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп.

Документы с грифом «лично»  или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

После этого входящие документы  передаются конкретным исполнителям.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена на предприятии  как самостоятельным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел, секретариат), так и отдельным  сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих  документов уничтожаются за исключением  тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения  документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:  направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в  структурные подразделения или  конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия  и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в  день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими  подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление  и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана  проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров  количеству адресатов и т.д. Неправильно  оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается  работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в  день регистрации.

Внутренние документы  предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия  для выработки мер по совершенствованию  работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Пути совершенствования организации документооборота

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных  требований к текстам, а также  использованием бездокументных связей.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом  упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

Состав унифицированных  форм закрепляется в таблице документов, который утверждается руководителем  и имеет нормативный характер.

Другое направление  сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов текстов заключаются в следующем:

- уменьшение различных  преамбул, не несущих полезной  информции (особенно это положение относится к распорядительным документам – приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации либо чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов.);

- исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам.

Качество документа включает в себя и требование к изложению  содержания: применение унифицированных  текстов, четкая структура, ясность  формулировок, реальность сроков исполнения.

Следующее направление сокращения документооборота – уменьшение физического  размера документа.

При переписке необходимо применять стандартные бланки, которые  экономят примерно 1/5 часть площади  листа, желательно использовать также  бланки формата А5.

Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями.

Объемные документы справочного  характера и долговременного  пользования следует изготовлять  с заменяемыми страницами, что  позволит при внесении изменений  не перепечатывать весь документ.

Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное – удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная  форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать  достаточно места для размещения нужной информации.

В наши дни стоит задача, которая уже решается и позволяет определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Осуществление документационного обеспечения управления на структурном подразделении «Лынтупский спиртзавод»

4.1 Задачи, функции и структура структурного подразделения «Лынутпский спиртзавод»

Структурное подразделение  «Лынтупский спиртзавод» (СП «Лынтупский спиртзавод») является структурным подразделением Республиканского унитарного предприятия «Витебский ликеро-водочный завод «Придвинье» права и обязанности, которого определяются Уставом предприятия и положением о структурном подразделении (Приложение А и Б). Оно не имеет отдельного баланса и не является юридическим лицом, а наделено имуществом, принадлежащим вышестоящему предприятию на праве хозяйственного ведения.

СП «Лынтупский спиртзавод» возглавляется директором, действующим на основании доверенности (Приложение В), выданной вышестоящей организацией, подчиняющийся генеральному директору РУП «Витебский ликеро-водочный завод «Придвинье».