Организация архивного фонда российской федерации

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных  архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.  

Особому учёту  подлежат особо ценные и уникальные документы.

Учёт особо  ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, и описям особо ценных дел.

Для учёта уникальных документов создан Государственный  архив уникальных документов Архивного  фонда РФ. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своём роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего человечества.  

Уникальному документу  присваивается регистрационный  номер в Государственном реестре  уникальных документов, первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру и подлежат вечному хранению в службе Государственного реестра.

Таким образом, комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

 

2.3 Использование  документов архива

 

Документы Архивного фонда РФ и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и  организаций или в частной  собственности осуществляется только с согласия собственника.

Порядок использования  документов Архивного фонда РФ установлен Федеральным архивным агентством в  соответствии с Федеральным законом  "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом РФ „О государственной тайне“, другими федеральными законами и нормативными актами Президента и Правительства РФ, касающиеся информации, информационного обеспечения и обмена, а также законами и нормативными актами субъектов РФ.

Основными формами использования документов являются:

- информационное  обеспечение органов государственной  власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных  и общественных организаций, объединений,  граждан в соответствии с их  запросами; 

- инициативное  информирование органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений;

- исполнение  запросов в целях обеспечения  прав и законных интересов  граждан; 

предоставление  документов пользователям для исследований в читальном зале;

- организация  и проведение информационных  мероприятий в научных и культурно-просветительских  целях; 

- использование  документов в средствах массовой  информации;

- выдача подлинных  документов и дел во временное  пользование; 

- публикация документов в различных формах.

Основными принципами использования документов Архивного  фонда РФ являются общедоступность  и открытость, обеспечение информационных потребностей государства, общества и  личности, законность поиска, получения  и использовании информации пользователем.

Пользователь  архивными документами имеет  право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

В соответствии со ст. 26 Федерального закона  "Об архивном деле в Российской Федерации" пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Государственные и муниципальные (за исключением  структурных подразделений органов  местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Ограничивается  доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную  и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным  находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации¹⁰.

Использование документов Архивного фонда РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством. Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов устанавливается постановлением Государственной Думы РФ по представлению Федеральным архивным агентством России.

Использование документов  Архивного фонда РФ, содержащих секретные сведения, разрешается  органами и учреждениями Федерального архивного агентства России совместно с соответствующими центральными органами исполнительной власти РФ, учреждениями, организациями и предприятиями до истечения 30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений.

Ограничения в  использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливается на срок 75 лет со времени создания документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Граждане, учреждения, организации и предприятия, а  также общественные и религиозные  объединения и организации имеют  право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.

 Таким образом, применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и  интересов граждан.

 

3. Организация архивного хранения  электронных документов: проблемы, практика

 

3.1 Понятие  архива электронных документов

 

В 2006 году мы начали впервые принимать материалы последней всероссийской переписи населения, состоявшейся два года назад, на электронных носителях, и будем хранить эти материалы на компакт-дисках. Это совершенно новый для нас носитель, который будет иметь все большее распространение в мире, и у нас в том числе. Для этого нужна соответствующая материально-техническая база. Для оперативного поиска документа необходима компьютерная система поиска информации, что также требует соответствующего материально-технического обеспечения и обучения кадров, работы персонала, программного обеспечения¹¹.

С каждым годом  в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и  функционирования архивов электронных  документов. Еще большую остроту  этим вопросам придали федеральная целевая программа "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Необходимо  сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Проблемы по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при  оперативном или кратковременном  хранении, не всегда применим при организации  государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных  документов, следует оговаривать  сроки их хранения, находятся ли они¹²:

- в оперативном  использовании в организации;

- в архивах  организации при обеспечении  кратковременного хранения (до 5-7 лет);

- в ведомственном  архиве, архиве фирмы или корпорации  или в государственном архиве  при обеспечении долговременного  и постоянного хранения.

Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK).

На просторах  СНГ первыми к организации  государственного хранения электронных  документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский  научно-исследовательский центр  электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск)¹³, который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза.