Организация архивного фонда российской федерации

Классификация – это основа организации Архивного фонда РФ. Классификация документов Архивного фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учётом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах⁶:

• Архивного фонда в целом;
• государственного архива;
• архивного фонда.

Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

По формам собственности  документы классифицируются на документы  федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной  собственности.

По историческим эпохам. В современных российских государственных архивах исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы периода до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные  и советские).

Документами советской  эпохи считаются документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду.

При классификации  документов учреждений-фондообразователей, которые существовали до и после  революции (заводы, фабрики, банки, научные и культурные учреждения и др.), разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации, конфискации и реорганизации.

Документы личного  происхождения относятся к той  или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок.

По видам, способам и технике закрепления информации.

С учётом вида носителей, способов и технике закрепления  информации архивные фонды и архивные документы хранятся в общих и  специализированных отделах общих архивов.

Например, специализированными  архивами являются Российский государственный  архив кинофотодокументов (РГАКФД), Центральный государственный архив  кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД Санкт-Петербурга), Центральный  архив аудиовизуальной документации Москвы (ЦААДМ), хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий.

Фотодокументы Архивного фонда Российской Федерации  активно используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных и справочных изданий и др.

По срокам хранения.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной  собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

2) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное  хранение документов Архивного фонда  Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной  собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, могут  храниться их собственниками или  владельцами самостоятельно или  могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

Установлены следующие  сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации  до их поступления в государственные  и муниципальные архивы (ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации"):

1) для включенных  в установленном порядке в  состав Архивного фонда Российской  Федерации документов федеральных  органов государственной власти, иных государственных органов  Российской Федерации (в том  числе органов прокуратуры Российской  Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных  в установленном порядке в  состав Архивного фонда Российской  Федерации документов органов  государственной власти, иных государственных  органов субъектов Российской  Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных  в установленном порядке в  состав Архивного фонда Российской  Федерации документов органов  местного самоуправления и муниципальных  организаций - 5 лет;

4) для включенных  в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов  гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и  касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной  документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической  и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Принадлежность  документов к определённым отраслям государственной и общественной деятельности.

Это признак  применяется для организации  крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов.

В нашей стране существует ряд архивов. хранящих документы  определённой отрасли или сферы  общественной деятельности: РГВИА, РГАВМФ, ГГАЭ, РГАЛИ.

Таким образом, классификация документов Архивного  фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

 

2.2 Комплектование  и учёт документов Архивного  фонда РФ

 

Комплектование  архива включает:

• определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем:
• определение состава документов, подлежащих приёму в архив;
• приём документов в архив.

Комплектование  архива осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу Архивного фонда  РФ; соблюдения прав собственности  на документы; происхождения и территориальной принадлежности документов; недробимости фондов.

Государственные и муниципальные архивы комплектуются  документами Архивного фонда  РФ, образующимися в процессе деятельности государственных органов, органов  местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, находящиеся  в государственной или муниципальной  собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные  архивы обязательного бесплатного  экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством  Российской Федерации об обязательном экземпляре документов⁷.

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные  организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным  архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

Негосударственные организации обеспечивают отбор  и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

При реорганизации  государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

При изменении  структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном  состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

Комплектование  государственного архива документами  личного происхождения.

Государственные архивы собирают документы писателей, художников, актёров и режиссеров, учёных, краеведов, коллекционеров и  так далее.

В составе личного фонда на государственное хранение принимаются следующие документы: авторские рукописи, автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания, биографические материалы, а также материалы имущественно-хозяйственного характера; служебная и личная переписка; фотографии и другие изобразительные документы; материалы о фондообразователе и об увековечении его памяти (воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и его произведениях, вырезки из газет и журналов); материалы, подобранные фондообразователем и отложившиеся в его личном архиве и др.

Документы личного происхождения поступают  в государственные архивы:

• от фондообразователей, передающих архивы лично или по завещанию;
• от лиц, владеющих архивом по праву наследования;
• от собирателей и коллекционеров;
• из общественных организаций (творческих союзов и так далее);
• из нотариальных контор как выборочное имущество;
• от граждан, проживающих за границей, из зарубежных учреждений и организаций (в порядке дара или обмена копиями).

В деле обеспечения  сохранности исторических и культурных ценностей исключительно важен учёт.

Под учётом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в  единицах учёта, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учётных документах архивов и архивных органов.

Основой учёта документов Архивного фонда РФ является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средство учёта документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

Порядок государственного учёта документов Архивного фонда РФ основывается на принципах⁸:

- централизации  (Федеральное архивное агентство  регламентирует взаимодействие архивных органов и учреждений, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций – источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц – частных собственников документов Архивного фонда РФ);

- унификации (установлены  единые требования к учётным  данным, единая методика учёта,  единые формы учётных документов);

- динамичности (своевременно и оперативно вносятся  изменения в учётные документы  или составляются новые учётные документы);

- полноты и  достоверности государственного  учёта. 

В соответствии со ст. 19 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" все документы Архивного фонда Российской Федерации постоянного срока хранения независимо от места их хранения, содержания, подлинности, способов воспроизведения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным архивным агентством. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется Федеральным архивным агентством⁹.