Организационно-распорядительные документы

Изучение управленческого  вопроса начинается с обеспечения  правовой основы подготавливаемого  документа - с изучения действующих  законодательных актов, правительственных  постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного  документа начинается с определения  цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание  на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования - по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, он выносится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо.

 

3. Распорядительные документы,  издаваемые в условиях 

единоначалия и в  условиях коллегиальности

 

С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств, органы УИС.

В системе коллегиальных  органов особое место занимают совещательные  по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, органы УИС, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов  управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать  единоличные решения по определенному  кругу вопросов, как правило, касающемуся  внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других [3, c.93].

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления  и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

 

4. Обязанности и ограничения для сотрудников,

допущенных  к работе с секретными документами

 

Лица, допущенные к секретным работам, документам и изделиям обязаны [4,5]:

- знать и строго выполнять требования по обеспечению режима секретности;

- хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе (работе) или иным путем;

- пресекать действия других лиц, которые могут привести к разглашению секретных сведений или утрате (хищению) секретных документов (изделий). О причинах или условиях возможной утечки секретных сведений немедленно докладывать своему непосредственному начальнику;

- соблюдать установленный порядок выезда за границу. В случае попыток со стороны иностранных граждан получить секретную информацию, компрометации или установления контакта, который не был предусмотрен программой пребывания, по возращении из заграничной поездки доложить своему непосредственному начальнику;

- выполнять секретные работы и знакомиться с секретными сведениями, документами и изделиями только в объеме своих служебных обязанностей; знать степень секретности выполняемых работ; правильно в соответствии с перечнем сведений, подлежащих засекречиванию в Вооруженных силах РФ, определять гриф секретности разрабатываемых документов (изделий); соблюдать правила пользования, порядок учета и хранения секретных документов и изделий;

- немедленно учитывать все полученные секретные документы (изделия) в описи (форма № 7), хранить их только в сейфах, металлических шкафах, ящиках или рабочих папках (чемоданах) и ежедневно перед окончанием рабочего дня проверять их наличие. Сейфы с секретными документами после каждого вскрытия закрывать, по окончании рабочего дня опечатывать и сдавать под охрану (наблюдение). Не допускать совместного хранения в сейфе (рабочей папке) секретных и несекретных документов. Если последние не являются приложением к секретным документам. Переносить секретные документы внутри штаба (учреждения) только в папках, обеспечивающих их сохранность [5, c.112];

- разрабатывать секретные документы, производить записи секретного характера только в рабочих тетрадях (блокнотах) или на листках бумаги, учтенных в секретном органе;

- определять количество экземпляров секретных документов в строгом соответствии с действительной служебной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, не имеющим к ним прямого отношения;

- ознакомлять с секретными документами и передавать их другим исполнителям под роспись только с разрешения своего непосредственного начальника: требовать от них росписи на документах, с которыми ознакомились;

- при личной переписке с гражданскими организациями, при производстве записей в книгах жалоб и предложений предприятий торговли, общественного питания, транспорта и т.п., в книгах отзывов музеев, выставок, театров и других учреждений указывать свои почтовые адреса по месту прописки. При этом военнослужащие срочной службы указывают почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами воинских частей по согласованию с предприятиями связи; при регистрации в гостиницах, санаториях, домах отдыха, туристических базах и т.п. военнослужащие указывают фамилию, имя, отчество, год и место рождения, серию и номер удостоверения личности (военного билета) и номер войсковой части, его выдавшей;

- немедленно сообщать своему непосредственному начальнику и в режимно-секретный орган об утрате или недостаче секретных документов и изделий, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, где хранятся секретные документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних и неучтенных секретных документов и изделий;

- при увольнении, перед уходом в отпуск, на лечение, отъездом в командировку (сроком более 15 суток) своевременно сдать или отчитаться перед секретным органом за все числящиеся за ними документы и изделия, а также сдать в соответствующие библиотеки секретные издания, научно-техническую документацию и другие документальные материалы;

- своевременно сдавать в секретный орган секретные документы, надобность в которых миновала;

- предъявлять работникам режимно-секретного органа для проверки все числящиеся и имеющиеся секретные документы и выполнять требования режимно-секретных органов по соблюдению режима секретности, представлять устные или письменные объяснения по фактам разглашения секретных сведений, утрат документов (изделий), других нарушений режима секретности;

- своевременно сообщать в кадровые органы штаба (учреждения) о любых изменениях анкетных и автобиографических данных;

- докладывать непосредственному начальнику о внеслужебных связях с иностранцами, с родственниками, проживающими за границей, а также о родственниках, выезжающих за границу на постоянное жительство.

Лицам, допущенным к секретным работам, документам и изделиям, запрещается [4,5]:

- посещать посольства, консульства и другие представительства иностранных государств, частных компаний и фирм, устанавливать и поддерживать непосредственно или через других лиц связь с иностранными гражданами, если это не входит в круг их служебных обязанностей; лица которые в связи со служебными обязанностями или по специальным поручениям должны общаться с иностранными гражданами, руководствуются при этом требованиями соответствующих нормативных актов;

- вносить кино и фотосьемочную, звуко- и видеозаписывающую, радиопередающую и принимающую, а также множительно-копировальную аппаратуру личного пользования в здания воинских частей и в помещения, где проводятся секретные работы;

- сообщать устно или письменно секретные сведения о характере выполняемой работы, имеющихся изделиях, системе охраны и пропускном режиме, проводимых штабом (учреждением) мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим породу службы, (работы) отношения к этим сведениям;

- вести переговоры по секретным вопросам, а также передавать секретные телеграммы по открытым каналам связи;

- сообщать какие либо сведения о проводимых секретных работах при обращении по личным вопросам, с предложениями, заявлениями и жалобами в органы военного управления, государственные и общественные организации;

- выносить из штаба (учреждения) секретные документы без разрешения начальника штаба, а также пользоваться городским и личным транспортом для их перевозки и заходить с ними в места, не связанные с выполнением задания;

- выполнять секретные работы и хранить секретные документы в квартирах, санаториях, домах отдыха, госпиталях и других местах, не предусмотренных для этих целей;

- передавать секретные документы и изделия кому бы то ни было, и принимать их без росписи;

- снимать копии с секретных документов без письменного разрешения начальника штаба (учреждения);

- держать во время работы секретные документы в удобном для обозрения посторонними лицами положении (в том числе и допущенными к таким документам, но не имеющим к ним прямого отношения);

- оставлять секретные документы на столах (в том числе и в опечатанных рабочих папках), в ящиках столов и в открытых сейфах при выходе (независимо от продолжительности) из рабочей комнаты;

- хранить секретные документы в сейфах, от которых утеряны рабочий или резервный ключи, а также передавать другим лицам ключи от сейфов, жетон на получение рабочих папок и личные номерные печати;

- использовать секретные сведения в несекретной служебной переписке, несекретных диссертациях и технических изданиях, в открытых статьях, докладах и выступлениях; публиковать научные, научно-технические и другие работы, которые могут находиться на уровне изобретений, открытий, опубликование которых запрещено в установленном порядке.

В целях  повышения личной ответственности  за сохранение государственной и  военной тайны эти требования доводятся под роспись до каждого военнослужащего, рабочего и служащего, допущенного к секретным работам и документам, в том числе и до вновь прибывших для прохождения службы и принятых на работу в штаб (учреждение). До военнослужащих, рабочих и служащих, не связанных с секретными работами и документами эти требования доводятся устно в части, их касающейся. В дальнейшем, эти требования ежегодно доводятся под роспись до всех военнослужащих, рабочих и служащих, связанных с секретными работами и документами.

 

5. Практическое задание

Составьте приказ по основной деятельности организации.