Организационно-распорядительные документы

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение 3

1. Назначение и содержание организационно-

распорядительной документации (ОРД) 5

2. Правила оформления организационно-распорядительных

документов 7

3. Распорядительные документы, издаваемые в условиях

единоначалия и в условиях коллегиальности 11 

4. Обязанности и ограничения для сотрудников, допущенных

к работе с секретными документами 12

5. Практическое задание 18

Заключение 19

Список литературы 20

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Традиции в области создания документов начали формироваться в  Древнерусском государстве, постепенно из века в век перерастая в системные требования по составлению, оформлению, обработке, хранению, использованию документов.

В современных условиях делопроизводство, или документационное обеспечение  управления, организуется на базе действующих нормативных документов, регламентирующих большинство вопросов, возникающих в процессе документирования управленческой деятельности.

Для федеральных органов исполнительной власти разработана и утверждена специальная типовая инструкция по делопроизводству. Для негосударственных организаций такого акта нет, что закономерно приводит к трудностям при введении делопроизводства в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью, общественных организациях и т.д. Особенно неупорядоченность в работе с документами проявляется на малых предприятиях, где создается сравнительно немного документов и нередко наблюдается пренебрежительное отношение к массивам накапливающихся документов.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота обеспечивает своевременное прохождение документов в аппарате управления, способствует сбалансированной загрузке всех подразделений и работников и поддерживает функционирование всего управленческого процесса. Документооборот организуется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководство, специалисты) и пунктами технической обработки документов (копировально-множительная служба, архив). Различают входящие, исходящие и внутренние документы. Схемы движения документов в организации разрабатываются службой делопроизводства - это может быть канцелярия, секретариат или, говоря современным языком, служба ДОУ.

Документооборот нужен, чтобы «наполнить жизнью» различные системы управления - от государственной до частной.

Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально  оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для  менеджера любого уровня, специалистов и сотрудников УИС стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Целью данной работе является изучение процесса документирования организационно-распорядительной деятельности организаций.

Поставлены задачи:

1) охарактеризовать назначение и содержание организационно- распорядительной документации (ОРД);

2) описать правила оформления организационно-распорядительных документов;

3) рассмотреть распорядительные документы, издаваемые в условиях единоначалия и в условиях коллегиальности;

4) отразить обязанности и ограничения для сотрудников, допущенных к работе с секретными документами.

При написании работы использована учебная  и справочная литература, нормативные  документы.

 

 

1. Назначение и состав организационно-распорядительной документации

 

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать организационно-распорядительные документы.

Основное назначение организационно-распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации [3,4].

Решения, фиксирующиеся  в организационно-распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами [3, c.75].

Организационно-распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане организационно-распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: с помощью организационно-распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений [4, c.91].

С учетом сферы своего действия организационно-распорядительные документы делятся на [3,4]:

- правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Организационно-распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; акты межведомственного характера; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных  правовых актов федеральных органов  исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и  их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г, № 1009 (с изм. и доп.) [1].

Основанием для издания организационно-распорядительного документа может быть [3,4]:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления.

 

2. Правила оформления  организационно-распорядительных 

документов

 

Качество  управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

Управленческий  документ это документ, который при  сохранении всех признаков документа  вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными, прежде всего, с реализацией организационно-распорядительных функций управления.

Ученые - документоведы на основе анализа  практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать организационно-распорядительный документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов [3,4].

Рассмотрим эти требования.

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.

2. Достоверность.  Сведения, содержащиеся в документе,  должны в полной мере отвечать  истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3. Однозначность.  Текст документа по смыслу  должен быть однозначным, т.е.  положения, приведенные в нем,  не могут быть истолкованы  двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа должен отвечать  требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5. Полнота.  Текст управленческого документа  должен отвечать требованиям  полноты, т.е. содержать все  сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе,  не должны находиться в противоречии  друг с другом, быть не согласованными  между собой.

7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.

8. Мотивированность. Содержание документа должно  побуждать адресата к осуществлению  целей, поставленных автором документа.

9. Юридическая  значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Документы состоят из отдельных  элементов, которые принято называть реквизитами (от лат.  requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как  они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Документ имеет юридическую  силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона [4,5].

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы  оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для  конкретного вида документа и  общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени  двух или более организаций, оформляются  без бланка.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначалию или коллегиально).

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям - компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих  этапов [4, c.123]:

- изучение управленческого  вопроса;

- подготовка проекта распорядительного документа;

- согласование документа;

- подписание документа.