Оформление и ведение учетных форм при архивном хранении документов

  - акта возврата документов собственнику;

  - акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

  Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ.

  Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае выбытия всех архивных документов описи дел номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка.

  При выбытии архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл.

  При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

  При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Количество архивных документов архива изменяется в результате:

- выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

- проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;

- реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;

- описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения.

Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных;

  - акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

  - акт описания документов, переработки описей.

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Учет уникальных и особо ценных документов архива, создание страхового фонда.

 

  Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

  На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов.

   В документальном  фонде организации могут отложиться  документы особой ценности, зафиксировавшие  важные исторические события, факты об выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей государства, культуры, документы, являющиеся этапными в развитии отрасли и.т.д.10

  Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо выявить в какие периоды деятельности организации  могли создаваться такие документы.

   По согласию с госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность фондообразователя.

  Если дело содержит  особо ценные документы, оно включается  в перечень. В перечне указывается: номера фонда, описи, дела и в  той же графе – аннотация  на особо ценные документы; гр. «примечание» используется для  пояснения и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем особо ценных документов, связь с другими делами и др.).

  Перечень рассматривается  экспертной комиссией и согласовывается  с экспертно – приемной комиссией  архива. После утверждения перечня все особо ценные дела подлежат учету. На обложках таких дел ставится в углу индекс ОЦ. Главным учетным документов особо ценных дел является опись особо ценных дел и список фондов, содержащих особо ценные документы.

  Опись особо ценных дел составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения / единиц учета в данной описи в необходимом количестве экземпляров.

  В итоговой записи указывается общее количество особо ценных  единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования  все  единиц учета по данной описи или номернику указывается: "Все единицы хранения / единицы учета скопированы, дата, должность, подпись".

  Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

  В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета.

   Сведения о копировании  особо ценных дел, в целях создания  страхового фонда вносятся в  соответствующие описи особо  ценных дел, документов или номерники.

2.2 Создание страхового фонда документов в архиве

   Совокупность страховых копий составляют страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай повреждений или утраты оригиналов документов.

 Одновременно со страховым  фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в  замене оригиналов копиями или  проведением работ по использованию  документов. Перед передачей дел  на страховое копирование, они  тщательно изучаются, проверяется  их состояние, особенности оформления. Передача на копирование оформляется  заказом с указанием в нем  номеров и названий фондов, номеров  описей и дел, количество листов  и страниц в каждом деле.    

  При получении заказа  все дела сверяются с описями  и проверяются полистно. Учет  страховых копий ведется в  архиве по книге учета поступлений  и выбытия страхового фонда  и фонда пользования и по  описям страхового фонда. За единицу  учета страхового фонда копий  особо ценных дел принимается  физически обособленный рулон  вне зависимости занятых на  нем фондов, дел, документов.

   Опись страхового фонда составляется в 4х экземплярах, три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фонда пользования на государственное хранение. Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия. И в книге и в описи делаются итоговые записи. Опись рассматривается и одобряется экспертной комиссией организации, утверждается экспертно -  проверочной комиссией архивного учреждения, а после руководителем организации.11

 

Заключение

 

Государственный учет документов Архивного фонда РФ заключается в определении их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах.  Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве. Ведение учетных форм документов позволяет упорядочить их, идентифицировать и значительно облегчить возможность поиска документов.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль  над наличием документов в архиве. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить комплектование документами. Это и является основой планирования работы госархива.

Организуя учет и сохранность архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации.

 Важнейшей задачей для создания и совершенствования архивного дела является обеспечение сохранности историко-культурного наследия страны и передача его потомком. Обеспечивая  вечное хранение и использование документов Архивного фонда РФ государственные архивы вносят свой вклад в формировании облика нашей страны на международной арене.

 Документы государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности и защищаются законом.

 

 

                        Список источников и литературы

 

Источники:

 

  1.ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

  2. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002.

 

3.Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

 

4.Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002.

5.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования   документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных   документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / М- во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер.  арх.  агенство. ВНИИДАД. – М.,2007.

6.Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (приказ Росархива № 11 от 11.03.1997 г.).

 

7.Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ.

 

 

 

 

Литература:

 

8.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2007 – С.100-105.

 

9.Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2003 – 129с.

 

10.Банасюкевич В.Д. «Формирование Архивного фонда Российской Федерации». – М., 2003- 156с.

11.Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение». – М., 1996 – С.129- 144.

 

12.Кудряев В.А, Корнеев И.К «Организация работы с документами»: Учебник – М.: ИНФРА – М.,1999.- С. 301-310.

13.Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М-СПб., 2001.- С.235-237.

 

14.Степанов Е.А под ред. Кудряева В.А « Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30 – 2003 – 3е изд., перераб. и доп. Галахов В.В, Корнеев И.К и др. – М.: ТК Велби, изд. Проспект, 2008. – С.232- 236.

 

15.Тельчаров А.Д. «Архивоведение» - М., 2005 – 253с.

1 Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (приказ Росархива № 11 от 11.03.1997 г.)

2 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2007 – 105с.

3 Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

4 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования   документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных   документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / М- во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации,  Федер.  арх.  агенство. ВНИИДАД. – М.,2007.

5 Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение». – М., 1996 –131с.

6 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования   документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных   документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / М- во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации,  Федер.  арх.  агенство. ВНИИДАД. – М.,2007.

 

7 Банасюкевич В.Д. «Формирование Архивного фонда Российской Федерации». – М., 2003- 156с.

8 Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М-СПб., 2001.- 237с.

9 Тельчаров А.Д. «Архивоведение» - М., 2005 – 253с. 

10 Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение». – М., 1996 –141с.

 

 

11 Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение». – М., 1996 –144с.