Оформление и ведение учетных форм при архивном хранении документов

  В архивах, хранящих документы за периоды до и после 1917г., ведется два списка фонда с самостоятельной порядковой нумерацией фондов, в рамках указанных периодов.

   Номера архивных фондов периода после 1917 г. в архиве должны иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).

  Один список фондов ведется в специализированных архивах, хранящих архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию.

 Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива должны иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и т.д.).

  В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером и сохраняется за ним во всех учетных документах. Внесение архивного фонда в список фондов ранее поступление его архивных документов на хранение не допускается.

   Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также "свободные номера" - номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов, и которые ранее не использовались.

  Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

  Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

  В специализированном архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.7

  Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

  Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

  Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

  Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

   В названии архивной коллекции указывается признак ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

  Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

   Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

   Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов.

  Лист фонда предназначен для учета количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов. Динамики изменения объема дел, документов по каждой описи дел и архивному фонду в целом, фиксаций изменений в названии архивного фонда.

   Он составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все документы архивного фонда, включая неописанные и секретные.

  Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.8

  Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве документов той или иной организации.

  Листы учета составляются раздельно на различные виды кинофотофоно и видео-документов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.

  Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

  Опись дел документов предназначена для поединичного  и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в их составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись.

   В описи дел, документов единицы хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

  Описям присваиваются учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида.

   Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров, за исключением случаев:

- когда при рассекречивании  части единицы хранения / единицы учета по секретной описи на них составляется отдельная опись, номера единицы хранения / единицы учета в которой остаются прежними;

- когда при рассекречивании  большей части единицы хранения / единицы учета по секретной описи с нее (описи) снимается копия, при копировании заголовки  единицы хранения / единицы учета, оставленных на секретном хранении, закрываются.

   В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

    После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

  В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/единиц учета.

  Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись. Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

  Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета.

  Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым.

  Если опись дел пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

  По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ государственных архивов и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.

  Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.

  В архивохранилище также может вестись реестр описей, в котором за описями сохраняются номера по общеархивному реестру (по аналогии со списком фондов  архивохранилища).

  Паспорт архивохранилища предназначен для суммарного учета архивных фондов и архивных документов архивохранилища. Он составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов.

  Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов.

  Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются комплекс документов: историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда; акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов; копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника); инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей дел, документов, схемы систематизации архивных документов архивного фонда.

  Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.

  Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда.

  Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

 Состав документов дела организации - источника комплектования документов при не фондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда.

Общие требования к учетным базам данных:

 Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

  Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

        2.Учет поступления и выбытия архивных документов

 

  Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

     -  акта приема-передачи документов на хранение;

     - акта приема на хранение документов личного происхождения.

  Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.

  Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда.9

   Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей. Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные БД.

  Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на         основании:

  - акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

  - акта о неисправимых повреждениях документов;

  - акта приема-передачи документов на хранение;

  - акта о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;