Оформление дел

При наличии в подразделении  экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.

Составляют опись в  двух экземплярах: один остается в структурном  подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.

Номера описям структурных  подразделений присваивает архив  организации.

По согласованию с  архивом на обложках дел проставляют  мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

Заключение

Законченные делопроизводством  дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания  календарного года ( или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Подготовка дел и  документов к передаче в ведомственный  архив включает в себя:

• систематизацию документов в делах;
• проведение экспертизы ценности документов в делах;
• оформление дел;
• составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений  ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

Параллельно с систематизацией  проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.

В случае необходимости  к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

Список литературы

1. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
3. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.
4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
5. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001.
6. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор,  2001 – 348 с.
7. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.
8. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.
9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.
11. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990.
12. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.
13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
14. «Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45.
15. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. – М, 1998., Высш. шк. – С. 443.
16. Организация службы делопроизводства. /Под ред. В.Л. Кудряева. - М.: Интел – Синтез,1999.
17. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература,1990
18. Делопроизводство: Учебное пособие для вузов./Под ред. Р.Е. Головачева. – М., 2001.
19. Оськина Р.Д. Оформление дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».
20. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. – Тверь, 2000.
21. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
22. Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. – М., «ЮНИТИ», 2000.
23. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».

¹ Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

² Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. – Тверь, 2000.

³ Оськина Р.Д. Оформление дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».

⁴ При большом количестве таких документов (например, невостребованных трудовых книжек) их можно изъять из дел и составить на них отдельную опись.  

⁵ ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».

⁶ Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. – М., «ЮНИТИ», 2000.

⁷ Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.

⁸ Передаются вместе с делами  канцелярии.

⁹ Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001.