Оформление дел

Обложки дел должны содержать  следующие реквизиты:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

 

На обложке дел постоянного  хранения предусматривают место  ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение⁶.

Наименование организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.

Пример:

Государственная Архивная Служба России (РОС АРХИВ)

Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения

и архивного дела (ВНИИДАД)

Документы дела могут охватывать период, в котором изменялось наименование организации (структурного подразделения). В таком случае на обложке пишут старое и новое наименование организации (структурного подразделения); прежнее наименование заключают в скобки. Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение и т.п.

Индекс дела после переплета  переносят на обложку из номенклатуры дел.

Номер дела (тома, части) проставляют  на обложке дел постоянного хранения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения. На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела проставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководителем организации.

Заголовок дела переносят на обложку  в соответствии с номенклатурой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части).

 

Пример:

"Приказы директора предприятия  по основной деятельности, т.1,с№1 по №85";

"Приказы директора  предприятия по основной деятельности, т. 2, с № 86 по № 198".

В заголовках дел делают ссылку на копийность документов, из которых состоит дело.

 

Пример:

"Приказы директора предприятия  по основной деятельности, с №1  по № 60 (копии)".

На подлинность документов в заголовках дел не указывают.

Аннотацию к документам составляют к делам, в составе  которых имеются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы, доклады, письма и т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, помещенного в дело.

При обозначении дат  указывают число, месяц и год. Число и год обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами.

Допускается написание  даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Пример:

2 января 1998 года или  02.01.98;

2 января 2000 года; 02.01.00 - недопустимое  написание даты; 2 января 2001 года; 02.01.01 - недопустимое написание даты; 01.02.2000 - рекомендуемое написание даты начиная с 2000 года.

Если дата содержится в заголовке дел, ее отдельно не указывают.

Если делом является журнал регистрации документов, то датой такой дела будут крайние  даты первой и последней записи в  журнале.

Например, датами журнала (картотеки) регистрации приказов рук водителя организации будут крайние даты первого и последнего приказов.

Датами протоколов заседаний  будут даты составления или утверждения первого и последнего протоколов.

Личные дела датируются в соответствии с датами приема и увольнения  лица, на которое оно заведено.

Если дата документа  или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком.

 

Пример:

 [не ранее 21 сентября?] 1995 г.

Количество листов переносят  на обложку из заверительной надписи.

Срок хранения проставляют  в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".

Архивный шифр дел  может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

Надписи на обложках дел  производят стойкими черными чернилами  или тушью.

 

6. Составление и оформление описей  дел структурных подразделений  организации

 

На все дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении организации по окончании делопроизводственного года составляют описи (рис. 3).

Опись дел структурного подразделения является прежде всего  документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обеспечивающего быстрый поиск документов⁷.

При наличии в структурном  подразделении дел, за несколько лет, составляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления  описей структурных подразделений  должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений.

Перед внесением заголовков дел  в описи проверяют:

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
• правильность оформления и группировки документов в деле;
• правильность оформления дел.

_____________________________________________________________наименование  организации)

(наименование структурного подразделения  или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности  

руководителя структурного 

подразделения (общественной 

организации)

 

Подпись                   Расшифровка

                         подписи 

                                                Дата  

 

ОПИСЬ№______

 

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

В данную опись внесено ___________ дел с № _________ по № 

в том числе:

литерные номера:

 пропущенные номера:

Наименование должности Расшифровка

составителя описи                   Подпись 

подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                                               ОДОБРЕНО

Наименование должности                                Протокол ЭК

руководителя службы делопроизводства           структурного

организации                                                    подразделения

 

Подпись     Расшифровка  подписи     от_____ №_________

 

Дата

Передал _________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

 

_____________________________________________ регистрационно-контрольных цифрами  и прописью)  картотек к документам⁸

 

Наименование должности  сотрудника

структурного подразделения (общественной  Расшифровка

организации)     Подпись  подписи

 

Дата

 

Принял _________________________________________________ дел и 

(цифрами и прописью)

 

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных  карточек к документам.

 

Наименование должности   Расшифровка

работника архива     Подпись  подписи

 

Дата

 

Формат А4 (210 х 297 мм)

 

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих  отметки о заведении дел, структурное  подразделение принимает меры к  розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

Описи структурного подразделения  составляют по установленной форме.

Описательная статья описи включает в себя следующие  элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• примечание.

При составлении описи  соблюдают следующие правила:

• дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенклатуре;
• каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номером;
• графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
• в графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;
• при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозначают словами "то же"; дополнительные сведения о деле пишут полностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.

 

Пример:

1	2	3	4	5	6	7
6       7	…01-06       01-06	Приказы руководителя организации по основной деятельности, т.1., с № 1 по № 60. То же, т.2, с № 61 по № 132	03.01.96 28.06.96 03.07.96 28.12.96	102     184	Постоянно   Постоянно

 

За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения⁹.