Офисное делопроизводство

типовых блоков технологических  режимов в головку таблицы

являются формы 2 и 1б МК по ГОСТ 3.1118 и ОК, формы 1 и 1а

настоящего стандарта.

2. При наличии большого  количества параметров режимов

допускается размещать часть  информации в строке со служебным

символом О после текста содержания перехода.

1.3.4. При использовании  сварки или пайки различных  видов

(способов) в одном технологическом  процессе, а также для

документов формата А4 с вертикальным расположением поля

подшивки следует применять  построчную запись информации по

технологическим режимам  с привязкой к служебному символу  Р.

В этом случае информацию следует  записывать после записи

содержания операции (перехода) и данных по технологической

оснастке с указанием  наименований или условных обозначений

параметров режимов и  единиц величины. Отсутствующие в  блоке

режимов параметры допускается  записывать таким же образом.

Запись информации следует  выполнять по всей длине строки с

возможностью переноса информации на последующие строки.

 

Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис. 1.6., а пример бланка с реквизитами - на рис. 1.7. Отметим, что дата документа, равно как и регистрационный  номер (реквизиты 11 и 12), обычно проставляется  при регистрации документа, на бумажном носителе. А в электронном документе  под них оставляется место.

Рис. 3.1.  Схема расположения реквизитов

Каждый документ имеет  заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после  текста) (см. рис. 1.6).

В зависимости от типа и  назначения, документ может содержать  разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых  для обеспечения юридической  силы документа. Стандартная форма  документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и  контроля (рис. 1.8).

 
Рис. 3.2.  Унифицированная форма, имеющая стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля

4.Обязательные  реквизиты

Наименование организации - составителя документа (реквизит 08) должно соответствовать полному  официальному названию, зарегистрированному  в учредительных документах.

Помимо непосредственно  наименования организации, довольно часто  на бланках документов указываются  эмблема, наименование вышестоящей  организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Наименование вида документа (реквизит 10) должно соответствовать  его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и выделяется полужирным начертанием шрифта. Для  писем вид документа не указывается.

Дата документа (реквизит 11) обеспечивает его юридическую  силу. Датой документа является:

• дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
• дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может  быть несколько. Основной считается  дата подписания документа.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) - это условное буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается  документу при регистрации. Для  внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года.

При оформлении письма, которое  является ответом, указывается также  ссылка на дату и номер входящего  документа (реквизит 13), располагающиеся  строкой ниже.

Заголовок к тексту (реквизит 18) отражает основное содержание документа, например "о совместной деятельности" (см. рис. 1.7).

Короткие документы, выполненные  на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без  заголовка.

Текст документа (реквизит 20) - основная часть документа, несущая  информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный  межстрочный интервал).

Подпись (реквизит 22) - обязательный реквизит, который включает:

• наименование должности официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;
• личную подпись;
• расшифровку - инициалы и фамилию подписавшего документ должностного лица.

Согласно ГОСТу, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся  перед фамилией.

Если документ оформляется  на бланке организации, то в указание должности наименование учреждения не входит.

При оформлении документа  на чистом листе под должностью записывается название организации.

Если документ подписывается  несколькими равными по должности  лицами, то их подписи располагаются  на одном уровне, если документ подписывается  несколькими разными по должности  лицами, то их подписи располагаются  последовательно, в порядке убывания значимости занимаемой должности.

При изготовлении нескольких копий документа подписывается  только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.

Визы согласования документа (реквизит 24) - подписи специалистов, которые проверяли достоверность  изложенной в нем информации и  подтверждают ответственность за последствия, которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи  руководителя, с левой стороны  с указанием должности, подписи, расшифровки и даты. Если у специалиста  имеются замечания, то перед визой  он делает запись "Замечания прилагаются". Замечания записываются на отдельном  листе и заверяются подписью составителя. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело (реквизит 28) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое  подшивается документ для хранения.

Практически каждая организация  имеет свой бланк. Максимальный набор  реквизитов общего бланка включает герб (только для госучреждений), эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место  для вида документа, дату, место составления.

Более подробно об оформлении бланков конвертов и ряда других документов как элементов фирменного стиля предприятия мы поговорим  в главе "Маркетинг".

5. Классификаторы

При составлении коммерческих документов предприятие обычно указывает  свои реквизиты: полное наименование, юридический адрес, вид деятельности, номера контактных телефонов, факсов, финансовые реквизиты и др. Информация с реквизитами нескольких сотен  предприятий будет уже представлять немалую базу данных. Как в этой базе быстро отыскать нужное предприятие?

Если расположить все  предприятия по алфавиту, используя  полные наименования, то наименование одного и того же предприятия, например ООО "НПО Витязь", может быть занесено в картотеку разными  способами:

• ООО "НПО витязь"
• НПО "Витязь"
• "Витязь"
• Витязь

С точки зрения компьютера это совершенно разные слова. Поэтому  для обозначения лучше использовать цифровой код. Такой, например, как номер  телефона. В качестве универсального номера для обозначения предприятия  в Советском Союзе каждому  предприятию присваивался уникальный цифровой код Общесоюзного классификатора предприятий и организаций - ОКПО (8 цифр).

Однако код ОКПО не был  единственным кодом, принятым всеми  российскими ведомствами. Например, почта России традиционно использовала внутреннюю систему кодирования  предприятий связи (6 цифр) - известный  всем индекс на почтовом конверте. Свой код предприятия введен Министерством  по налогам и сборам. Все налогоплательщики  пронумерованы в компьютерах МНС РФ специальным кодом - так называемым идентификационным номером налогоплательщика, ИНН.

Сейчас в России принята  система ЕСКК (Единой системы классификации  и кодирования технико-экономической  и социальной информации), частью которой  является ОКВЭД (общероссийский классификатор  видов экономической деятельности). ОКВЭД построен на основе Статистической классификации видов экономической  деятельности в Европейском экономическом  сообществе (Statistical classification of economic activities in the European Community).

Существуют международные  системы кодирования банков. Например, международный банковский идентификационный  код BIC (Bank Identification Code) длиной 8-11 знаков, который присваивается всем банкам - участникам международной системы  межбанковских переводов S.W.I.F.T.

Таким образом, существует множество  банковских, налоговых и других кодов  предприятия, которые частично дублируют  друг друга.

Очевидно, что в перспективе  с учетом роста международного сотрудничества и развития электронной коммерции, которая представляет собой планетарную  систему, должен быть введен единый международный  код предприятий.

К сожалению, до сих пор  в каждой стране приняты свои системы  кодирования. Поэтому при подготовке международных коммерческих документов необходимо учитывать реквизиты, принятые в той или иной стране.

Единая система кодирования  предприятий должна отвечать следующим  требованиям:

• Система должна быть международной.
• Система должна быть универсальной (т.е. осуществлять возможность кодирования юридических и физических лиц вне зависимости от принадлежности к каким-либо отраслям или сферам деятельности).

Главное требование к коду - его уникальность. Код, присвоенный  какому-либо предприятию, не должен повториться  нигде.

Примером подобной системы  на сегодня является глобальный идентификационный  номер GLN EAN/UCC

6. Специфика языка документов

В разных сферах общественной жизни (науке, делопроизводстве, политике и т.п.) используется свой подтип языка, обладающий рядом отличительных  черт и называемый функциональным стилем. Официально-деловой стиль принят в управленческой, экономической, дипломатической  сфере и особенно - в сфере организационно-распорядительной документации.

Стиль организационно-распорядительной документации

В организационно-распорядительной документации текст обеспечивает юридическую  значимость, и, следовательно, не должен допускать различных толкований. Стандартизация языка деловых бумаг, при которой любая фраза должна иметь только одно значение и толкование, обеспечивает документу юридическую  силу. В этой связи в документах такого типа используются стандартные  фразы. Если в литературной речи мы стараемся избегать повторов, то в  деловых документах, напротив, чтобы  не допустить множественного толкования, приходится повторять одни и те же термины, а не подбирать им синонимы. Язык документов отличает высокая степень  унификации, стандартизация синтаксиса, подчеркнутая логичность, безэмоциональность, внимание к деталям. Официально-деловой  стиль отличает подробность изложения.

В последнем примере видно, что специфический язык документов помогает избегать неправильных толкований. Так если слово "отвечать" имеет  несколько значений, то "нести  ответственность" - только одно. Компьютеризация делопроизводства потребовала еще большей стандартизации и унификации делового стиля. Закрепление  в практике одного языкового варианта оправдано также экономически. Использование  принятых сокращений и единообразное  расположение материала при оформлении документа характерно для трафаретных  писем, анкет, таблиц и т.п. Трафаретные письма, таблицы  и анкеты имеют постоянные области (содержащие заранее известный текст) и области для вписывания меняющихся сведений. Такие документы называют бланками. Приведем определение  П.В. Веселова, одного из крупнейших специалистов в области документной лингвистики: "Бланк - это своего рода идеальная  основа деловой бумаги, в заполненном  виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований". Трафаретизация обеспечивает высокую информативную емкость  текста, упрощает автоматизацию и  компьютеризацию обработки документов. Трафаретизация способствует удобству использования специализированного  ПО для ввода печатных форм. Типизация деловых документов позволяет оперировать стандартными блоками и выстраивать из них  необходимый документ. Язык деловой переписки Деловое письмо может быть адресовано конкретному лицу или  организации. В первом случае принято  обращение к адресату: "Уважаемый  господин Иванов!", "Уважаемый господин... (должность)!". Если текст начинается с личного обращения, в конце текста, перед подписью, используются определенные формы: "С уважением", "С надеждой на дальнейшее сотрудничество". Если участники деловой  переписки выступают от имени  организации, в письмах принята  форма выражения от первого лица множественного числа: "Просим изыскать возможность", "Предлагаем сотрудничество", "Выносим на рассмотрение"... Круг вопросов, решаемых при помощи переписки, ограничен. Поэтому  при составлении писем используются часто повторяющиеся языковые формулы ("В соответствии с договоренностью", "Считаем целесообразным", "Просим Вас изыскать возможность", "Гарантируем  своевременную оплату", "В противном  случае Вам будут предъявлены  штрафные санкции"). Использование стандартных  фраз и целых блоков сокращает  время на подготовку текста. Современные  текстовые процессоры позволяют  составить свой словарь языковых формул и использовать его при  создании документа. GLN представляет собой  13-разрядный цифровой код (номер), предназначенный для точного  и краткого обозначения: юридических лиц, т.е. зарегистрированных предприятий и организаций; функциональных подразделений, т.е. департаментов, управлений, отделов  и т.п. внутри организации; физических объектов, т.е. номеров помещений, складских ворот  и т.д.