Офисное делопроизводство

Государственное образовательное  учреждение среднего профессионального  образования ( среднее специальное  учебное заведение) « Златоустовский индустриальный колледж им. П.П. Аносова» (ГБОУСПО(ССУЗ) « ЗлатИК им. П.П. Аносова» по специальности 080144 «Экономика и  бухгалтерский учет (по отраслям)».

 

 

 

Зачетная работа

 

По дисциплине: Информационные технологии в профессиональной деятельности

 

Тема: «Офисное делопроизводство»

 

 

 

Выполнила: студентка группы П-41

Леонтьева Екатерина

Проверила: Палкина Галина Ивановна

 

 

2014

Оглавление

1. Общая структура  документационного обеспечения  управления 3

2.Нормативная  база делопроизводства 6

3. Основные  требования к оформлению документов 8

4.Обязательные  реквизиты 15

5. Классификаторы 18

6. Специфика  языка документов 20

7. Практическая  часть. 23

Номенклатура  колледжа им.П.П. Аносова 30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая структура  документационного обеспечения  управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором  информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится  до исполнителей, действия которых  контролируются (рис.1.1).

 
Рис.1.1.  Схема документационного обеспечения управления

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован  и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию  в журнале. После рассмотрения руководителем  и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у  исполнителя до окончательного решения  вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся  к определенному вопросу (папка  или картотека, внутри которой документы  расположены в определенном порядке).

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с  ними.

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 1.2). В  свое время введение конвейерной  сборки наряду с типизацией продукции  и стандартизацией деталей привело  к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому  производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

 
Рис. 1.2.  Документооборот на предприятии

Организация документооборота основана на тех же принципах, что  и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные  возвраты на предыдущие ступени, документы  должны направляться исполнителям в  соответствии с их обязанностями, чтобы  избежать дублирования операций.

Схема документооборота показана на рис. 1.3.

 
Рис. 1.3.  Схема документооборота

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые  поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих  органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями  и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая  документация - это документы, которые  несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается  в самой организации, то возникает  внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения  документа часто возникает его  версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе  согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через  три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание  путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к  которым относятся:

• организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);
• распорядительные (распоряжения, приказы, решения);
• информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);
• документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

           2.Нормативная база делопроизводства

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и  продвижение документов, описывают  структуру и функции служб  делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

-правила оформления документов; 
-правила работы с документами; 
-обеспечение сохранности документов; 
-порядок передачи документов на архивное хранение; 
-работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); 
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами; 
-работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; 
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической  силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие  должны быть реквизиты, кто имеет  право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

- законодательные и правовые  акты Российской Федерации; 
- государственные и отраслевые стандарты; 
- нормативные документы; 
- государственные и отраслевые классификаторы; 
- Государственная система документационного обеспечения управле-ния (ГСДОУ); 
- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

- законы Российской Федерации; 
- указы и распоряжения Президента; 
- постановления и распоряжения Правительства; 
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера; 
- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; 
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

 

Составляющие нормативной  базы делопроизводства показаны на рис. 2.1.

 
Рис. 2.1.  Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и  документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления  Правительства и различных органов  исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает  виды документов, создаваемых для  фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и  др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и  управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает  порядок стандартизации, осуществление  государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность  за их нарушение.

Как уже говорилось, для  учета, хранения и придания юридической  силы документам, созданным разными  организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к  содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Стандартизация документов снижает затраты на их создание, учет и хранение (рис. 2.2.).

 
Рис. 2.2.  Стандартизация документов упрощает их создание, учет и хранение

3. Основные  требования к оформлению документов

Реквизиты документов

Служебные документы оформляются  на бумаге стандартных форматов (см. табл. 1).

Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм
А0	841х1189	А     6	105х148
А1	594х841	А7	74х105
А2	420х594	А8	52х74
А3	297х420	А9	37х52
А4	210х297	А10	26х37
А5	148х210	А11	18х26

Таблица 1.

Чаще всего используются форматы А4 и А5. Документы, содержащие большие таблицы и схемы, могут  оформляться на бумаге формата A3. Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь  поля. Согласно ГОСТу верхнее и  нижнее поля составляют 20 мм, левое 20 мм и правое 10 мм. На практике левое поле иногда устанавливают размером 35 мм для удобства переплета.

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Информацию в документе  несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого  вида документов существует свой набор  реквизитов, предусмотренный ГОСТом. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Основные формы и требования к заполнению документов:

1.1. В зависимости от  типа и характера производства, стадии

разработки технологической  документации (далее -

документации), степени детализации  описания и применяемых

методов сборки, выбор документов соответствующих видов

устанавливает разработчик  документов по табл. 1.

1.2. Требования к построению  и заполнению операционных карт

(ОК), устанавливаемых настоящим  стандартом (формы 1 и 1а, 2 и

2а, 3 и 3а), - по табл. 2.

1.3. При описании технологического  процесса сварки и пайки,

независимо от типа и характера  производства, документы на

основные операции должны предусматривать операционное

описание с обязательным указанием технологических режимов.

1.3.1. Параметры технологических  режимов, в зависимости от

вида (способа) сварки и пайки, следует указывать в

последовательности, предусмотренной  в типовых блоках режимов.

Типовые блоки режимов  приведены в приложении 1.

1.3.2. Выбор соответствующего  блока режимов и простановку

параметров режимов осуществляет разработчик документов.

1.3.3 Типовые блоки режимов  могут быть внесены в бланки

документов после строки со служебным символом К/М с привязкой

к служебному символу Р. В  этом случае формы документов будут

иметь специальное назначение и распространяться только на

сварку или пайку конкретных видов (способов). Обозначение таких

форм документов следует  выполнять в соответствии с

требованиями, изложенными  в приложении 1.

Примечания :

База нормативной документации: www.complexdoc.ru

21. Наиболее удобными формами  документов для внесения