Общие правила составления и оформления документов. Процесс разработки документов

Текст акта, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает указание на основания составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении). Как правило, акт составляется коллегиально (не менее 2 – х человек), но может быть составлен и уполномочен­ным должностным лицом в присутствии иных лиц.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт со­ставляется комиссией, то первым указывают фамилию председа­теля комиссии, а затем фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные фак­ты.

При необходимости в акт может быть включена заключитель­ная часть, содержащая решения, выводы, заключения комиссии.

Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или событий.

Справка – документ информационного характера, составляемый в порядке уточнения, подтверждения, опровержения каких – либо фактов.

В соответствии с ГОСТом 6.30 – 97[13] она должна составляться по указанию вышестоящего органа или должностного лица и содержать запрашиваемую им информацию.

Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание (например, о состоянии исполнительской дисциплины среди личного состава).

Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в справке, выделяют из текста в отдельный реквизит и помещают перед текстом справки, например: «По состоянию на 10.06.2012» или «За период с 11.06.2012 по 01.07.2012». Эти сведения могут быть включены и в заголовок к тексту. Если справка составляется по нескольким вопросам, текст разделяют на разделы и перед каждым из них указывают заголовок.

Справки, предназначенные для вышестоящего должностного лица внутри одного органа (подразделения), подписываются составителем. Справка, составляемая по указанию вышестоящего органа, подписывается руководителем органа внутренних дел (подразделения), от которого она исходит.

Совершенствование стиля работы государственного аппарата, в том числе МВД и его органов, предполагает очищение управ­ленческой деятельности от бумаготворчества, отказ от составления излишних документов, сокращение затрат времени и сил на со­ставление документов. Сокращению объема служебной переписки служат разработка и внедрение современных методов информаци­онно – аналитической работы; сокращение отчетности органов внутренних дел и их служб, уп­рощение их форм; совершенствование критериев оценки деятельности работников аппарата управления, ориентирование их на непосредственную живую, организаторскую работу в подчиненных органах и подразделениях и др.

Однако эти меры не могут исключить необходимость состав­ления многих документов. Рационализация работы сотрудников органов внутренних дел по их составлению является важной зада­чей и одним из направлений повышения эффективности их опе­ративно – служебной деятельности[14].

Помимо соблюдения изложенных правил составления и оформления документов, рационализация документирования предполагает сокращение объемов текстов документов за счет их типизации копировании.

Список использованных источников

1.                  "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195 – ФЗ (ред. от 03.05.2012) (с изм. и доп., вступающими в силу с 25.05.2012).

2.                  Постановление Госстандарта РФ от 17.03.1998 N 12 (ред. от 12.05.2009) "Об утверждении правил по сертификации "Система сертификации ГОСТ Р. Формы основных документов, применяемых в Системе".

3.                  Приказ Минкультуры РФ от 02.12.1998 N 590 "Об утверждении "Инструкции об учете библиотечного фонда".

4.                  "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Глав архива СССР от 27.04.1988, Приказ Глав архива СССР от 23.05.1988 N 33) (вместе с "Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно – контрольных форм (РКФ)", "Примерным положением о службе документационного обеспечения управления").

5.                  "Организационно – распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом).

6.                  Основы управления в органах внутренних дел. Учебник / Под общ. ред. В.П. Сальникова. – М.: ИМЦ ГУК МВД России, 2002. – 260 с.

7.                  Ю. И. Черняк. Информация и управление. М., 1974.

8.                  Основы управления в органах внутренних дел. Учебник. М.: МЮИ МВД России, издательство «Щит – М», 1996. – 343 с.

9.                  Г. П. Герт, О. П. Мельниченко. Информационное обеспечение деятельности профилактических подразделений. – М., 1982. С. 28.

2

[1] "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Глав архива СССР от 27.04.1988, Приказ Глав архива СССР от 23.05.1988 N 33) (вместе с "Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно – контрольных форм (РКФ)", "Примерным положением о службе документационного обеспечения управления").

[2] "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195 – ФЗ (ред. от 03.05.2012) (с изм. и доп., вступающими в силу с 25.05.2012).

[3] Основы управления в органах внутренних дел. Учебник / Под общ. ред. В.П. Сальникова. – М.: ИМЦ ГУК МВД России, 2002. – 260 с.

[4] Ю. И. Черняк. Информация и управление. М., 1974.

[5] Основы управления в органах внутренних дел. Учебник. М.: МЮИ МВД России, издательство «Щит – М», 1996. – 343 с.

[6] "Организационно – распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом).

[7] "Организационно – распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом).

[8] Постановление Госстандарта РФ от 17.03.1998 N 12 (ред. от 12.05.2009) "Об утверждении правил по сертификации "Система сертификации ГОСТ Р. Формы основных документов, применяемых в Системе".

[9] Г. П. Герт, О. П. Мельниченко. Информационное обеспечение деятельности профилактических подразделений. – М., 1982. С. 28.

[10] Основы управления в органах внутренних дел. Учебник. М.: МЮИ МВД России, издательство «Щит – М», 1996. – 343 с.

[11] Основы управления в органах внутренних дел. Учебник / Под общ. ред. В.П. Сальникова. – М.: ИМЦ ГУК МВД России, 2002. – 260 с.

[12] Приказ Минкультуры РФ от 02.12.1998 N 590 "Об утверждении "Инструкции об учете библиотечного фонда".

[13] Приказ Минкультуры РФ от 02.12.1998 N 590 "Об утверждении "Инструкции об учете библиотечного фонда".

[14] Основы управления в органах внутренних дел. Учебник. М.: МЮИ МВД России, издательство «Щит – М», 1996. – 343 с.