Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Июня 2012 в 21:24, контрольная работа
Составление и оформление различных как по назначению, так и по содержанию документов, создаваемых в органах внутренних дел, подчиняются некоторым общим требованиям (правилам), содержащимся в ГСДОУ1, ГОСТах и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой.
1. Общие правила составления и оформления документов…………….3
2. Процесс разработки документов……………………………………..14
Список использованных источников……………………………………22
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:
— краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер;
— слово «В дело»;
— номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Требования к бланкам предполагают изготовление документа с таким расчетом, чтобы он был удобен для обработки, изучения и последующего хранения.
На бланке документа как уже было отмечено выше, должен быть состав реквизитов, порядок расположения которых установлен ГОСТом 6.30 – 97[7]. Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно – распорядительных документов. Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.
Устанавливаются два формата бланков – А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) по ГОСТ 9327[8]. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов.
На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.
Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.
Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом. В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.
На бланках для писем указывают реквизиты: «Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «Дата», «Индекс», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Код письма по ОКУД», «Код организации по ОКПО». На общих бланках указывают реквизиты: «Дата», «Индекс», «Место составления или издания», «Код организации по ОКПО»[9].
При печатании бланков должны применяться типографические шрифты размеров от 6 – го до 16 – го кегля по ГОСТ 3489. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 – го до 24 – го кегля. Бланки документов должны иметь поля, мм: левое – 20; верхнее – не менее 10; правое и нижнее – не менее 8. Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
2. Процесс разработки документов.
Требования к текстам организационно – распорядительных документов предполагают их оформление в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также в виде соединения этих форм.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», «находились», «владеете», «имеете»). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»),
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используют форму изложения («отдел осуществляет функции», «в состав подразделения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («МВД России не возражает», «МВД России считает возможным»)[10].
Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.
Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках: формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5 – 2 межстрочными интервалами».
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 – 3 межстрочными интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора:
— от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
— после 5 печатных знаков для начала абзаца в тексте;
— после 16 – 24 печатных знаков для составления таблиц;
— после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;
— после 40 печатных знаков для реквизита «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»;
— после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;
— после 56 печатных знаков для составления таблиц, а также для простановки кодов по ОКПО и ОКУД.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0 – го и 5 – го положений табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0 – го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
Помимо указанных и иных содержащихся в ГОСТах и других нормативных актах общих правил и рекомендаций по составлению документов, существуют специальные правила составления и оформления отдельных видов управленческой документации. Базируясь на общих требованиях, предъявляемых к любым документам, соответствуя единым (общим) правилам их составления и оформления, они более конкретно регламентируют перечень и порядок выполнения реквизитов, детализируют требования к текстам конкретных документов[11].
Сотрудники большинства служб органов внутренних дел наиболее часто составляют такие виды управленческих документов, как служебное письмо, акт, справка. Рассмотрим подробнее правила их составления и оформления.
Служебное письмо является одним из распространенных видов управленческих документов, составляемых в органах внутренних дел. Посредством служебных писем даются ответы на запросы организаций, по заявлениям граждан, возбуждаются ходатайства и пр.
Служебное письмо должно выполняться на бланке либо на бумаге стандартного формата с оттиском штампа, содержащего наименование органа внутренних дел и некоторые другие реквизиты, характерные для учрежденческих бланков.
Адресование служебного письма может выполняться следующим образом. Письмо может быть адресовано в учреждение. В этом случае указывается наименование учреждения в именительном падеже.
При адресовании письма на имя руководителя структурного подразделения сначала в именительном падеже указывается наименование учреждения, а затем наименование должности и фамилия руководителя структурного подразделения – в дательном падеже.
После наименования учреждения (структурного подразделения, должностного лица) указывается полный почтовый адрес этого учреждения.
При направлении служебных писем гражданам сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата.
Если письмо оформляется на бланке (бумаге) формата А4, то оно должно иметь заголовок, который обычно начинается с предлога «о» или «об» и отвечает на вопрос «о чем составлено письмо».
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Текст служебного письма должен иметь такие логические элементы, как введение, доказательства, выводы и заключение.
Введение содержит описание причин и повода для составления письма.
В доказательствах приводятся факты, доводы, ссылки на законодательство, формулируются логические выводы.
В заключении излагается основная суть письма: просьба, предложение, отказ, согласие и т. п.
Однако текст не каждого письма должен содержать все перечисленные элементы. Их совокупность необходима при составлении сложных писем. Если составитель убежден, что выполнение его просьбы не требует специального обоснования, то письмо может состоять только из заключения.
Порядок расположения в тексте письма указанных элементов строго не определен. Простые короткие письма могут начинаться с заключения, после чего возможно приведение доказательств. В больших по объему, сложных письмах целесообразно, приводя доказательства, логические выводы, сформировать у адресата убеждение в необходимости выполнить просьбу, предложение, указанное в заключении.
Убедительность служебного письма определяется доказательностью, бесспорностью содержащихся в нем данных, а не применяемыми грамматическими средствами выражения эмоций составителя письма. Поэтому при составлении текста следует экономно употреблять такие наречия, как «очень», «срочно», «безотлагательно». Они далеко не всегда придают письму желаемую убедительность, а частое их повторение ведет к снижению ускорительной функции.
Следует иметь в виду, что служебное письмо составляется от имени органа (учреждения), поэтому личный момент в нем должен быть сведен к минимуму, тон изложения должен быть нейтральным, исключающим иронию, проявление бестактности. Изложение текста письма целесообразно вести от третьего лица, например: «Отделение полиции просит...»
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значение.
Требования к его составлению и оформлению определены ГОСТом 6.30 – 97[12], которым установлены следующие его реквизиты наименование ведомства (например, МВД России); наименование учреждения (например, ГУВД Москвы); адрес учреждения или место составления (например, г. Москва); название вида документа (акт); дата; заголовок к тексту (например, о приеме и передаче дел); подписи составителей акта. Кроме того, он может содержать такие реквизиты, как номер (индекс) и штамп (гриф) учреждения.
Информация о работе Общие правила составления и оформления документов. Процесс разработки документов