Общая характеристика и совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации Управления ветеринарии

ВВЕДЕНИЕ

 

Документы являются информационной основой  деятельности любой организации, именно в документах содержится до 85% информационных ресурсов. Тем не менее, сегодня документационное обеспечение управления традиционно  рассматривается как вторичная  задача, призванная обслуживать процессы принятия управленческих решений. Но подробная вторичность не предполагает не высокую значимость процессов обработки документов. 

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и вхождения России в мировое пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

В современном учреждении основными технологическими инструментами  работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

Полное упразднение бумажного  документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных.

Таким образом, основная проблема российского делопроизводства – это необходимость преодоления противоречия между централизованным бюрократическим делопроизводством, сложившимся в предшествующие десятилетия, и новым формирующим менеджментом, который нуждается в оперативной, более экономичной и гибкой системе работы со служебной документацией.

Разрешение этого противоречия требует обновления теории и практики традиционного делопроизводства, реформирования данной сферы деятельности.

Это обновление требует  больших усилий, так как делопроизводство относится к наиболее инерционным  системам, которые упорно сопротивляются нововведениям.

Основополагающую роль в решении  проблем документирования должен сыграть  закон о документации Российской Федерации. Он позволит нормативно закрепить  общие принципы и наиболее существенные  положения документационного обеспечения, в том числе обязательность документирования деятельности всех организаций, его формы и способы, электронное документирование, обмен информацией, удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения.

Таким образом, настоящая курсовая работа преследует своей целью изучение особенностей документирования деятельности, также исследование и подбор оптимального программного обеспечения для ведения делопроизводства Управления ветеринарии Тюменской области.

При подготовке настоящего исследования автору необходимо решить комплекс следующих задач:

• изучить нормативно-правовую и методическую базу,  регулирующую документирование деятельности Управления ветеринарии Тюменской области;
• выявить на основе анализа нормативно-правовых и методических актов правила документационного обеспечения деятельности Управления ветеринарии;
• охарактеризовать требования и правила составления отдельных видов документов;
• рассмотреть цели, задачи и этапы внедрения автоматизированных систем делопроизводства;
• дать характеристику некоторым программным системам автоматизации делопроизводства и документооборота обосновать эффективность предлагаемых документов путем оценки и расчета экономической эффективности.

Поставленные задачи обусловили структуру  работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложения.

Эффективность документационного  обеспечения управления (ДОУ) в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов, следовательно, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами. В основе работы службы делопроизводства всегда стояли учет, контроль и справочная работа по документам. Однако возможности быстрого поиска необходимых документов раньше ограничивались высокой трудоемкостью ведения необходимых справочных картотек, а многие запросы даже не ставились, так как для их выполнения требовался просмотр большого количества документов. Кроме того, бумажные картотеки, занимающие много места, использовались в делопроизводстве лишь 2 - 3 года, а затем сдавались в архив или уничтожались. Это делало крайне сложным выполнение тематических запросов, если нужные документы относились к разным делам и годам. Внедрение автоматизированных систем сделало возможным быстрое нахождение любого документа или группы документов и качественное выполнение множества тематических запросов, тем самым, повышая эффективность принятия управленческих решений.

Нормативно – методической базой  для документирования деятельности любого, в частности муниципального учреждения, является следующее:

• Государственная система документационного обеспечения управления;
• Постановление Госкомстата Российской Федерации от 6 апреля 2001г. №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
• ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Здесь говориться о правильности оформления, ведения и хранения документации, также оговаривается правильное расположение реквизитов любого управленческого документа.¹

Государственная система  документационного обеспечения  управления, в третьей главе, которой  оговаривается организация документооборота в организации.

Документооборот ГСДОУ определяется так – движение  документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Порядок движения документов в организации закрепляется по схемам прохождения документов, которые  разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководством организации. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.²

В целом ГСДОУ подробно описывает                                                                           порядок прохождения документов в организации, с момента его получения и регистрации, до сдачи его в архив или отправки адресату.

Помимо этого определены и другие требования, применяемые  к информационно поисковым системам; оперативному хранению документов; составлению номенклатуры дел; контролю исполнения документов; подготовке их к передаче в ведомственный архив; экспертизе ценности и т.д.

В качестве одного из средств регулирования  документопотоков выступают документные  государственные стандарты. Одним из таких регуляторов выступает ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов.³

ГОСТ  Р 6.30-2003 определяет порядок оформления; общее количество реквизитов на бланке организации; порядок их расположения и т.д.       

Локальное нормотворчество в работе представлено большим количеством  организационно-правовых документов, таких как, Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области, Инструкция по делопроизводству, Должностные инструкции. Эти документы в зависимости от значимости определяют порядок работы Управления, устанавливают требования к организации работы и др.

Автоматизация данного процесса работы с документами не только устраняет все недостатки, но и  значительно расширяют возможности         выполнения важнейших задач служб делопроизводства – контроль за исполнением документов и информационно-справочную работу по  документам.

Сегодня проблема автоматизации делопроизводственных операций является весьма актуальной для многих организаций, учреждений и фирм самого разного уровня. К  решению этой проблемы необходимо  походить весьма осторожно, так как процесс внедрения автоматизированных систем только начался. Эта проблема в настоящее время интересует многих исследователей.

Так, Г.Ю. Максимович, пишет о том, что «традиционные способы хранения и поиска информации, преобладающие  в отечественной практике, в условиях непрерывного активного роста объемов  информационных потоков становится малоэффективными. Осознание этого факта приводит к необходимости применения принципиально новых методов и средств обработки, хранения и передачи информации, оперирующих с большими ее объемами в реальном времени. Такие методы и средства представляют современные компьютерные технологии»⁴.

С.Л. Кузнецов,  говорит о том, что «по настоящему массовый переход  от традиционных делопроизводственных технологий в обработке документов к автоматизированным только начался, и первым этапом в этой работе является внедрение автоматизированных систем регистрации документов»⁵.

Кузнецов рассматривает данную проблему с двух сторон. С одной  стороны он пишет о том, что  процесс автоматизации необходим  и необратим в наше время, а  с другой, что при внедрении автоматизированных систем  специалисты начинают сталкиваться с новыми проблемами, которых раньше не существовало⁶.

Эту же проблему рассматривает и  О.А. Ефимова. Она делает попытку  анализа современных систем автоматизации  делопроизводства. Ефимова пытается определить структуру и задачи делопроизводства, рассматривает подходы и к автоматизации, делает анализ современных автоматизированных систем делопроизводства⁷.

М.П. Бобылева пишет о том, что  «в связи с расширением применения в учреждениях и организациях современных автоматизированных систем документооборота необходимо в первую очередь проанализировать всю структуру документооборота на данном предприятии. Этот анализ является одним из непременных условий подготовки к внедрению автоматизированных систем»⁸.

Помимо исследователей сегодня интерес к системам автоматизации  ДОУ, традиционно называемых системами  электронного документооборота (СЭД), проявляют и руководители многих организаций. Поэтому представляется важным оценить, как внедрение СЭД  сказывается на работе в области ДОУ. 

 

 

 

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ВЕТЕРИНАРИИ  ТЮМЕНСКОЙ ОБАЛСТИ

 

1. Регламентация деятельности Управления ветеринарии Тюменской области

 

  Тюменская область занимает большую часть Западно-Сибирской равнины и фактически делит территорию России на две большие части: западнее – Урал и Европейская часть страны, восточнее – Азиатская: Сибирь и Дальний Восток. Область отличается экстремальными природно-климатическими условиями на большей части своей территории – 90% ее отнесено к районам Крайнего Севера или приравнено к ним.

Становление ветслужбы Тюменской  области совпадает с изданием Указа Президиума Верховного Совета РСФСР об организации Тюменской  области 15 августа 1944 года.

До указанного срока  административное и методическое руководство госветучреждениями, размещенными на территории вновь организованной Тюменской области, осуществлялось отделом ветеринарии и областной ветеринарии лабораторией управления сельского хозяйства Омского облисполкома.

Областная ветеринарная служба  с государственной инспекцией образована в соответствии с Законом «О ветеринарном деле на территории РСФСР», распоряжением Совета Министров РСФСР от 30.10.1991 г. №1129-Р и распоряжением Администрации Тюменской области № 593 от 10.04.1992 г.

Ветеринарная служба является самостоятельным структурным подразделением при управлении сельского хозяйства и продовольствия Администрации Тюменской области. Образована в целях повышения эффективности ветеринарного обслуживания животноводства области и улучшения управления ветеринарной службой на основе повышения самостоятельности и инициативы подразделений, входящих в состав ветеринарной службы, координации их деятельности в вопросах организации и осуществления мероприятий по профилактике заболеваний животных и ликвидации их при возникновении, повышение сохранности и продуктивности животных, укрепления материально-технической базы.