Облікові документи по кадрам

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) і закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти в тверду обкладинку й переплести.

Після звільнення працівника його заяву про звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання та звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів два роки, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання — 75 років.

Доступ до особових справ має  бути обмеженим. Особові справи зберігаються на рівні із секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, у крайньому випадку, у спеціально пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються.

Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу  кадрів, фахівець з персоналу або  секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене  керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більш ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втрати особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку. Вона залишається у відділі  кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце.

Якщо особова справа відправляється поштою, то вказуються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.

Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Зберігається особова справа в  архіві як самостійна одиниця зберігання. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається.

Виняток становлять випадки переведення  особи з підприємства однієї системи.

2.4 Заповнення особового  листка з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової справи і становить перелік  запитань про біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо (див. додаток 3).

Особовий листок працівник заповнює чорнилом або кульковою ручкою власноручно  без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо та без невстановлених скорочень. На всі поставлені запитання необхідно давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про  освіту, а також, у разі наявності, документи про присвоєння вченого  ступеня чи звання, документи про наукові праці, винаходи тощо.

Начальник відділу кадрів (інспектор  чи фахівець) обов'язково звіряє правильність записів у особовому листку з  документами. При цьому особлива увага приділяється правильності запису найменувань організацій, населених  пунктів, дат та інших відомостей (посад, кваліфікацій тощо).

Послідовність заповнення особового  листка:

1. Прізвище, ім'я, по батькові (пишеться  без скорочень, наприклад: Шевченко  Андрій Петрович.

2. Стать (записується словами:  чоловіча, жіноча.

3. Рік, число й місяць народження (записується таким чином: 1950, 25 серпня.

4. Місце народження (вказується  повна назва населеного пункту, району, області: селище Іванівка  Підволочиського району Тернопільської  області).

5. Освіта (записується  так: вища, неповна вища, середня, неповна середня, початкова залежно від наявності документа про освіту). Найменування навчального закладу вказуються так, як він називався на період його закінчення. Наприклад: Харківський автомобільно-дорожній інститут. У випадку входження слова "імені" до найменування навчального закладу необхідно писати, наприклад, ім. Т. Г. Шевченка. Записується повне найменування факультету чи відділення, наприклад, дорожньо-будівельний; менеджменту; права. Рік вступу, закінчення або вибуття записується так: 1991,1995. Записують повну назву спеціальності та вказують номер диплома, наприклад, інженер-будівельник, Ц-9/1111 з відзнакою.

6. На запитання, якими мовами  володієте, відповідають таким  чином: читаю й перекладаю зі  словником; читаю й можу розмовляти; володію вільно.

7. Учений ступінь, учене звання  записують так: кандидат філологічних  наук, доцент. У разі відсутності  такого робиться запис "не  маю".

8. Відповідь на запитання про  наукові праці та винаходи  слід записувати так: маю 5 наукових  праць та 3 зареєстровані винаходи в галузі будівництва (список додається) або наукових праць та винаходів не маю.

9. Виконувана робота з початку  трудової діяльності відображається  відповідно до записів у трудовій  книжці. Зазначаються також період  навчання у вищих і середніх  спеціальних навчальних закладах, військова служба й робота за сумісництвом. Підприємства, установи, організації слід іменувати так, як вони називалися на період роботи чи навчання особи, яка заповнює листок, наприклад, технік інституту "Київдіпротранс", м. Київ.

Якщо початок трудової діяльності збігається з моментом вступу до вищих  чи середніх навчальних закладів, слід писати так:

студент — для вищих навчальних закладів, курсант — для військових училищ тощо. Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: рядовий військової частини № 10834; командир роти військової частини № 21213, м. Олександрія, Одеський військовий округ.

10. Державні нагороди (вказується назва нагороди й  час її одержання, наприклад,  Зірка "За мужність", 11.11.94).

11. Відношення до військового  обов'язку та військове звання (записуються так: військовозобов'язаний, старший лейтенант. Склад —  командний (адміністративний, технічний  тощо), рід військ — сухопутні).

12. Родинний стан на момент  заповнення особового листка (перелічуються всі члени сім'ї із зазначенням віку).

13. Домашня адреса (записується  згідно з діючим адміністративним  подшом із зазначенням поштового  індексу, найменування населеного  пункту, району, області, вулиці, номерів  будинку, квартири, телефону).

14. Паспорт (вказуються серія,  номер, коли й ким виданий). Проставляючи дату заповнення  листка, вказують: число, місяць (словом), рік. Особистий підпис ставиться  розбірливо.

2.5 Порядок складання  автобіографії 

Одним із документів особової справи, що містить інформацію про особовий склад підприємства, установи, організації, є автобіографія.

Автобіографія — це документ, у  якому особа, яка його складала, подає  опис свого життя та діяльності за довільною формою.

Пишеться цей документ від руки на стандартному аркуші формату А4.

Основна вимога до такого документа  — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Кожне нове повідомлення починається  з абзацу.

В автобіографії, як правило, вказують:

• прізвище, ім'я, по батькові у називному  відмінку;

• дата, місце народження;

• відомості про навчання;

• відомості про трудову діяльність;

• сімейний стан і склад сім'ї;

• нагороди і заохочення;

• домашня адреса та номер телефону;

• дата і особистий  підпис

Відображаючи трудову діяльність, не слід обмежуватися лише переліком посад. Необхідно пояснити причини переходу від однієї роботи до іншої. У разі перерви у трудовій діяльності потрібно вказати її причину.

Усі дані подаються у хронологічному порядку, що допомагає скласти уявлення про життєвий шлях та ділову кваліфікацію особи.

Усі дати пишуться за таким зразком: 10 липня 1950 року; у лютому 1980 року, впродовж 1981/84 навчального року тощо.

Дата написання пишеться ліворуч  під текстом, підпис особи — праворуч.

АВТОБІОГРАФІЯ

(прізвище, Ім'я, по батькові)

Автобіографія складається у довільній формі власноручно. Обов'язково висвітлити в описовій формі рік та місце народження, в якій сім'ї, в яких навчальних закладах навчались, яку освіту та спеціальність одержали. Коли, де і на якій посаді працювали, з яких причин переходили з посади на посаду. Короткі відомості про ваших рідних (батько, мати, брати, сестри, чоловік, жінка, діти). Чи перебували ви під судом та слідством, де, коли, за що? Навички роботи на комп'ютері, машинопис, стенографія, права водія, володіння мовами. Якими іншими спеціальностями володієте.

Особисті захоплення. Домашня адреса, телефон.

 

ЛІТЕРАТУРА

1.  Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высш. шк., 1995.

2.  Бурнашова Г. А. Делопроизводство. — М.: Высш. шк., 1989.

3.  Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. — М.: Изд-во стандартов, 1990.

4.  Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. — К.: ВЗУУП, 1990.

5.  Головач А. С. Оформление документов. —К.; Донецк: Выщашк., 1983.

6.  Демидова А. К.,  Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонденция. — М.: Русский язык, 1985.

7.  Діденко А. Н. Сучасне  діловодство. — К.: Либідь, 1998.

8.  Коваль А. П. Ділове листування. — К.: Либідь, 1992.

9.  Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. — М.: ИНФРА-М, 1998.

10.  Мурашко М. І. Довідник  для підприємців-роботодавців та  працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. — К., 1994.

11.   Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1998.

12.  Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. — К.: Либідь, 1993.

13.  Палеха Ю. І. Документаційне  забезпечення управління. — К.: МАУП, 1997.

14.  Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С. Курбатовой. — Обнинск: Титул, 1995.

15.  Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. — К.: МАУП, 1996.

16.  Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партнером. —К.: МП "Мира", 1992.

17.  Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. — К.: ТКК "Персонал", 1996.

18.  Секретарь-референт І Т. В. Кузнецова, Г. А. Андреева и др. — М.: АО "Бизнес-школа", 1995.

19.  Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 1998.

20.  Типова інструкція з діловодства  від 17.10.97 № 1153.

 

ДОДАТКИ 
Додаток 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3