Облікові документи по кадрам

5. Освіта: вища, середня:

назва навчального закладу (на момент закінчення) та його місцезнаходження;

(рррр) дата вступу і закінчення  навчального закладу; спеціальність:  заповнюється відповідно до запису в дипломі (свідоцтві);

кваліфікація: заповнюється відповідно до запису в дипломі (свідоцтві);

диплом (свідоцтво): номер і дата його видачі (дд, мм, рррр). Якщо державний  службовець навчається у навчальному  закладі, то заповнюються тільки графи: назва навчального закладу та його місцезнаходження, рік вступу, спеціальність, як було вказано вище.

6. Науковий ступінь, вчене звання: заповнюється відповідно до запису  в дипломі, (рррр) рік присвоєння, номер диплома, (дд, мм, рррр) дата  його видачі.

7. Якими мовами володієте і в якій мірі: читаєте і перекладаєте зі словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно.

8. Наукові праці та винаходи: кількість опублікованих монографій, статей, винаходів; список опублікованих  робіт.

9. Сімейний стан: члени сім'ї із зазначенням дати народження, прізвища, ім'я та по батькові.

10. Паспорт: серія, номер, ким  виданий, дата видачі— записується  відповідно до запису у паспорті.

11. Домашня адреса: телефон, місто,  поштове відділення, вулиця, корпус, номер будинку, квартира, особистий підпис.

Дата прийняття  Присяги державного службовця: число  — двозначне, місяць — назва, рік  — чотиризначне число.

13. Прийняття на державну службу:

а) на підставі конкурсу: номер протоколу, дата (число — двозначне, місяць — назва, рік — чотиризначне число);

б) до патронатної служби: посада керівника;

в) з резерву: дата включення до резерву;

г) інше: згідно з встановленим законодавством (ст. 15 Закону України "Про державну службу").

14. Загальний стаж роботи: вказується  приведена дата, яка визначається згідно з Законом України "Про пенсійне забезпечення", відповідно до записів у трудовій книжці.

15. Безперервний стаж роботи: вказується  приведена дата, яка визначається  згідно з постановою Ради Міністрів  СРСР від 13 квітня 1973 року №  252, відповідно до записів у трудовій книжці.

16. Стаж державної служби: вказується  приведена дата, яка визначається  згідно з Порядком обчислення  стажу державного службовця, затвердженого  постановою Кабінету Міністрів  України від З травня 1994 року  № 283, відповідно до запису у трудовій книжці. 2-VIII — заповнюється відповідно до вимог таблиць.

Записи повинні здійснюватись  у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з  посиланням на відповідну статтю, пункт  законів (Закон України "Про державну службу", КЗпП України).

Записи вносяться відповідно до наказу (розпорядження), із зазначенням  дати його видачі (дд, мм, рррр).

Записи дат виконуються арабськими цифрами, число (дд), місяць (мм) — двозначні  числа, рік (рррр) — чотиризначне число, розділені крапкою, крім окремо зазначених.

II. Продовження терміну перебування на державній службі

У графі "Підстава": номер і дата листа-погодження Головдерж-служби, на підставі якого продовжено термін перебування на державній службі.

III. Просування по службі в державному органі

При кожній заміні: назви структурного підрозділу, посади, категорії, рангу (див. таблицю) проводиться окремий запис.

IV. Відпустки

Запис здійснюється по запропонованій формі, що відповідає чинному законодавству.

V. Дисциплінарна відповідальність

Заповнюється відповідно до ст. 14 Закону України "Про державну службу".

У графі 1 "Причина" — причина, що призвела до дисциплінарної відповідальності.

У графі 2 "Вид стягнення" —  дисциплінарне стягнення, захід  дисциплінарного впливу; у випадку, коли державного службовця усунено від службових обов'язків і призначено службове розслідування відповідно до ст. 22 Закону України "Про державну службу", необхідно додатково вказувати строки усунення (термін від_____до_____, на який усунуто), результати розслідування.

VI. Заохочення, нагороди, почесні звання

Запис здійснюється на підставі рішення відповідного органу.

VII. Зарахування до кадрового резерву

Заповнюється  відповідно до постанови Кабінету Міністрів  України від 19 грудня 1994 року № 853, відновлюється щороку.

Графа 1 "Орган, до якого зараховано в кадровий резерв" — назва органу, до якого зараховано в кадровий резерв. Якщо державний  службовець зарахований до кадрового  резерву в тій самій установі (організації), де він працює, записується: у цьому органі.

VIII. Підвищення кваліфікації

Назва навчального  закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном.

Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві).

IX. Відомості про військовий облік

Заповнюється згідно з "Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та відповідно до записів у військовому квитку.

При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин, прапорщиків і мічманів запасу необхідно дотримуватися наступних вимог:

1) у рядку "Група  обліку" — пункт 24 військового  квитка;

2) у рядку "Категорії"—  пункт 23 військового квитка;

3) у рядку "Склад"  — пункт 25 військового квитка;

4) у рядку "Військове  звання" — пункт 20 військового квитка;

5) у рядку "Військово-облікова  спеціальність" — пункт 26 військового  квитка;

6) у рядку "Придатність  до військової служби" вказується: "стройовий", якщо в розділі  V військового квитка відсутній запис про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби:

"нестройовий  по гр.__ст.___наказу МО___p. №__", якщо в розділі V військового квитка є запис про придатність до нестройової служби з посиланням на відповідну статтю і наказ міністра оборони України;

"непридатний  зі зняттям з обліку по гр.___ст.__наказу МО__p.

№___", якщо про  це є відповідний запис у розділі  IX військового квитка;

7) у рядку "Назва  райвійськкомату за місцем проживання" вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний  перебуває на військовому обліку. Якщо ж військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) ради народних депутатів, то вказується найменування військкомату, який здійснює керівництво цим обліковим органом;

8) у рядку "Перебуває на спецобліку №__" олівцем проставляється

серія і номер посвідчення про  відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік  в особових картках на генералів, адміралів, офіцерів запасу заповнюються у такому самому порядку, але з  такими відмінностями:

1) рядок "Група обліку" не  заповнюється;

2) у рядку "Категорія обліку" — пункт 8 військового квитка офіцера запасу;

3) у рядку "Склад" — пункт  7 військового квитка офіцера  запасу;

4) у рядку "Військово-облікова спеціальність №__" — пункт 6

військового квитка офіцера запасу;

5) рядок "Придатність до військової служби" на офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється. На офіцерів запасу, знятих з військового обліку, — пункт 20 військового квитка офіцера запасу.

Додаткові відомості:

а) відомості, відповідно до статей 12, 16 Закону України "Про державну службу", а саме: не мав судимості, не займаюсь підприємницькою діяльністю безпосередньо або через посередників, не працює за сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо;

6) до якої категорії пільговиків відноситься, наприклад: чи є ліквідатором аварії на ЧАЕС, офіцер запасу — пенсіонер та інші, номер посвідчення, дата видачі (дд, мм, рррр) та назва органу, який видав.

Дата і причина звільнення.

Записи здійснюються у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або ст. ЗО Закону України "Про державну службу". Особова картка по формі № П-2ДС затверджена наказом Мінстату України від 26.12.95 № 343.

2.3 Оформлення та ведення особових справ

Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості, про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у  системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.

Заводяться особові справи на керівника  підприємства, його заступників, начальників  відділів та служб, їхніх заступників, матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів тощо; оформляються вони після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім — усі основні документи, які з'являються упродовж трудової діяльності працівника в установі.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або  за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі, котрий записується і в алфавітну книгу особових справ.

До особової справи входять такі документи:

1) додаток до особового листка  з обліку кадрів;

2) особовий листок з обліку  кадрів із фотокарткою працівника  розміром 4x6 см;

3) автобіографія;

4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;

5) перелік наукових праць (для  працівників, які мають учений  ступінь чи кванти);

6) різного роду характеристики  чи рекомендаційні листи;

7) документи, на підставі яких  видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з них;

9) матеріали проведення атестацій;  10) внутрішній опис документів.

До особової справи можуть бути внесені  також довідки-об'єктив-ки, копії  наказів, розпоряджень, постанов органів  вищого рівня або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад  для наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний; усі вони підшиваються.

Довідки з місця проживання, медичні  довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу тимчасового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись  у "кишеньці" на зворотному боці її обкладинки.

Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про  направлення у відрядження, на курси  перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.

Документи особової справи містять  інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться впродовж усього часу роботи особи  на підприємстві й до номенклатури справ установи не заносяться.

Розглянемо оформлення обкладинки особової справи (форма додається). Заголовок повинен містити повну  назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку  вона заведена, — усе в називному відмінку.