Нормативно – методические документы по делопроизводству и организация архивного хранения документов

6.Правила подготовки управленческих документов устанавливают

нормы и требования, обязательные для выполнения структурными подразделениями  и должностными лицами при подготовке тех или иных видов управленческих документов. Обычно разработка подобных правил производится для уточнения  порядка подготовки наиболее важных управленческих документов либо относительно новых видов документов, подготовка которых сопряжена с теми или  иными особенностями"

7.Разъяснения к правилам подготовки управленческих документов разрабатываются в дополнение к вновь введенному в действие нормативно-правовому акту или организационно-распорядительному документу. По сути, это практический комментарий к ключевым положениям акта (документа), в должной мере учитывающий специфику деятельности предприятия и ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ). Обычно разъяснения сохраняют свою силу до введения в действие на предприятии соответствующего локального акта, организационно-распорядительного или нормативно-методического документа внесения изменений в соответствующие акты (документы).

8.Указания предназначены для согласования между собой положений нескольких нормативно-правовых актов (организационно-распорядительных документов), регламентирующих определенный вид (направление) деятельности предприятия. На основе указаний обеспечивается взаимодействие соответствующих структурных подразделений (должностных лиц). При этом:

9.внутренние указания, как правило, применяются для обеспечения взаимодействия должностных лиц одного или нескольких структурных подразделений (например, в составе делопроизводства (службы ДОУ) - в частности при подготовке документов к переводу с оперативного на архивное хранение;

10.указания оперативного характера служат для обеспечения взаимодействия различных структурных подразделений (например, делопроизводства, службы персонала и бухгалтерии) при выполнении задач, имеющих особую значимость для обеспечения надлежащего функционирования предприятия -в частности по оформлению вновь принятым работникам трудовых книжек нового образца;

11.организационно-методические указания разрабатываются в целях регламентации определенного вида (направления) деятельности предприятия в течение конкретного периода времени (месяц, квартал, полугодие, год) - в частности по организации планирования работ по делопроизводству и отчетности о ее результатах.

Помимо перечисленных локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, предприятие в целях надлежащей регламентации Делопроизводства (ДОУ) вправе разрабатывать и вводить в действие некоторые другие их виды, в том числе методические рекомендации, внутренние стандарты, регламенты, схемы с соответствующими описаниями и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993г. № 152)-М., 1993.

IV. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

 

 

 Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости  от сроков хранения документов. Дела постоянного  хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает:

- перегруппировку документов  дела в прямой хронологической  последовательности с января  по декабрь (взамен обратной  хронологической последовательности  с декабря по январь, возникающей  при формирования дел в течение  года);

- нумерацию листов в  деле черным графитным карандашом  в верхнем правом углу арабскими  цифрами;

- составление для наиболее  ценных дел внутренней описи  документов дела ;

- составление заверительной  надписи дела;

- подшивка дела в твердую  темную обложку из картона  на 4 прокола без металлических  зажимов (с веревочными завязками)  или переплет документов дела;

- внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела: уточнение названия структурного  подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса,  заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела, дела на авторские  свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в  делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки  которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются:

наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок  дела, аннотация к

документам дела (для дел  постоянного хранения, содержащих особо  ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и  закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись  дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного  аппарата архива, обеспечивающей оперативный  поиск документов. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись  составляется в четырех экземплярах: три передаются вместе с делами в районный  архив,  четвертый - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного  сроков хранения и по личному составу  составляются отдельные описи.

Дела временного срока  хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается  хранить в скоросшивателях, листы  не нумеровать, заверительные надписи  не составлять, не проводить пересистематизацию

документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом  порядке.

В небольших по структуре  и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное  подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса  совмещает секретарь – референт организации, отвечая за сохранность  документации и своевременную сдачу  ее в районный архив.

Взаимодействие районного  архива с современными коммерческими  структурами осуществляется на договорной основе. 

В договоре закрепляются обязательства  сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.

Предприятие может сократить  срок хранения документов в своем  ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращениядеятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

IV.IПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Прием-передача дел  в архивное хранение документов производится работником службы делопроизводства (секретарем-референтом) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого документа делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи.

Вместе с документами  на архивное хранение предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные  картотеки на документы. Заголовки  этих регистрационных форм также  должны быть включены в опись.

Только после  передачи документов на архивное хранение предприятию разрешается производить  уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин  типа "Shreder" не менее чем двумя  работниками предприятия.

Документы постоянного  хранения и по личному составу  коммерческих предприятий могут  передаваться в государственные  архивы на договорной основе.

Место архивного  хранения документов должно быть известно и доступно всем работникам и акционерам коммерческого предприятия. Об адресе и телефоне архива сообщается на общем  собрании работников организации и  информация об архиве вывешивается на стенде предприятия.

 

 

 

 

IV.ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В задачи архива входит:

- прием, учет  и хранение документов законченных  делопроизводством;

- информационно-справочная  работа по архивным документам  предприятия;

- организационно-методическая  помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить  архивохранилище в специально выделенном отдельном помещении. В исключительных случаях можно использовать часть  помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в которых можно было бы обеспечить сохранность документов.

Для определения  сроков архивного хранения документов, подготовки документов к архивному  хранению и отбора документов для  уничтожения на предприятии создается  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит  из трех человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии  или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор  документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению  документов вступают в силу после  их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков архивного хранения конкретных документов проводится по "Перечню типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения", утвержденному  руководителем Росархива 06. 10. 2000.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют

в работе по определению  сроков хранения документов отраслевые перечни министерств, например, финансов, здравоохранения и т.п.

По документам, сроки  хранения которых не предусмотрены  перечнями, ЭК выносит самостоятельное  заключение о продолжительности  их хранения, с учетом важности документов, необходимости их использования  в справочных целях, обращения к  ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

Устанавливать сроки  хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать  документы по листам, чтобы исключить  возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем  случае заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются  следующие сроки хранения: 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

Документы, поступившие  из вышестоящих органов (инструкции, методики, правила, решения и т.п.), хранятся на предприятии до истечения  их актуальности или замены новыми.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа  значения не имеют. Так, например, переписка  за 2000 г. с трех летним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение  не раньше 1 января 2004г.

К документам, передаваемым в архивное хранение, относятся:

- устав, учредительный  договор, решение о создании  общества;

- свидетельство  о государственной регистрации;

- документы, подтверждающие  права общества на имущество,  находящееся на его балансе;

- положение о  филиалах или представительствах  общества;

- годовые финансовые  отчеты;

- документы финансовой  отчетности, представляемые в государственные 

органы управления;

- протоколы общих  собраний акционеров, заседаний  совета директоров, ревизионных  комиссий, коллегиальных исполнительных  органов (правления, дирекции);

- списки акционеров  с указанием количества и категории  принадлежащих им акций;

- акты ревизий,  проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или  органами государственного, муниципального  финансового контроля;

- внутренние документы  общества, утверждаемые общим собранием  акционеров или иным органом  управления обществом;

- документы по  личному составу предприятия;

- другие документы  по усмотрению общего собрания  акционеров.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются

Документы, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного  оформления:

- документы в  деле необходимо расположить  в хронологическом порядке, если  он не соблюдался в процессе  формирования дела;

- произвести нумерацию  листов документа в правом  верхнем углу простым карандашом  или нумератором;

- подшить в конце  документа заверительный лист, в  котором указать количество листов  в деле;

- на наиболее  важные документы (по личному  составу или содержащие коммерческую  тайну) составить внутренние описи  дел (листы внутренней описи  нумеруются отдельно), если они  не были составлены ранее, и  подшить его в четыре прокола;

- дополнительно  указать на обложке документа  количество листов согласно заверительному  листу, срок хранения документа,  уточнить заголовок и крайние  даты документа.