Інформаційне забезпечення підприємств

До тематичних, але не фірмовим, довідникам можна віднести ряд видань, які також знадобляться при рішенні питання про інвестиції за кордон. Це цінові довідники, інвестиційні гіди по окремих країнах, що містять інформацію із всіх питань закордонних інвестицій: від законодавчих актів, їх регулюючих, і органів, що видають дозвіл, - до тарифів, особливостей окремих галузей і т.д. Важливим джерелом інформації про фірми є добірки (переліки) найбільших промислових і інших компаній, що публікують в основних розвинених країнах і в ряді держав, що розвиваються. Це єдине джерело, що дозволяє визначити позиції тієї або іншої фірми серед найбільших компаній у країні, галузі або світі. Добірки являють собою перелік провідних компаній країни або регіону, розташованих у міру вибуття обсягів їхніх продажів за відповідний рік.

Крім обсягів продажів, наводяться дані про величину чистого або  валового прибутку й числі зайнятих, а також про суму активів і  величині власного капіталу. У ряді країн (ФРН, Франції, Італії) у переліки включені не тільки самі найбільші компанії, але і їх основні дочірні фірми. Форми складання й публікації добірок, обсяг, що приводить у них інформації різні. Вони публікуються й у періодичній пресі: газетах ФРН і Австрії, журналах США, Канади, Франції, Італії, Фінляндії, Швеції, Індії, Великобританії, випускаються окремими виданнями. Одні добірки охоплюють тільки промислові компанії (США), інші включають також електроенергетичні й будівельні фірми (ФРН), а треті - торговельна й інвестиційні (Великобританія, Франція, Канада). Наприклад, у Великобританії окремою книгою у формі таблиць публікується статистична добірка 1000 найбільших компаній, у яку включені найбільші промислові, торговельні, транспортні й інші компанії цієї країни із вказівкою обсягу їхніх продажів за поточний і попередній роки, їхнього місця в країні по цьому показнику, прізвищ президента й/або керуючого, обсягів експорту, розмірів інвестованого капіталу, валового прибутку (за два роки), процентного відношення валового прибутку до інвестованого капіталу за два року, а також кількості зайнятих.

Річні звіти щорічно публікуються компаніями, що діють у правовій формі акціонерного товариства, і  великими компаніями - у формі товариства з обмеженою відповідальністю. Річні  звіти аналізують діяльність фірм за рік. Поряд з їхньою основною функцією - і надання акціонерам або пайовикам інформації про положення справ на фірмі й, в остаточному підсумку, обґрунтування розміру виплачуваних дивідендів - вони використаються також у рекламних цілях. Значна частина великих і практично всі найбільші компанії випускають річні звіти у вигляді добре оформлених брошур або буклетів, що містять досить докладні відомості про свою діяльність за звітний господарський рік. Річні звіти фактично служать єдиним джерелом інформації, де систематизовані відомості про обсяг і напрямки капіталовкладень, планах раціоналізації виробництва й модернізації виробничих потужностей, використовуваних і впроваджуваних технологічних процесів, науково-технічному потенціалі фірми, у тому числі, про обсяг видатків, структурі й основним напрямкам, а також про співробітництво в цій області з іншими фірмами й наявності патентних і ліцензійних угод (крім річних звітів, такі відомості можна знайти в окремих спеціальних статтях, що поміщають в галузевій періодиці). Річні звіти містять також короткий огляд положення на відповідних товарних ринках і в країні. Значне місце приділяється закордонної діяльності фірми -і обсягу й динаміці експорту, а також її закордонним дочірнім фірмам. Більшість річних звітів найбільших компаній містять добірки (у табличній формі) основних показників діяльності за п'ять-десять років. Це дає можливість зробити більше глибоку оцінку основних напрямків їхнього розвитку за попередній період. На відміну від річних звітів інші публікації фірм носять нерегулярний характер і пов'язані з якою-небудь подією. Так, багато компаній випускають ювілейні видання, що містять великий матеріал по історії їхнього розвитку. Коштовне джерело інформації - проспекти фірм, які складаються в основному в рекламних цілях, а також при випуску нових акцій або облігацій і містять досить докладні відомості про фірми, у тому числі й про виробничу базу. Найважливіше джерело інформації з окремих видів випускає продукції - каталоги, з яких можна одержати більше докладні відомості про вироблений фірмою виробах і їхній технічній характеристиці. Вони дають найважливіший вихідний матеріал для характеристики технічного рівня продукції тієї або іншої фірми й широко використаються при проведенні техніко-економічних зіставлень. У публікаціях приводяться відомості про загальне число фірм або підприємств, що діють у зазначених галузях і країнах, кількості фірм із певним числом зайнятих, капіталом або обсягом річних продажів, активів, а також відносні показники діяльності фірм.

Інформацію про закордонні фірми  можна одержати із загальноекономічних і загально галузевих газет і журналів, видаваних у великій кількості практично у всіх країнах миру. Крім загальної інформації про фірми публікуються відомості найрізноманітнішого характеру, у тому числі списки найбільших компаній, огляди по окремих фірмах, ступінь монополізації ринків, ціни, строки й вартість будівництва різних підприємств, науково-дослідної й патентно-ліцензійної діяльності й т.д. У західних країнах створені організації, завдання яких інформувати споживачів про якість товарів і послуг, про проблеми безпека, правах і т.д.

Інформаційне забезпечення процесів збуту.

Промислові підприємства не тільки провадять продукцію в потрібній  кількості, асортиментах і якості, що відповідають запитам споживача, але  й забезпечують комерційну діяльність по збуті продукції. В умовах ринкових відносин підсилюється її роль, ускладнюються завдання.

Для організації комерційної діяльності по реалізації готової продукції  на підприємствах створюється служба збуту.

Основними завданнями служби збуту є вивчення попиту й установлення тісних контактів зі споживачами продукції; пошук найбільш ефективних каналів і форм реалізації, що відповідають вимогам споживачів; забезпечення доставки продукції споживачеві в потрібний час; контроль над ходом реалізації продукції з метою зниження комерційних (внепроизводственных) витрат і прискорення оборотності оборотних коштів.

Організація збуту продукції базується  на маркетингових дослідженнях, які  є основою всіх маркетингових  дій. Такими дослідженнями в області збуту є дослідження потреб і попиту на дану продукцію, дослідження місткості ринку, визначення частки підприємства загалом, обсязі продажу продукції даних асортиментів, аналіз ринкової ситуації, вивчення можливостей виходу на зовнішній ринок, дослідження динаміки обсягу продажів, аналіз каналів збуту, вивчення думок покупців і споживчих переваг.

Структура служби збуту на підприємствах  залежить від рівня концентрації (масштабів) і спеціалізації виробництва, територіального розміщення підприємства й ступені господарської самостійності його підрозділів, від особливостей випускає продукции, що, зокрема виробничого призначення, індивідуального (коротко- або довгострокового) споживання, від характеру й умов роботи підприємства. Структура служби збуту включає як управлінські, так і виробничі підрозділи. До управлінських підрозділів ставляться відділи (групи, бюро) збуту. Відділ збуту може включати наступні бюро (групи, сектори) замовлень: вивчення попиту, планове й товарне (оперативне), договорно-претензионное експортне, монтажу, налагодження й технічного обслуговування поставляє продукции, що, і ін.

До виробничих підрозділів ставляться склади готової продукції, цехи (ділянки) комплектації, консервації й упакуванню готової продукції, виготовлення пакувальної тари, експедиції й відвантаження. Розрізняють централізовану й децентралізовану службу збуту. При централізованій формі складське господарство адміністративно підкоряється безпосередньо керівникові відділу збуту. При децентралізованій формі відділ збуту, відособлений від складів готової продукції. Для кожного конкретного підприємства важливо визначити границі раціональної раціоналізації збутової діяльності, установити чітке взаимоотношение служби збуту з усіма підрозділами (службами, відділами) підприємства, усунути дублювання функцій, чітко розмежувати обов'язки усередині самої служби збуту. Утримування функцій збутової діяльності готової продукції включає три напрямки: планування (прогнозування), організацію, контроль і координацію. Кожне з напрямків складається з ряду функцій, що відповідають специфіці даного напрямку.

Планування й організація збуту

Планування збуту включає:

1) вивчення зовнішніх і внутрішніх  умов;

2) визначення цілей; 

3) розробку кон'юнктури й попиту;

4) підготовку прогнозів реалізації товарів;

5) складання планів поставок  готової продукції; 

6) планування господарських оптимальних  зв'язків; 

7) вибір каналів розподілу товару;

8) планування додаткових послуг, зовнішньоторговельних операцій, рекламної  діяльності;

9) складання кошторису видатків на керування збутом і розподілом, планування прибутковості.

Організація збуту включає:

1) організацію збору інформації  про попит; 

2) висновок зі споживачами господарських  договорів на поставку продукції;

3) вибір форм і методів реалізації продукції, спосіб доставки її споживачеві;

4) підготовку продукції до відправлення  споживачеві; 

5) технологію руху товарів; організацію  информационно- диспетчерської служби, звітності; 

6) організацію торговельної комунікації,  правової й претензійної роботи;

7) організацію стимулювання попиту  й рекламної діяльності.

Початковим етапом планування збуту  є вивчення зовнішніх і внутрішніх умов функціонування підприємства. Залежно  від змін зовнішніх умов виникає  необхідність коректування внутрішніх.

Виявляються наявні проблеми, зв'язані зі збутом продукції, установлюються мети, досягнення яких буде сприяти їхньому рішенню.

Такими цілями можуть бути:

1) досягнення певних розмірів  доходу, обсягу продажу й частки  ринку збуту, оптового товарообігу  в асортиментному розрізі;

2) установлення господарських оптимальних  зв'язків; 

3) підвищення ефективності роботи  збутового персоналу; 

4) оптимізація запасів готової  продукції; 

5) ефективність додаткових послуг, надаваних споживачеві; 

6) раціоналізація руху товарів; підвищення дієвості претензійної роботи;

7) вибір оптимальних каналів  реалізації продукції; мінімізація  витрат на транспортування; 

8) оптимізація всіх видів витрат  по збуті; 

9) підвищення прибутковості й  зовнішньоторговельних операцій  підприємства;

10) посилення дієвості рекламній  політиці підприємства; стимулювання  попиту покупців.

Перелік цілей може бути різним як на різних підприємствах, так і в  різні періоди на тому самому підприємстві. Значимість перерахованих проблем  і цілей збутової діяльності, а, отже, і глибина дослідження будуть залежати від того, у яких умовах функціонує підприємство - ринку виробника або ринку споживача.

Причому в обох випадках можуть з'явитися  нові проблеми, рішення яких зажадає  формування нових цілей. Таким чином, перелік проблем і цілей може бути розширений залежно від конкретного стану внутрішнього й зовнішнього середовища підприємства. У зв'язку із цим у практиці як комерційної, так і всієї господарської діяльності підприємства особливо важливою проблемою є розробка й використання прогнозів попиту й кон'юнктури. Головне, щоб ці прогнози стали основою вироблення стратегічних комерційних рішень підприємства. А для цього необхідно не тільки передбачати кількісні й структурно-якісні зміни попиту й кон'юнктури в перспективі, але й попереджати їх, формуючи потреби, докладаючи маркетингових зусиль до запобігання проблемних ситуацій на ринку.

Розробка прогнозів попиту й  кон'юнктури - основа для підготовки прогнозів реалізації продукції, які  становлять базу для проведення всіх комерційних операцій протягом прогнозного періоду й складання поточних планів реалізації й доходів. Після визначення проблем і конкретних цілей намечаются шляхи, етапи й послідовність дій для їхнього досягнення, тобто розробляється план (програма) діяльності служби збуту. Включення конкретних розділів у план обумовлює поставленими цілями. Прерогатива в рішенні даних питань належить самому підприємству, що може використати як формалізовану, так і гнучку систему планування.

Організація збуту повинна здійснюватися у відповідності з усім комплексом ринкових і виробничих факторів діяльності підприємства. Без виконання цього обліку система збуту вступає в конфлікт із установками маркетингової стратегії. Саме в системі збуту концентрується результат всієї маркетингової діяльності. Тому, навіть добре розроблена й правильно розрахована стратегія маркетингу може провалитися, якщо система збуту не відповідає поставленим завданням. В умовах ринкових відносин при організації збуту виняткові значення надається індивідуальному підходу до підприємств-споживачів, важливості особистих контактів зі споживачами, спеціалізація персоналу збутової діяльності на продажі окремих видів продукції.

Контроль і координація роботи персоналу служби збуту припускає:

1) оцінку відповідності реалізації збутових функцій програмі маркетингових досліджень;

2) аналіз дії збутової служби, а також розроблених заходів  щодо координації збутової діяльності  й підвищення її ефективності;

3) контроль і оцінку ефективності  стимулювання збуту й рекламних заходів;

4) тактичний контроль над поставками  продукції, здійсненням зовнішньоторговельних  операцій, дотриманням договірних  зобов'язань, своєчасність оплати  рахунків;

5) коректування виробничої програми  відповідно до поступившими замовлень; 

6) пред'явлення споживачам претензій за порушення договірних зобов'язань і несвоєчасну оплату рахунків.

Інформаційне забезпечення управлінського рішення й керування персоналом

Акт керування - це вибір і реалізація оптимального рішення з розмаїтості  можливих варіантів. Вирішуючи управлінське завдання керівник перебуває в психологічно напруженій ситуації невизначеності, що вирішується по мірі накопичення інформації з істоти досліджуваного питання. Логічний ланцюг цілеспрямованої дії послідовно включає пошук, відбір, осмислення й систематизацію вихідної інформації й розроблення алгоритму поведінки, що забезпечує досягнення поставленої мети. Керівника, що здійснює оперативне керівництво апаратом керування, нераціонально відволікати від прямих обов'язків на технічну роботу зі збору й обробки інформації - цю роботу повинні виконувати експерти (авторитетні знавці відповідних галузей знань) у порядку складання експертизи досліджуваної проблеми й вироблення на її основі рекомендацій про шляхи й способи рішення поставленого завдання.

Експерт, що рекомендує напрямок та характер діяльності стає учасником апарата  керування та несе персональну відповідальність за його результат разом з керівником підприємства. Такий рівень відповідальності дає йому право на незалежну думку  в питаннях, що знаходяться в межах його компетенції та відстоювати його на усіх рівнях керівничої ієрархії. У цій системі розпорядження керуючого на проведення експертизи є, по суті, проханням до компетентного фахівця розібратися в конфліктній ситуації, знайти й рекомендувати раціональний шлях до її дозволу. Такі відносини зобов'язують, і експерт, усвідомлюючи, що успіх справи безпосередньо залежить від ініціативи й активності керуючого, не може допустити, щоб з-під його пера вийшов зовні солідний, але беззмістовна праця, укладена в якому інформація не коштує витраченого на її читання часу. Проведення експертизи подібно науковому дослідженню - і там і отут потрібні глибокі знання в області досліджуваної проблеми й суміжних з нею питань, тверезість суджень і здоровий глузд, щоб зуміти визначити, як далеко треба звернутися в минуле для одержання об'єктивної картини дійсного і ймовірного майбутнього, у який момент припинити дослідження й чим завершити розробку теми. Однак є й істотна різниця.