Назначение и состав распорядительной документации

- анкету  и автобиографию (составляются по взаимному согласию сторон);

- резюме;

- копии  документа об утверждении в  должности (в отдельных случаях);

- характеристики  или рекомендательные письма;

- трудовой  договор (контракт);

- аттестационные  листы;

- список  научных трудов и изобретений;

- приказы  (распоряжения) о перемещении работника;

- справки  разного рода о данном работнике;

- приказы  (распоряжения) о прекращении действия  трудового договора (контакта).

Особенность подготовки и хранения личных дел  государственных служащих заключается  в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые  места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно.

Личное  дело работника содержит внутреннюю опись документов.

Личное  дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному  числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором  отдела персонала, ответственным за их ведение.

 

1.2 Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу

 

Документирование  перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Технологическая цепочка включает следующие процедуры:

- предварительную  договоренность о переводе заинтересованных  сторон – работника и работодателя (в лице руководителя организации  и руководителей структурных  подразделений);

- написание  работником заявления с просьбой  о переводе и передача его  структурного подразделения, в  котором он работает (обычно при  переводе по инициативе работника);

- написание  руководителем структурного подразделения,  в котором трудится работник, представления или докладной  записки о переводе работника  (обычно при переводе по инициативе  работодателя);

- согласование (визирование) заявления и представления  (докладной записки) с руководителями  функциональных структурных подразделений  – планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими,  заместителем первого руководителя, ответственного за работу с  персоналом;

- передачу  заявления работника и представления  (докладной записки) первому руководителю  организации для принятия решения  (резолюции);

- при  положительном решении вопроса  – обсуждение сторонами содержания  контракта, при необходимости  – внесение в текс дополнений  или изменений, согласование их  с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;

- составление  (как правило, заполнение электронного  шаблона) сотрудником кадровой  службы унифицированной или традиционной  индивидуальной формы приказа  о переводе; при необходимости  – согласование черновика приказа  с руководством организации и  структурных подразделений;

- визирование  приказа, подписание приказа руководителем  организации; ознакомление работника  с приказом; выдачу по его просьбе  заверенной копии приказа (распоряжения);

- информирование  руководителей структурных подразделений  о факте перевода работника  и необходимости внесения соответствующих  изменений в табели учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы (формы №  Т-12 или Т-13);

- внесение  необходимой записи в дополнение  к личному листку учета кадров;

- внесение  необходимых записей о переводе  работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановку учетных карточек в картотеке;

- внесение  необходимых изменений в первичные  бухгалтерские документы;

- внесение  соответствующей записи в трудовую  книжку.

Представление к переводу (назначению) на другую должность  содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места работы и должности, оценку деловых качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, объективных оснований для перевода на другую должность.

Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководитель структурного подразделении, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.

Если  должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в должность вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и отправляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимости – руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.

При переводах  внутри организации часто вместо представления составляется докладная  записка, аналогичная по содержанию представлению.

Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод работника  по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника  исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.

В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом  выполняются те же процедуры или  основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.

При положительном  решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается  новый трудовой договор. Действующий  трудовой договор аннулируется. Аннулирование  трудового договора осуществляется путем проставления в нем отметки  о заключении нового договора с указанием  его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.

В традиционном приказе по личному составу пункт  о переводе должен структурно включать: обозначение распорядительного  действия (перевести), фамилию, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода, фразу «сего согласия», вид перевода, наименование должности (профессии, специальности) и места работы после перевода, дату перевода, размер заработной платы и другие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора (льготы и преимущества, сменность и т.п.).

Такой пункт может формулироваться  и как назначение на должность, но с обязательным указанием, что назначение осуществляется переводом.

Основание к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору (контракту), заявление, представление, докладная записка с указанием  даты и автора, резолюция руководителя и др.

Переводы  на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжением) унифицированной  формы № Т-5 (приложение 4) или № Т-5а (приложение 5). Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, категорию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.). Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражающих процедуру перевода, и требует составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справки о несданных материальных ценностях и др.

Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с сопоставлением и оформлением значительного  количества документов. Однако аналитические  операции по выявлению наиболее достойных  кандидатур для перевода должны характеризоваться  обоснованностью и учитывать  реальные способности этого лица.

 

Заключение

 

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением необходимых  документов приведенных выше.

Документирование  перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного  заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового  договора и приказа о переводе.

 

 

Список  использованной литературы

 

1. Айман, Т. О. Делопроизводство : образцы документов. – 2-е изд. / Т. О. Айман. – М. : Издательство РИОР, 2005. – 272 с. – ISBN 5-9557-0144-3.
2. Андреева, В. И. Практика делопроизводства : организация и ведение : учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – М. : КНОРУС, 2006. – 272 с. – ISBN 5-85971-209-Х.
3. Анисимов, В.М. Кадровая служба и управление персоналом организации. Практическое пособие. М.: «Экономика», 2003. – 704 с.
4. Березина, Н. М. Современное делопроизводство. – 2-е изд. / Н. М. Березина. - СПб. : Питер,2005. – 253 с. – ISBN 5-469-00960-2.

 

5. Верховцев, А.В. Справочник работника кадровой службы. М.: «ИНФРА-М», 2006. – 836 с.

 

6. Васильева, И. Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент : учеб. пособие / И. Н. Васильева. – М. : Вузовский учебник, 2004. – 243 с. – ISBN 5-9558-0014-Х.

 

7. Делопроизводство в кадровой службе / сост. А В. Верховцев. – 7-е изд. – М. : ИНФРА-М,2004. – 234 с. – ISBN 5-16-002143.
8. Делопроизводство : образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд. / В. В. Галахов. – М. : ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с. – ISBN 5-98032-024-5.
9. Журнал "Кадровик-практик"/ Образцы документов из Пакета Кадровика
10. Митрофанова, В.В. Оформляем кадровые документы. М.: «Альфа-пресс», 2006. – 288 с.
11. Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: Учебник для студентов вузов. – М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2006. – 160 с.

 

Приложение 1

						Унифицированная форма № Т-1                                       Утверждена Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1
									Код
							Форма по ОКУД		0301004
Владивостокский филиал Открытого  акционерного общества                                                                                                                                                             "НОМОС-РЕГИОБАНК"							по ОКПО		97081933
(наименование  организации)
					Номер документа		Дата составления
					11  ЛС		01.02.2013
				ПРИКАЗ
			(распоряжение)
			о приеме работника на работу
								Дата
					Принять на работу		с	01.02.2013
							по
								Табельный номер
Евтеева Олеся Николаевна								00000000074
(фамилия,  имя, отчество)
Администрация
(структурное  подразделение)
Бухгалтер
(должность  (специальность, профессия), разряд, класс (категория)  квалификация)
постоянно, на основное место  работы
(условия  приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом)					12200		руб.	00	коп.
					(цифрами)
С выплатой районного коэффициента  в размере 30% от установленного  оклада, и процентной надбавки
за стаж работы в Южных районах  Дальнего Востока в размере  30% от установленного оклада.
с испытанием на срок			три						месяца(ев)
Основание: заявление  о приеме на работу
Трудовой договор от 01февраля 2013 г. № 70
Руководитель  организации			Генеральный директор						В.С. Гребенюк
			(должность)			(личная  подпись)			(расшифровка  подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен								"      "	2013г.
					(личная  подпись)