Назначение и состав распорядительной документации

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Дальневосточный федеральный  университет»

 

 

 

Кафедра социологии

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

 

по дисциплине  «Делопроизводство  в социальной сфере»

Специальность                 «Менеджмент в социальной работе»

 

на тему «Назначение и состав распорядительной документации»

 

 

 

Регистрационный №  ________ ___________  ___________________         подпись                  И.О.Фамилия « _____» ____________________20   г.

Выполнил  студент  гр.6 СР         _________________ О.Н. Евтеева   Проверил: А.Г. Давтян _________________               __________________________________                        зачтено/незачтено

 

г. Владивосток

2014

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Характеристика, назначение,  состав и документирование основных этапов трудовой деятельности работников……………………………………………………………………….4

1.1 Оформление  документов при поступлении на  работу……………………4

1.2 Состав  процедур и документирование  перевода сотрудников на другую работу……………………………………………………………………………..11

Заключение……………………………………………………………………...15

Список  использованной литературы………………………………………….16

Приложение…………………………………………………………………….17

 

 

Введение

 

Цель  работы – изучить документирование процесса движения кадров на предприятии, его назначение и состав.

Трудовые  правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника  в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ. Все этапы  трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых  зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией  по личному составу.

Документацию  по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:

- документация, связанная с комплектованием  персонала организации;

- документация, связанная с процессом продвижения  персонала по службе;

-документация, связанная с выполнением работником требований дисциплины;

-документация, связанная с прекращением трудовых  отношений работников с организацией, с увольнением.

В кадровой службе в процессе документирования учета и отчетности решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных  массивов информации, отражающих различные  персональные данные по всем аспектам управления трудовым коллективом.

Процесс документирования процедур трудовой деятельности работников связан с осуществлением достаточно большого числа операций, включая оценку достоверности представленных документов, а также различных  методов психологического анализа  личности работника.

 

 

  1. Характеристика, назначение, состав и документирование основных этапов трудовой деятельности работников

 

1.1 Оформление документов при поступлении на работу

 

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов, указанных на рисунке 1.

 

 

 

Рис. 1. Последовательность документирования при приеме на работу

 

Резюме  в настоящее время, наряду с объявлениями в средствах массовой информации, предложениями кадровых агентств, являются наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию на вакантную должность.

Резюме  – сжатая краткая информация о  себе, составленная лично претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству  организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

По  содержанию резюме может выглядеть  следующим образом:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Макет оформления резюме

 

Согласие  на прием нового работника дает будущий  непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного  заявления претендента по следующему образцу (рисунок 3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Примерная форма заявления о приеме на работу

 

При приеме на работу кроме письменного заявления  администрация обязана потребовать  от поступающего предъявления следующих  документов:

- трудовой  книжки, а если данное лицо  поступает на работу впервые, - справки о последнем занятии,  выданной по месту жительства;

- паспорта;

- военного билета (для военнослужащих).

При оформлении на работу, требующую специальных  знаний, необходимо предъявление диплома  или иного документа о получении  образования и профессиональной подготовке.

При поступлении  на работу лиц от 14 до 15 лет от них  требуется предъявление свидетельства  о рождении.

Если  гражданин РФ принимается на государственную  службу в федеральные органы, он обязан представить сведения о своем  имущественном положении, а также  ряд других документов.

Право поступления на госслужбу имеют граждане РФ не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным Федеральным законом для государственных служащих.

Для привлечения  на работу иностранных граждан необходимо получение разрешения Федеральной  миграционной службы России. Разрешения выдаются, как правило, на срок от одного года. Российские граждане на занятие  вакантных мест имеют приоритет  перед иностранными.

Общий порядок приема на работу предусматривает  ознакомление поступающего работника  с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами  охраны труда, а также другими необходимыми сведениями и его обязанностями. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.

В связи  с тем, что согласно ТК РФ среди  документов, необходимых при поступлении  на работу, не значится анкета, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Однако если поступающий не возражает против того, чтобы сообщить дополнительные сведения о себе, служба управления персоналом от этого только выигрывает.

Действующее законодательство предусматривает  в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу. Например, при проведении конкурса на замещение вакантных  должностей в вузах от конкурсантов требуется письменная служебная  характеристика с последнего места  работы, при приеме на работу инвалидов  должна быть представлена трудовая характеристика МСЭК. В некоторых случаях законодательство предусматривает администрации  право требовать от принимаемых  на работу предоставления сведений о  противоэпидемических иммунизациях, а также о нахождении на учете в наркологических и психоневрологических диспансерах.

В последнее  время некоторые организации  проводят тестирование или другие мероприятия  с целью уточнения пригодности  принимаемого работника к должности. Поскольку такие испытания при  приеме на работу не предусмотрены действующим законодательством, можно рекомендовать, в случае затруднительности определения деловых качеств работника, принимать претендента на должность с испытательным сроком.

Испытание не устанавливается при приеме на работу: лиц, не достигших восемнадцати лет; молодых рабочих по окончании  профессионально-технических учебных  заведений; молодых специалистов по окончании высших и средних специальных  учебных заведений; инвалидов Отечественной  войны, направленных на работу в счет брони. Испытание не устанавливается  также при приеме на работу в другую местность.

Испытание не может быть установлено и для  руководителей, избранных на должность, для лиц, поступающих на выборные должности и по конкурсу, а также  для работников, направленных на работу по окончании аспирантуры с отрывом  от производства.

При приеме на работу временных работников испытание  не устанавливается, это относится  также и к сезонным работникам.

Срок  испытания, если иное не установлено  законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом, - шести месяцев.

Если  в трудовом договоре или в приказе  о приеме на работу не оговаривается  испытание, работник вправе считать  себя принятым на работу без испытания.

Запрещается совместная служба на одном и том  же государственном или муниципальном  предприятии, в учреждении, организации  лиц, состоящих между собой в  близком родстве или свойстве, если их служба не связана с непосредственной подчиненностью или подкон6трольностью одного из них другому.

Анкета  составляется собственноручно при  оформлении на работу. Все записи в  анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором  отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Приказ  о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и  др.) по унифицированной форме №  Т-1 (приложение 1), если оформление производиться индивидуально, или по форме № Т-1а (приложение 2) в случае одновременного оформления нескольких работников.

Указанные формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются инспектором отдела персонала или другим лицом, ответственным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указывается наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу, а также условия  приема на работу и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или  уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику  под расписку. На основании приказа  в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется  личная карточка (форма № Т-2 или  Т-2 ГС), а в бухгалтерии открывается  лицевой счет на каждого работника.

Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих  и служащих. Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой предприятия, организации после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке.

Заключение  трудового договора (контракта) осуществляется согласно Кодексу законов о труде РФ. Трудовой договор (контракт) - это соглашение между работником и работодателем (предприятием, учреждением, организацией, отдельным гражданином), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой  договор (контракт) должен иметь следующие  реквизиты: название документа, дату, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Договор (контракт) составляется в двух экземплярах, подписывается сторонами и скрепляется печатью. Один экземпляр остается у работодателя в организации, другой вручается работнику (приложение 3).

Оформление  документов о приеме на работу заканчивается  составлением личного дела.

Личное  дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как  правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников. Личные дела содержат следующие документы:

- заявление  о приеме на работу;

- приказ (распоряжение) о приеме на работу;