Науково-дослидна робота архивних установ

Збирання матеріалів співвиконавці здійснюють за розробленою  головною організацією методикою.

Завершується 1-й етап проведенням обговорення результатів  ознайомлення зі станом питання або складанням аналітичного огляду, реферату, доповіді, або опублікування статті, написаної за результатами даного етапу.

На другому етапі  керівники теми та висококваліфіковані  наукові співробітники розробляють  організаційно-методичні документи з теми: технічне завдання, програму дослідження, координаційний план та план-проспект.

Технічне завдання складається  на теми, пов'язані з розробленням державних (галузевих) стандартів, автоматизованих  систем, документознавчими дослідженнями, роботами нормативного, технічного характеру. Зміст технічного завдання відображає всі питання організації дослідження:

а) підставу для проведення робіт;

б) мету, завдання, вихідні  дані для проведення робіт;

в) стан виконання робіт;

г) основні вимоги до виконання  НДР;

д) спосіб реалізації результатів  НДР.

Програма дослідження  визначає мету і завдання дослідження, його організацію й методику та містить  усі необхідні вказівки щодо розроблення  теми. Програму дослідження розробляють  на всі науково-дослідні та методичні  теми, окрім тих, на які передбачено складання технічного завдання. Зміст програми дослідження має відображати:

• наукове обґрунтування необхідності розроблення теми та підстави для проведення роботи (назва державної програми чи проекту, вказівки на зведене замовлення тощо);
• мету і завдання дослідження;
• хронологічні межі дослідження;
• об'єкт і базу дослідження;
• робочі гіпотези;
• очікувані результати дослідження, вимоги до них;
• методи дослідження, що застосовуватимуться в ході розроблення теми;
• етапи дослідження й строки виконання окремих робіт із зазначенням запланованих результатів кожного етапу дослідження, виду підсумкового документа;
• виконавців з основних напрямів дослідження, питання, що потребують узгодження.

Проект програми дослідження  обговорюють на засіданні науково-дорадчого органу. Проект програми колективної теми може бути обговорений на робочому засіданні виконавців теми. За зауваженнями, висловленими в ході обговорення, проект допрацьовують.

Програму дослідження  затверджує директор архівної установи-розробника. Після затвердження програму дослідження надсилають усім виконавцям.

Координаційний план розробляють на колективні теми на весь період роботи, встановлений у  програмі дослідження. У ньому поетапно розкривають види робіт та строки їх виконання, вказують виконавців. Підписаний керівником теми план надсилають співвиконавцям для узгодження. Узгоджений з усіма співвиконавцями координаційний план затверджує керівник головної організації.

План-проспект розробляють  у випадках, коли результатом наукових досліджень має бути монографія, збірник наукових праць, підручник, документальна публікація, правила чи науково-методичний посібник. У плані-проспекті визначають основну концепцію дослідження, подають структуру роботи в цілому й окремих розділів (глав), коротко розкривають основний зміст кожного з її розділів (глав), визначають мету і завдання дослідження; вказують етапи роботи, виконавця розділів (глав) і строки виконання завдань. Проект плану-проспекту обговорюють на засіданні науково-дорадчих органів. План-проспект підписує керівник теми і затверджує директор архівної установи.

Третій етап присвячується  аналізу й узагальненню зібраних матеріалів, формулюванню висновків. Формами  аналізу, узагальнення й фіксації накопичених  матеріалів можуть бути витяги, фотокопії, дані самофотографій, зведені таблиці виконаних експериментів, узагальнюючі довідки, щоденники, журнали спостережень, огляди отримазвіти про наукові відрядження, річні й проміжні звіти з теми. Зібрані й узагальнені матеріали обговорюють на робочих нарадах авторських колективів, відділів, лабораторій, а найважливіші матеріали та проміжні звіти - на засіданнях дорадчих органів.

За результатами кожного  етапу збирання, аналізу та узагальнення матеріалу за темою в ході виконання  теми можуть бути написані статті, повідомлення, доповіді.

Четвертий етап - завершальний.

Оформлення результатів дослідження  відбувається у вигляді: а) наукового  звіту; б) облікової карти.

Звіти про виконання  НДМР оформлюються згідно з ДСТУ 3008-95 "Документація. Звіти у сфері  науки і техніки. Структура і  правила оформлення".

Розрізняють такі види наукових звітів:

• річний звіт з теми;
• проміжний звіт;
• етапний звіт (звіт з підтеми);
• звіт про НДР (заключний).

Річний звіт з теми складають за підсумками розробки теми за рік, фіксуючи дані дослідження, необхідні  для дальшої роботи над темою. Річний звіт є вихідним матеріалом для проміжного, етапного та заключного звітів. У звіті дають коротку  характеристику стану розроблення теми на початок звітного року, а також виклад основних результатів дослідження теми за звітний період. Звіт розглядають на засіданні відділу, затверджує його завідувач (якщо ж керівник теми - завідувач відділом, то заступник директора). Текст звіту зберігається у справі по темі НДР.

Проміжний звіт - це звіт за певний проміжок роботи по темі (2-3 роки), коли дослідження ведуть тривалий час, але завершених етапів або завершених самостійних виходів, які б відображали  хід розроблення теми, немає. У цьому випадку може виникнути необхідність узагальнити результати дослідження, дати оцінку якості виконаної роботи, сформулювати спрямування дальшого розроблення теми. У проміжному звіті фіксують результати виконаної роботи й подають пропозиції про прозроблення теми. Проміжний звіт затверджує директор (заступник директора) архівної установи. Текст звіту зберігається у справі з теми.

Етапний звіт (звіт з підтеми) складають після завершення етапу  теми (підтеми), який має самостійне наукове значення й виконаний у межах загальної теми, але не має самостійного виходу. Етапний звіт затверджує директор архівної установи. Структура етапного звіту аналогічна звіту про НДР (заключному).

Звіт про науково-дослідну роботу (заключний) є основним документом, в якому викладають вичерпні відомості про проведене дослідження, якщо воно не має самостійного виходу з теми. Цей звіт складається згідно з Державним стандартом ДСТУ 3008-95 "Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення" й підлягає узгодженню з Держкомархівом України (замовником), розгляду на засіданні науково-дорадчих органів державних архівних установ, затвердженню директором архівної установи й поданню до УкрІНТЕІ.

При розробленні теми, результатом якої є монографія, правила, посібник тощо, складають короткий звіт. У цьому випадку в звіті подають додаткову інформацію, що не увійшла до видання: методику дослідження, короткий реферативний виклад результатів по темі та висновки дослідження. Звіт, затверджений директором архівної установи, здають на зберігання до ДІФу ГЦНТІ. При підготовці заключного звіту про НДР остаточно формулюють теоретичні та методичні положення, практичні рекомендації. З тем, якими передбачено експериментальну перевірку основних положень, подають самостійний звіт про експериментальну перевірку, по тематиці автоматизованих систем підсумком дослідження є введення системи в практичну експлуатацію.

Підсумкові матеріали  підлягають обов'язковому обговоренню  на засіданнях авторського колективу  та науково-дорадчих органів.

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2. Методична  робота

1.1.Основні  поняття методичної роботи

Методична робота державних  архівів (МР) - це розроблення і вдосконалення  архівних технологій та впровадження їх у практику роботи. МР спрямована на створення раціональних прийомів та методів конкретних робіт й ведеться на основі результатів наукових досліджень і узагальнення досвіду практичної діяльності.

МР здійснюють усі  державні архіви.

Основними формами МР є:

а) укладання методичних посібників;

б) підготовка повідомлень  з методичних питань для співробітників архівних установ;

в) обговорення та вирішення  методичних питань на засіданнях науково-дорадчих органів, методичних семінарах, нарадах;

г) вивчення і узагальнення передового досвіду;

д) надання консультативно-методичної допомоги з питань архівної справи.

Державні архіви створюють  методичні посібники на основі нормативних  і методичних документів Держкомархіву  України, наукових розробок УНДІАСД  та ЦДА. Видами методичних посібників є інструкції (в т. ч. робочі інструкції), методичні рекомендації, методичні вказівки, пам'ятки, схеми класифікації документної інформації, методичні листи, номенклатури справ, історичні довідки до фондів тощо.

Інструкція регламентує  порядок виконання роботи, визначає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. До робочої інструкції, як правило, складають розрахункову частину, в якій визначається обсяг кожного виду робіт, норми виробітку і бюджет часу; додають довідки, схеми, таблиці.

Методичні вказівки за своєю  формою і призначенням подібні до інструкцій, але більшою мірою  орієнтовані на вирішення організаційних питань. До методичних вказівок можуть додаватися форми документів, переліки тощо.

Методичні рекомендації укладають для галузевого (внутрішнього) і для міжгалузевого (зовнішнього) використання. У таких посібниках висвітлюють ефективні форми  організації праці та нові технології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивченні досвіду роботи архівних (та інших) установ.

Пам'ятка містить детальне описання окремих операцій і прийомів праці й може бути як самостійним  документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документа.

Схема класифікації документної  інформації є методичним посібником для систематизації документної  інформації в систематичних архівних каталогах у вигляді переліку класифікаційних ділень, розташованих у логічній послідовності, що має  задовольняти вимоги науковості, історизму, повноти архівного фонду, завершеності справ, групування документів від загального до часткового.

Методичні листи розробляють  з конкретних питань з метою пояснення  необхідності проведення певного виду роботи.

Номенклатури справ - це систематизований і проінїх зберігання, затверджений у встановленому порядку. Розрізняють три види номенклатури справ: типова, примірна, індивідуальна. Для кожної установи обов'язково слід мати індивідуальну номенклатуру справ. Вона складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документів за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Історична довідка до фонду містить відомості з  історії (біографії) фондоутворювача, його документального та архівного фондів, коротку характеристику складу і змісту документів архівного фонду та науково-довідкового апарату до нього. В залежності від призначення історичні довідки мають різний ступінь деталізації.

Методичні посібники  конкретизують загальні методичні  положення і визначають особливості  роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів. У посібнику  визначаються мета, основні завдання, методи і послідовність проведення робіт (з конкретними прикладами), за необхідності - способи впровадження та очікуваний ефект. У посібниках може подаватись розрахункова частина, в якій фіксують обсяг і види роботи, одиниці виміру, затрати робочого часу, строки проведення кожного виду робіт тощо. Структура методичного посібника переважно стала і включає назву, анотацію, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел і літератури, додатки (за потреби). Методичні посібники мають задовольняти такі вимоги: чіткість формулювань, використання унормованої термінології, відсутність повторів і загальних міркувань.

Ефективною формою широкого залучення співробітників архівних установ до МР є методичні семінари, наради, до участі в яких, як правило, залучаються всі фахівці державної  архівної установи. Кожний учасник обирає та опрацьовує питання, пов'язане з профілем його роботи, і виступає на засіданні з доповіддю чи повідомленням. На засіданнях семінару, нарадах, куди можуть бути запрошені співробітники інших установ, обговорюють актуальні проблеми методичного забезпечення роботи державних архівних установ.

Необхідною формою МР є вивчення і узагальнення передового досвіду. Обмін досвідом роботи можливий як безпосередньо в архівній установі, так і між архівними установами. Вивчення досвіду має кілька форм: спеціальні наради з обміну досвідом з конкретних видів робіт; тематичні семінари; зональні (кущові) зустрічі працівників архівних установ певних регіонів; семінари-навчання начальників архівних відділів, керівників міськархівів; ознайомлення із зарубіжною архівною практикою; систематичне опрацювання професійної літератури та журналів.