Моделирование системы учета договоров на предприятии

ГОУ ВПО

Уфимский государственный авиационный технический университет

Кафедра АСУ

 

 

Пояснительная записка к курсовой работе

по дисциплине «Теоретические основы автоматизированного управления»

на тему

«Моделирование системы учета договоров на предприятии»

 

 

Специальность 230102 – Автоматизированные системы

обработки информации и управления

Факультет  информатики и робототехники

Кафедра   автоматизированных систем управления

Курс   4

Семестр   8

 

 

Оценка ________________   Исполнитель

Консультант      студ. гр. АСОИ-431

     (зач. кн. 055569)

___________ Старцева Е.Б.   ___________ Максютова Д.Р.

«___» ____________ 2009 г.   «___» ___________ 2009 г.

 

 

Уфа – 2009

Содержание

1. Постановка задачи……………………………………………………………….3
2. Описание предметной области………………………………………………….3
3. Функциональная модель существующего процесса…………………………..6
4. Описание недостатков и предложение по автоматизации …………………...14
5. Мнемосхема предлагаемого процесса………………………………………….15
6. Функциональная модель предлагаемого процесса…………………………....16
7. Информационная модель предлагаемого процесса…………………………...24
8. Обоснование выбора программного обеспечения для реализации…………..25
9. Вывод……………………………………………………………………………..27
10. Список использованной литературы……………………….…………………..28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Постановка задачи

В данной курсовой работе требуется выдвинуть предложение по автоматизации процесса учета договоров на предприятии.

Для этого необходимо провести моделирование системы учета договоров на предприятии, используя методологию структурного проектирования (IDEF-методологию), построить функциональную модель и мнемосхему существующего процесса. Изучить работу системы на предмет недостатков и выдвинуть предложения по автоматизации, отразив это в мнемосхеме, функциональной и информационной моделях предлагаемого процесса.

 

2. Описание предметной области

В данной курсовой работе рассмотрению,  анализу и автоматизации  подлежит деятельность предприятия ООО «УралСтройПроект», в частности, работа по учету договоров. Профиль компании – строительство жилых и нежилых помещений, оптовая торговля строительными материалами.

Рассматривается процесс учета договоров на предприятии, этот процесс представляет собой комплекс различных процессов, связанных  с необходимостью взаимодействия с архивом документов, а также интенсивным документооборотом. Этот процесс осуществляют все сотрудники предприятия, за исключением экспедиторов и рабочих.

Организационная структура предприятия ООО «УралСтройПроект» представлена на рис. 1.

Процесс учета договоров на предприятии отображен на мнемосхеме (Рис. 2), дальнейшая детализация данного процесса представлена на функциональной модели «Моделирование учета договоров на предприятии» (как есть) (Рис. 3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организационная структура предприятия:

Рис. 1. Организационная структура ООО «УралСтройПроект»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мнемосхема существующего процесса:

Рис. 2. Мнемосхема существующего процесса учета договоров на предприятии ООО «УралСтройПроект» 

3. Функциональная модель существующего процесса

Данная функциональная модель построена по методологии IDEF0, при помощи ERP-системы Computer Associates BPWin. Контекстная диаграмма процесса учета договоров на предприятии представлена на рис. 3. На рис. 4 изображена ее дочерняя диаграмма 2-го уровня. Рис. 5-7, 15-17 представляют собой декомпозицию функциональных блоков диаграммы рис. 4, причем диаграмма рис.5 представлена с помощью методологии IDEF3. Рис. 8, 9, 14 представляют собой декомпозицию функционального блока «Оформить проект договора» (Рис. 7), а рис. 10-13 представляют собой декомпозицию функционального блока «Провести внутреннее согласование» (Рис. 9).

Рис. 3. Моделировать систему учета договоров на предприятии

Рис. 4. Моделировать систему учета договоров на предприятии

 

Рис. 5. Принять решение по коммерческому предложению

Рис. 6. Обменяться с контрагентом учредительными и финансовыми документами

 

Рис. 7. Оформить проект договора

Рис. 8. Разработать проект договора

 

Рис. 9. Провести внутреннее согласование

Рис. 10. Провести экспертизу надежности

 

Рис. 11. Провести экономическую экспертизу

Рис. 12. Провести бухгалтерскую экспертизу

 

Рис. 13. Провести юридическую экспертизу

Рис. 14. Ответить на протокол разногласий

 

Рис. 15. Спланировать работы по договору

Рис. 16. Исполнить условия договора

 

Рис. 17. Осуществить контроль выполнения условий договора контрагентом

 

4. Описание недостатков и предложение по автоматизации

В существующем процессе имеется ряд недостатков:

- отсутствие  единой информационной базы, и, как следствие, возможная избыточность хранимой информации;

- отсутствие  автоматизированного учета договоров приводит к постоянным обращениям к «твердым» копиям документов, что существенно замедляет процесс;

- трудно отслеживать движение документа на всех этапах его жизненного цикла;

- трудоёмкость получения сводных отчетов;

- длительность сроков подготовки и согласования документов;

- в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам.

При автоматизации процесса данные недостатки можно устранить с помощью:

- создания  информационной системы, содержащей  ряд готовых решений, а также электронные версии всех документов;

- автоматической  регистрации новых документов;

- возможности  создания требующихся запросов  к  информационной системе;

- решается проблема обеспечения защиты от несанкционированного доступа, т. е. каждый пользователь имеет свой собственный логин и пароль, а также имеются группы пользователей: пользователь, администратор, только просмотр;

- передачу документов осуществлять при помощи персональных компьютеров, тем самым сократить время на передачу документов ответственным лицам для подписания, анализа и принятия управленческих решений.

Организация учета договоров на основе «Респект: учет договоров» сможет решить поставленные задачи.

 

 

 

 

 

 

 

5. Мнемосхема предлагаемого процесса

Мнемосхема предлагаемого процесса учета договоров на предприятии представлена на рис. 18.

Рис. 18. Мнемосхема предлагаемого процесса 

6. Функциональная модель предлагаемого процесса

Функциональная модель учета договоров на предприятии с использованием информационной системы «Респект: учет договоров» представлена на рис.19-33. Она построена с помощью методологий IDEF0 и IDEF3. Уровни декомпозиции аналогичны уровням существующего процесса (рис. 3–17).

Рис. 19. Моделировать систему учета договоров на предприятии

 

Рис. 20. Моделировать систему учета договоров на предприятии

 

Рис. 21. Принять решение по коммерческому предложению

 

Рис. 22. Обменяться с контрагентом учредительными и финансовыми документами

 

Рис. 23. Оформить проект договора

 

Рис. 24. Внести данные о проекте договора в шаблон документа

 

Рис. 25. Провести внутреннее согласование

Рис. 26. Провести экспертизу надежности

 

Рис. 27. Провести экономическую экспертизу

Рис. 28. Провести бухгалтерскую экспертизу

 

Рис. 29. Провести юридическую экспертизу

Рис. 30. Ответить на протокол разногласий

 

Рис. 31. Спланировать работы по договору

Рис. 32. Исполнить условия договора

 

Рис. 33. Осуществить контроль выполнения условий договора контрагентом

 

7. Информационная модель предлагаемого процесса

На рис. 34 приведена информационная модель информационной системы, разработанная с помощью программы Erwin.

Рис. 34. Модель данных информационной системы «Респект: учет договоров»

 

8. Выбор программного  продукта для реализации данной  модели

Для устранения недостатков предлагается внедрение программного продукта «Респект: учет договоров».

Внедрение программного продукта «Респект: учет договоров» обеспечивает:

- систематизацию учета  и хранения документов;

- оперативный доступ к  документам и отчетам;

- эффективное управление  процессами движения и обработки  документов;

- сокращение времени процедур  согласования договоров и принятия  решений;

- сокращение непроизвольных  затрат рабочего времени сотрудников;

- минимизацию финансовых  затрат на учет договоров.

«Респект: учет договоров» – универсальный программный продукт для организации системы договорной работы на предприятии. Программа автоматизирует учет договоров, и позволяет интегрировать ведение договоров в планово-финансовый контур предприятия.

Основные возможности программы:

1. Подготовка договоров:

На стадии подготовки договоров, программа позволяет зафиксировать всю необходимую информацию о контрагенте, с которым будет заключен договор. А так же отразить в карточке договора информацию о преддоговорных соглашениях с возможными контрагентами. Журнал договоров, позволяет организовать систему плановой работы в рамках договорной кампании, при большом количестве потенциальных контрагентов.

2. Согласование договоров:

Ответственный за договоров, формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора.

3. Формирование бланков документов:

Гибкий механизм формирования бланков документов позволяет без лишних усилий формировать бланки документов используя обычные текстовые редакторы Microsoft Word или OpenOffice Writer. При этом есть возможность задать группы бланков докуметов, в зависимости от типов заключаемых договоров.

4. Ведение журнала договоров предприятия:

Система позволяет вести реестр договоров в удобной для пользователя форме, а так же формировать необходимые в работе выборки договоров. Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предпритии. Удобный механизм отбора данных позволит формировать все необходимые реестры из одного места, при этом будут доступны все необходимые данные по договорам. Помимо электронного варианта журнала, в программе есть возможность сформировать печатную форму реестра договоров.

5. Планирование:

Планирование производится в разрезе платежей и исполнению по договорам. Есть возможность сформировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия. План - график платежей для бухгалтерии, осуществления своевременных платежей по договорам покупки.

6. Формирование универсальных отчетов
7. Контроль исполнения договоров: