Закон «О федеральных
документах» 1950 года обязал ведомства
разрабатывать специальные программы
управления документацией.
Основными
элементами таких систем являлись:
§ создание документов
(составление форм документов и их обработка,
создание информационных систем и применение
современной информационной технологии);
§ хранение и использование
информации (формирование дел, создание
систем поиска документов, управление
файлами и телекоммуникациями, выбор копировальной
техники, развитие программ работы с ценными
документами);
§ передача документов
в архив;
§ управление архивами.
Сегодня США - одна
из стран, наиболее активно трансформирующая
свою систему для управления информационным
обществом и экономикой.
Интересен переход
США на электронный документооборот.
Согласно Закону «О ликвидации
бумажного документооборота в государственных
органах» 1998 года федеральные органы
должны перейти на электронный документооборот
и обеспечить доступ граждан к электронным
документам.
На основе Закона были
разработаны правила, которые помогают
государственным органам перестроить
работу. Государственные органы должны
проанализировать документацию с позиций
требований, предъявляемых к ней законодательством,
решить вопрос о возможности замены бумажных
документов электронными. В ряде случаев
допускается, что отдельные виды документов
могут быть только на бумажных носителях.
Возник вопрос о регистрации, хранении
электронных документов.
Следует коснуться
проблемы информационной
безопасности. В США создана наиболее
завершенная система взаимодействия государственных
органов по обеспечению информационной
безопасности. Вопросы информационной
безопасности и защиты личной информации
прежде всего решаются на уровне агентств,
которые разрабатывают соответствующие
программы.7
Особенности
нормативного регулирования организации
работы с документами в Италии
Италия - древняя страна
с богатой историей делопроизводства,
насчитывающей в буквальном смысле несколько
тысячелетий.
Италия - относительно
молодое государство, однако история делопроизводства
на этих землях началась не менее 2000 лет
назад, еще во времена Римской Республики
и сменившей ее впоследствии Римской Империи.
Эти два государства породили одну из
величайших цивилизаций, когда-либо существовавших
в мире, и внесли огромный исторический
вклад в развитие делопроизводства.
Делопроизводство
в современной Италии существует с начала
XIX века - с тех времен, когда Итальянские
государства находились во власти Наполеоновской
Франции. Французское правительство привило
Италии классификацию документов и систему
регистрации, основные черты которой сохраняются
и сегодня. Через четырнадцать лет после
образования Итальянской Республики,
которое произошло в 1861 году, правительство
открыло в Риме - Центральный Государственный
Архив (ArchivioCentraledelloStato). Расположенный
в Риме, Архив хранит документы, изданные
центральными административными органами
национального правительства Италии.
Кроме того, Архив управляет иерархией
государственных архивных организаций
на всей территории Италии и формирует
структуру общегосударственного делопроизводства.
Можно сказать, что
современное делопроизводство в Италии
началось с издания Королевского указа 1900
года, где были изложены основополагающие
принципы работы канцелярий и архивных
учреждений государственного правительства.
Однако лишь в 1963 году
сформировалось структура делопроизводства
в том виде, в котором она официально существует
и сейчас. В 1963 году принят Президентский указ (DecretodelPresidentedelloRepublica),
определивший основные требования к архивному
хранению и делопроизводству, которые,
с незначительными изменениями, применяется
и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.
Особенности
нормативного регулирования электронного
документооборота во Франции
13 марта 2000 года французское
правительство приняло Закон, вносящий
изменения в главу VI Гражданского кодекса,
которая главным образом касалась формы
и доказательственной силы договоров.
Основной упор сделанных изменений направлен
на создание общих правил, позволяющих
уравнять юридическую силу электронных
документов и подписей с собственноручной
формой во всех сферах правоотношений.
Статья 1316 Гражданского
кодекса теперь признает в качестве доказательств
буквы и цифры или любой другой знак или
символ, значение которого может быть
легко уяснено, вне зависимости от способа
создания и передачи.
Для большей определенности
статья 1316-1 определяет условия допустимости
доказательств в электронной форме: можно
с достаточной долей уверенности определить
лицо, от которого исходят данные, и способ
их создания гарантирует целостность.
Заключение.
Электронный документооборот
более эффективен за счет того, что он
легче поддается оптимизации. Затраты
на введение систем электронного документооборота
окупаются не только за счет повышения
скорости обмена информацией и сокращения
расходов на хранение бумаг, но и уменьшением
количества сотрудников, занятых работой
с документами, отсутствием серьезных
затрат на перестройку документооборота
по мере развития международных отношений.
Электронный документооборот
активно внедряется в информационно-документационные
процессы современного международного
сообщества. Однако, по мере протекания
этого процесса, выявляются проблемы,
требующие скорейшего их решения.
В международном праве достигнуты
значительные результаты по единообразию
в регулировании электронного обмена
информации, причём путем не только унификации
норм об ЭДО, но и саморегулирования непосредственно
участниками контрактов об обмене информацией
с использованием электронных средств.
Также эти результаты достигнуты путем
принятие стандартов и законов об электронном
документе и электронно-цифровой подписи
1 Рысков, О.И. Управление
документами в европейских странах / О.И.
Рысков // Делопроизводство. - 2006. - № 4. -
С.8..
2 Храмцовская, Н.А. Стандарты
СЭД: что подойдет России? / Н.А. Храмцовская
// Секретарь-референт. - 2006. - № 4..
Чего ждать России?
3 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство
(документационное обеспечение управления)
/ Т.В. Кузнецова // Управление персоналом.
- 2003. - № 6. - С. 48..
4 Крюкова, Н.П. Документирование
управленческой деятельности: Учебное
пособие / Н.П. Крюкова. - М.: ИНФРА-М, 2008.
- С. 92..
5 Ловцов, Д.А. Проблемы правового
регулирования электронного документооборота
/ Д.А. Ловцов // Делопроизводитель. - 2008.
- № 5. - С. 5..
6 Арндт, А.Ю. Электронная торговля:
имплементация директив ЕС в национальное
законодательство Германии, Франции и
Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов
// [Электронный ресурс]. - russianlaw.net.
7 Костомаров, М.Н. Управление
документами в США / М.Н. Костомаров // Секретарское
дело. - 1996. - № 3. - С. 23-25..